A/V/E GmbH 16 Jahre externe Buchhaltung & Entgeltabrechnung

16 Jahre BPO-Partnerschaft: Outsourcing-Service Buchhaltung & Entgeltabrechnung aus einer Hand

Referenzkunde A/V/E GmbH

Die A/V/E GmbH ist seit über 25 Jahren ein deutschlandweit agierender Dienstleister für Unternehmen der Energiewirtschaft und übernimmt für deren Kunden und Leistungen den Rundum-Service. 320 Mitarbeiter erbringen vom Standort Halle (Saale) aus für über 50 Kunden deutschlandweit individuelle Prozess-, Service- und Supportdienstleistungen entlang der Customer Journey.
https://www.ave-online.de/

Branche: Dienstleistungen

Mitarbeitende: 320

Produktivstart 01.01.2006 (Systembereitstellung/Systembetrieb/Anwendungsbetreuung SAP®-System vorgelagert bereits seit 01.01.2005)

„Mit dem Team der ICS adminservice haben wir seit vielen Jahren einen zuverlässigen Partner an unserer Seite. ICS überzeugt vor allem mit der Qualität der Services. Wir haben hochqualifizierte feste Ansprechpersonen, die nicht nur fachlich, sondern auch menschlich überzeugen. Ihr Rat und ihre Proaktivität sind sehr wertvoll für die A/V/E. Wir schätzen die vertrauensvolle Zusammenarbeit und das sehr gute Miteinander. Ich kann den Schritt ins Outsourcing mit der ICS adminservice nur empfehlen und freue mich auf den weiteren gemeinsamen Weg mit den Kollegen/-innen in Leuna.“
Mathias Worms, Leiter Zentraler Service, A/V/E GmbH

Ausgangslage

Als Service-Dienstleister in der Energiebranche ist die A/V/E GmbH in Halle stetig gewachsen. Die hauseigene Buchhaltung konnte mit diesem Wachstum nicht Schritt halten und war mit einer einzigen Mitarbeiterin (unter)besetzt, die zu diesem Zeitpunkt kurz vor ihrem Renteneintritt stand. Eine Vertretung gab es nicht. Starre und zum Teil veraltete Abläufe in der Buchhaltung und im Zahlungsverkehr wurden zunehmend als Hemmnisse wahrgenommen. Durch die verschärfte demographische Entwicklung konnte keine geeignete personelle Nachfolgeregelung gefunden werden.

Der Wunsch sich auf das „Kerngeschäft“ zu konzentrieren und dennoch eine mitwachsende und strukturierte Buchhaltung zu haben, war bei A/V/E schon länger präsent. Die A/V/E GmbH ist seit je her affin für das Auslagern von Prozessen und darauf bedacht, ihr Overhead schlank zu gestalten. So war die Entgeltabrechnung bereits im Konzernverbund ausgelagert.

Projektziel & Projektverlauf

Zielstellung der A/V/E GmbH war es, Teil-Leistungen im Finanz- und Rechnungswesen an einen externen Dienstleister zu geben und so die Geschäftsprozesse zu optimieren und abzusichern sowie Kostenstrukturen zu verbessern, ohne dass neue personelle Ressourcen für diese Aufgaben aufgebaut werden müssen.

Das vorhandene Fachpersonal bei ICS adminservice war ausschlaggebend dafür, den Schritt ins Rechnungswesen-Outsourcing mit ICS adminservice zu gehen und somit die Nachfolge in der Buchhaltung abzusichern. Die Professionalität und das Fach-Know-how der Beteiligten bei ICS adminservice waren den Entscheidern bereits aus Schnittpunkten in der Vergangenheit bekannt.

ICS adminservice konnte die notwendigen Kompetenzen und Kapazitäten zur Verfügung stellen und startete Ende 2005 mit einem 3-monatigen Projekt zur Vorbereitung der laufenden Hauptbuchhaltung. In intensiver Zusammenarbeit wurden die bestehenden Abläufe analysiert und unter Berücksichtigung von Besonderheiten, internen Regelungen sowie Wünschen der A/V/E GmbH für eine Übernahme gestaltet. Die finale Produktivsetzung des BPO-Services für die Leistungen im Finanz- und Rechnungswesen erfolgte anschließend im Januar 2006.

LEISTUNGSUMFANG FINANZ- UND RECHNUNGSWESEN OUTSOURCING

Die Leistungen umfassten im Wesentlichen die Hauptbuchhaltung, inkl. der Kontokorrent- und Anlagenbuchhaltung, Banking & Zahlungsverkehr sowie Reisekostenabrechnung und wurden durch unterstützende Leistungen im Controlling (Kostenstellen- und Profit-Center-Rechnung einschließlich Planung und internes/externes Reporting) abgerundet. Die ICS adminservice GmbH erstellt die Monats-, Quartals- sowie Jahresabschlüsse der A/V/E GmbH. Bis 2020 gehörte die Erstellung der Konzernabschlussberichterstattung der enviaM ebenso zu den Leistungen der ICS adminservice für die A/V/E GmbH.

Seit vielen Jahren erfolgt eine sehr enge Zusammenarbeit im Finanz- und Rechnungswesen inkl. regelmäßiger Zeiten der Betreuung beim Kunden vor Ort durch eine Bilanzbuchhalterin sowie einer 1-jährigen personellen Vor-Ort-Unterstützung zum Aufbau des A/V/E-Controllings ab August 2009. Im Zuge dessen wurden Prozesse strukturiert und optimiert und ein zielgerichtetes Berichtwesen als Grundlage für unternehmerische Entscheidungen etabliert.

LEISTUNGSUMFANG LOHN- UND GEHALTSABRECHNUNG OUTSOURCING

Zum 01.01.2012 lagerte die A/V/E GmbH zusätzlich die Entgeltabrechnung an ICS adminservice aus, um die kaufmännischen Prozesse aus einer Hand zu beziehen. Die Leistungen in der Entgeltabrechnung sind umfangreich. Sie beinhalten den Basis-Service (d.h. Entgeltsachbearbeitung, Pfändungen, Vor- und Nacharbeiten, monatliche Abrechnung, Bescheinigungswesen, Kommunikation mit Dritten etc.) und darüber hinaus weitere Serviceleistungen, wie u.a. Prüfungsunterstützung, Urlaubsbestandsführung, Fehlzeitenverwaltung, gesetzliche Statistiken, Rückforderungen von Überzahlungen, Direktversicherungen, Belegschaftsaktien, Umwandlung von Gehaltsteilen in die Unterstützungskasse sowie Vorbereitungen im Zusammenhang mit Versicherungsmathematischen Gutachten. Die Zeitwirtschaft liegt weiterhin in der Verantwortung der A/V/E GmbH.

ICS adminservice steht dem Kunden in allen buchhalterischen, kaufmännischen und abrechnungsrelevanten Fragestellungen zur Seite, insbesondere zur Prozessabbildung innerhalb des Systems SAP® ERP 6.8.

BEREITSTELLUNG & ANWENDUNGSBETREUUNG DES SAP-SYSTEMS

Teil der Lösung für die A/V/E GmbH ist von Beginn an die Bereitstellung von SAP®-Systemen im Partnerverbund. Die SAP®-Module Finanzbuchhaltung (Hauptbuchhaltung, Kontokorrent, Anlagen), Controlling, Materialwirtschaft, Vertrieb, Projektsystem sowie Personaladministration, Personalabrechnung, Organisationsmanagement, Reisekostenabrechnung und Zeitwirtschaft sind bei ICS adminservice für den Kunden A/V/E GmbH im Einsatz und werden im Partnerverbund ständig weiter an die Bedürfnisse des Kunden angepasst. ICS adminservice obliegt insbesondere die Anwendungsbetreuung im First Level Helpdesk für SAP® ERP 6.8 (CORE) und SAP® ERP HCM 6.8.

Die SAP-Systembetreuung und die Anwendungsbetreuung im Second Level Helpdesk für SAP® ERP 6.8 (CORE) und SAP® ERP HCM 6.8 erfolgt durch GISA GmbH.

SPEZIELL UMGESETZTE ANFORDERUNGEN

In der BPO-Partnerschaft wurden und werden große Veränderungen und Entwicklungen bei der A/V/E GmbH stets in der Buchhaltung und Entgeltabrechnung durch ICS adminservice projektbezogen begleitet. Dazu gehören aktuell u.a.:

die wiederkehrende Unterstützung bei Prüfungen durch die Finanzverwaltung
die wiederkehrende Unterstützung bei Prüfungen durch Sozialversicherungsträger bzw. Rentenversicherung
Digitalisierungsprojekte in 2020: rasche Realisierung des papierlosen Datenaustausches und der digitalen Datenablage für eine effektive Zusammenarbeit im Zuge der Corona-Pandemie
AWB-Projekt 2021: Schaffung Systemvoraussetzungen im Zusammenhang mit dem Infektionsschutzgesetz
AWB-Projekt 2021: Schaffung Systemvoraussetzungen im Zusammenhang mit gesetzlichen Statistiken
AWB-Projekt zum Jahreswechsel 2021/2022: Einrichtung der Systemvoraussetzungen im Zusammenhang mit dem Betriebsrentenstärkungsgesetz
AWB-Projekt 2022: Einführung Information Lifecycle Management (ILM) zum Datenschutzkonformen Löschen personenbezogener Daten im HCM

Lösung und Vorteile

Mittlerweile ist die ICS adminservice seit 16 Jahren fester BPO-Partner der A/V/E GmbH und bietet dem Kunden mit der Übernahme der Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen, der Entgeltabrechnung auf Basis SAP® eine Gesamtlösung für den kaufmännischen Bereich. Feste Ansprechpersonen stehen den zentralen Ansprechpartner*innen bei der A/V/E GmbH für Rückfragen in der Entgeltabrechnung über Telefon und E-Mail direkt zur Verfügung.

Die Betreuung durch die ICS adminservice erleichtert der A/V/E GmbH den Geschäftsalltag und realisiert die gesetzten Anforderungen und Zielsetzungen des Kunden:

Aufwand für Personalaufbau und das Vorhalten von eigenem Personal entfallen
Sicherstellung des dauerhaften optimalen Regelbetriebs: externe Spezialisten liefern Know-how on demand und Personalausfall bzw. Vertretungssituationen sind optimal abgesichert
Qualitätssteigerung in der Buchhaltung: Neustrukturierung, Umstellung auf wöchentliche Zahlläufe, taggenaue Buchungen für fristgerechte, schnelle Zahlungen und Entgeltauszahlungen
Aufbau eines leistungsstarken Controllings für mehr Transparenz und ein aussagefähiges Berichtswesen
Sicherstellung der gesetzeskonformen Entgeltabrechnung und eines jederzeit hohen Qualitätsstandards
stete Perfektionierung und Weiterentwicklung des SAP®-Systems
persönliche, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit kurzen Entscheidungs- und Reaktionszeiten sowie Unterstützung und flexiblen Lösungen bei verschiedensten Themen
Kostenvariabilisierung (pay per use) und Kostentransparenz

Denken Sie über Outsourcing im kaufmännischen Bereich nach? Ob Buchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung oder Reisekostenabrechnung, kommen Sie dazu gerne in den Austausch mit unseren Experten.

Bildquelle: A/V/E GmbH