ICSFinance & Accounting0 Kommentare

Abbildung: Sabine Okon, Teamleiterin Finanz- und Rechnungswesen, Bilanzbuchhalterin

Im Finanzbereich schreitet die Digitalisierung voran. Welche Chancen ergeben sich bei der digitalen Transformation, wenn Teile des Rechnungswesens ausgelagert werden? Sabine Okon berichtet aus der Praxis.

Die Digitalisierung von Prozessen in Unternehmen nimmt an Fahrt auf. Auch in den Finanzabteilungen verändern sich viele Arbeitsabläufe grundlegend. Doch wie gestaltet sich der digitale Wandel, wenn Outsourcing im Rechnungswesen zum Einsatz kommt? Bestimmte Aufgaben oder sogar die gesamte Buchhaltung können dabei ausgelagert werden. Prozessveränderungen beeinflussen dann natürlich auch die Zusammenarbeit mit dem Outsourcing-Partner. Sabine Okon beschreibt im Gespräch ihre Erfahrungen aus der Praxis:

Wie nehmen Sie den Grad der Digitalisierung bei den Kunden der ICS adminservice wahr?

Sabine Okon: Das ist sehr unterschiedlich von Kunde zu Kunde. Dabei stellen sich zum Beispiel die Fragen: Welche Prozesse sind involviert? Wie kann der Kunde seine Mitarbeiter motivieren und von der Umstellung der Prozesse überzeugen? Wieviel Home Office ist bei unseren Kunden möglich? Diese Punkte beeinflussen den Digitalisierungsgrad erheblich.

Die Kunden haben bei der Digitalisierung bereits viel angestoßen. Die Corona-Pandemie hat die Entwicklung entscheidend vorangetrieben. Auch bei unseren Kunden blieb mit Corona die Post einfach in den unbesetzten Büros liegen. Alles geriet ins Stocken. Was vor Corona täglich bei uns ankam, wurde nun unregelmäßig an uns versandt. Da wir von den Freigabeprozessen unserer Kunden abhängig sind, geriet wieder alles ins Stocken. Die Abläufe wurden unflexibel. In Zusammenarbeit wurden die buchhalterischen Prozesse in kürzester Zeit auf digitale Bearbeitung und papierlose Ablage umgestellt. So konnten wir unseren Kunden schnell ihre Flexibilität zurückgeben.

Und natürlich möchten die Kunden die Kostenersparniseffekte, die sich durch die Digitalisierung von Prozessen im Rechnungswesen ergeben, gerne mitnehmen. Die Bereitschaft zur Digitalisierung ist also generell sehr hoch.

Welche Prozesse wollen Ihre Kunden vorrangig digitalisieren?

Sabine Okon: Es gibt einfache Prozesse, die sehr frühzeitig digitalisiert wurden, auch vor der Pandemie. Dazu gehört zum Beispiel das Umstellen der Kontoauszüge auf elektronische Auszüge. Bei der Digitalisierung werden aktuell vor allem Massenprozesse priorisiert. Ein gutes Beispiel ist der Rechnungseingangsprozess, denn dieser ist sehr aufwendig und bindet viele Kapazitäten. Hier lassen sich einfache Prozesse abbilden, denn viele Aufgaben wiederholen sich und lassen sich daher besonders gut digitalisieren. Wir spüren die Veränderung durch die Digitalisierung besonders im Arbeitsablauf, denn manuelle Tätigkeiten sind durch die Umstellung enorm reduziert worden.

Welche Rolle nimmt ICS adminservice im Zuge der Digitalisierung bei ihren Kunden ein?

Sabine Okon: Da stellt sich erst einmal die Frage, wie viel Know-how beim Kunden selbst bereits vorhanden ist. Wenn Aufgaben outgesourct werden, sind unsere Sachbearbeiter am Ende die Anwender. Sie werden deshalb in die Prozesse miteingebunden. Der Blick der Sachbearbeiter geht auf das Endprodukt und deshalb sind sie als Experten auch in der Lage, viele Praxishinweise zu geben. Die Erfahrungswerte der Sachbearbeiter helfen den Kunden dabei weiter. Somit sind wir fachlicher Begleiter und Berater und können als Experten zielgerichtet auch weiteres Optimierungspotenzial aufzeigen.

Wird Outsourcing insbesondere auch deshalb beliebter, weil hier Expertenwissen zur Digitalisierung in Anspruch genommen werden kann?

Sabine Okon: Auf jeden Fall. Das ist auch ein Qualitätsmerkmal, das wir bei ICS adminservice gerne nach außen tragen. Bei uns sind Sachbearbeiter mit an Bord, die bereits sehr lange hier tätig sind und auf einen großen Erfahrungsschatz zurückgreifen können. Es wurden unterschiedliche Kunden betreut – und damit ist eine große Bandbreite an Erkenntnissen vorhanden. Bei der Prozessumstellung kann ICS also insbesondere mit den Erfahrungswerten punkten, die uns in unserer täglichen Arbeit berühren.

Wie lange dauert so eine Prozessumstellung?

Sabine Okon: Das kommt immer darauf an, an welcher Stelle ein Outsourcing-Unternehmen mitgenommen wird. Manchmal sind die Gedanken beim Kunden, einen Prozess zu digitalisieren, bereits lange da. Je nach Umfang können vom ersten Gedanken bis zur endgültigen Umsetzung erfahrungsgemäß Monate oder auch Jahre vergehen. Für die Umstellung muss also Zeit mit eingeplant werden.

Gibt es entscheidende Knackpunkte für das Gelingen der digitalen Transformation im Finanzbereich?

Sabine Okon: Entscheidend ist dabei die Unterstützung der Mitarbeiter, die den technischen Part verantworten. Und generell muss beim Kunden die Bereitschaft zur Prozessveränderung auf allen Ebenen vorhanden sein. Außerdem sollte die Digitalisierung des Rechnungswesens übergreifend gedacht werden. Es braucht also eine ganzheitliche Strategie.

Wir sind sehr stark an der Prozessoptimierung interessiert, sowohl für uns als auch unsere Kunden. Dabei gibt es spannende technologische Möglichkeiten, wie beispielsweise die Nutzung von RPA (Robotic Process Automation). Hier kommt Know-how zum Einsatz, das rund um die Uhr für unsere Kunden da ist und unsere Mitarbeiter bei wiederkehrenden Prozessen unterstützt, zum Beispiel im Mahnwesen. Wir bündeln unser Know-how, um die Prozesse für unsere Kunden zu beleuchten: Was wäre möglich? Was können wir den Kunden anbieten? Zudem überzeugen wir auch gern persönlich, denn trotz aller Digitalisierung liegt uns die Zusammenarbeit auf Augenhöhe mit unseren Kunden am Herzen. 

Sabine Okon: Teamleiterin Finanz- und Rechnungswesen, Bilanzbuchhalterin mit mehr als 15 Jahren Praxis, bei ICS seit 2009  

Das Interview wurde von unserer Gastautorin Sylvia Meier geführt.

Bildquelle: Canva Fotograf: kanchanachitkhamma; ICS adminservice GmbH


Autor

Sylvia Meier
Gastautorin


Sylvia Meier ist Diplom-Finanzwirtin (FH) und war bereits im Finanzamt, in der Beratung (Big Four-Gesellschaft) und in einem Fachverlag tätig. Sie unterstützt heute als freie Mitarbeiterin Unternehmen und kann insbesondere zu den Themen Steuern, Controlling, Rechnungswesen und Finanzen zahlreiche Publikationen vorweisen.

Kontakt aufnehmen

Diese Beiträge könnten Sie auch interessieren


Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.