Liquidität sichern mit zuverlässigem Debitorenmanagement

Steigende Kosten setzen zahlreiche Unternehmen unter Druck und sorgen für Liquiditätsengpässe. Umso wichtiger ist es, dass Zahlungseingänge zeitnah generiert werden. Eine moderne Debitorenbuchhaltung liefert die Ausgangsbasis.

Umsätze allein führen leider noch nicht zu einer stabilen Liquiditätssituation. Für Unternehmen ist es wichtig, dass ihre Kunden auch die in Rechnung gestellten Lieferungen oder Leistungen bezahlen. Dies gilt insbesondere in Zeiten steigender Kosten. Wenn jedoch Rechnungen lange offenbleiben, kann das sehr schnell zu Liquiditätsengpässen führen.

Zahlungsverzögerungen setzen Unternehmen unter Druck

Doch leider ist die Zahlungsmoral nicht immer so, wie es wünschenswert wäre. Der Kreditversicherer Coface hat für eine Studie (veröffentlicht im September 2022) über 1.000 Unternehmen unterschiedlicher Branchen befragt. Das Ergebnis zeigt, dass 65 % der befragten Unternehmen Zahlungsverzögerungen in den vergangenen zwölf Monaten festgestellt haben. Zudem versuchen Unternehmen, durch kurze Zahlungsfristen schnell an ihr Geld zu kommen. Die überwiegende Mehrheit (90 %) fordert die Bezahlung der Rechnung innerhalb von 60 Tagen.

Zahlungseingänge überwachen

Unternehmen sind der Situation nicht komplett hilflos ausgeliefert: Das Zahlungsverhalten der Kunden kann durchaus beeinflusst werden. So kann es in manchen Branchen beispielsweise sinnvoll sein, durch die Gewährung von Skonto oder Rabatten eine frühe Bezahlung der Rechnung zu erwirken. Doch im Debitorenmanagement (oder Forderungsmanagement) muss insbesondere Transparenz geschaffen werden zu sämtlichen Transaktionen. Offene Posten müssen im Blick gehalten und ggf. Zahlungserinnerungen oder Mahnungen versandt werden.

Debitorenbuchhaltung ist für ein erfolgreiches Forderungsmanagement entscheidend

Wichtigste Aufgaben einer Debitorenbuchhaltung
– Verwaltung der Debitorenstammdaten – Verwaltung und Buchung von Forderungen und Gutschriften – Prüfung der Zahlungstransaktionen – Überwachung der Forderungsentwicklung – Prüfung und Klärung von offenen Posten – Mahnwesen – Klärung von Bilanzierungs- und Bewertungsfragen

Die Basis für ein erfolgreiches Forderungsmanagement schafft die Buchhaltung. Dies kann bereits mit der Debitorenverwaltung beginnen. So müssen die Stammdaten des Debitors gepflegt werden. Nach der Rechnungserstellung werden sämtliche Rechnungsdaten gebucht. So wird festgehalten, in welcher Höhe eine Forderung besteht, in welcher Höhe Umsatzsteuer ausgewiesen wurde, u.v.m. Doch auch der Zahlungseingang wird in der Buchhaltung verarbeitet. Diese Daten sind wichtig, damit das Forderungsmanagement anknüpfen kann:

Bestehen offene Forderungen?
Ist der Rechnungsbetrag bereits überfällig?
Müssen Maßnahmen ergriffen werden?

Warum sich der Aufwand lohnt

Eine Debitorenbuchhaltung und das Forderungsmanagement bringen für ein Unternehmen ohne Zweifel viel Aufwand mit sich. Nicht immer verfügen (insbesondere kleinere und mittelständische) Unternehmen, über eigenes fachliches Know-how zu diesem Thema. Doch gerade hierin liegt eine wichtige Sicherung der Unternehmensliquidität.

Zwar können Softwarelösungen bereits viele Prozesse, wie beispielsweise im Mahnwesen, automatisieren. Für die Pflege der Kundenbeziehung ist jedoch Fingerspitzengefühl gefragt. Wenn ein langjähriger Geschäftskunde zum ersten Mal die Bezahlung einer Rechnung versäumt, kann durchaus auch ein Versehen oder ein Missverständnis vorliegen. Ein erfahrener Debitorenbuchhalter kann erkennen, wenn Klärungsbedarf besteht. Doch klar ist auch: Eine schlechte Zahlungsmoral der Kunden können Unternehmen heute kaum noch finanzieren. Hier muss eine klare Strategie zur Anwendung kommen.

Wie ist Ihre Debitorenbuchhaltung organisiert? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar.

Bildquelle: Adobe Stock Fotograf: Mymemo

Autor

Sylvia Meier
Gastautorin

Sylvia Meier ist Diplom-Finanzwirtin (FH) und war bereits im Finanzamt, in der Beratung (Big Four-Gesellschaft) und in einem Fachverlag tätig. Sie unterstützt heute als freie Mitarbeiterin Unternehmen und kann insbesondere zu den Themen Steuern, Controlling, Rechnungswesen und Finanzen zahlreiche Publikationen vorweisen.

Kontakt aufnehmen