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Abbildung: Handshake Mensch und Roboter im Laptop

Immer mehr Unternehmen setzen auf die Robotic Process Automation (RPA), um zeitaufwendige Tätigkeiten zunehmend zu automatisieren. Zwar befürchten noch viele Unternehmer, dass der Umstieg hohe Kosten mit sich bringt, die Vorteile innovativer Softwareroboter liegen jedoch auf der Hand. Sie führen zu mehr Effizienz und stimmen 80 % der befragten Unternehmer im Rahmen der aktuellen PwC-Studie zufrieden. Doch welche Fortschritte wurden in der DACH-Region erzielt und wie funktioniert die Anwendung der RPA im Accounting?

Fehlende Bereitschaft als größte Herausforderung

57 % der befragten Unternehmen haben sich bisher noch nicht mit dem Einsatz von RPA beschäftigt. Dies verdeutlicht, dass es häufig noch an der nötigen Bereitschaft fehlt, neue technische Wege zu gehen und die Robotik mit der internen Verwaltung zu verbinden. Auf menschliche Mitarbeiter möchten 72 % der befragten Unternehmen auch bei einer erfolgreichen Einbindung nicht verzichten.

Rund ein Drittel plant auch in Zukunft keinen RPA-Einsatz, da die Thematik als zu komplex erachtet wird oder es an zeitlichen Kapazitäten mangelt. Auch Verständnisschwierigkeiten sind ein häufig angegebener Grund, weshalb Unternehmen in der DACH-Region bisher vermehrt auf die altbewährte Konzepte vertrauen und keine technische Optimierung planen.

Robotic Process Automation ideal für Buchungen und Controlling

84 % aller Befragten sehen die größten Vorteile in der Zeitersparnis. Doch auch das Schaffen von verständlichen und strukturierten Prozessen zählt zu den Hauptvorteilen, wenn es um die Implementierung moderner Softwareroboter geht. Besonders häufig kommen sie im Accounting zum Einsatz, da Buchungen und Berichterstellung zu den häufig wiederholbaren Tätigkeiten gehören. Durch eine ganzheitliche RPA-Strategie lassen sich zahlreiche Anwendungen miteinander verbinden, um die Auslastung im Betrieb zu optimieren.

RPA entlastet, überwindet Medienbrüche und fördert eine Fokussierung auf komplexere, wertschöpfendere Tätigkeiten, weshalb das Potenzial von vielen Unternehmen erkannt wird. Branche und Unternehmensgröße sind an dieser Stelle vollkommen unerheblich, wodurch die Automatisierung stets erweitert werden kann.

Die häufigsten Einsatzfelder in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

RPA kann in vielen Rechnungswesen-Prozessen Verwendung finden. Insbesondere die Kreditoren- und die Debitorenbuchhaltung profitieren bereits von den Möglichkeiten durch RPA.

In der Kreditorenbuchhaltung planen 47 % der Unternehmen eine Ausweitung der RPA-Aktivitäten. Bisher umfassen diese primär den Abgleich von Bestellung und Rechnung sowie die Erfassung von Bestellungen und Rechnungen. Ähnliches zeigen die Trends in der Debitorenbuchhaltung. In diesem Bereich planen 44 % der Unternehmen eine RPA-Erweiterung. Vor allem das Forderungsmanagement und die Erstellung von Ausgangsrechnungen werden in diesem Kompetenzbereich ausgelagert.

Ungefähr die Hälfte der durch RPA unterstützen Prozesse sind Prozesse in Shared Service Centern. Prozesse und Aufgaben in Shared Service Centern oder bei externen Service-Partnern (BPO) sind gut für RPA geeignet. Sie sind häufig zu einem hohen Grad standardisiert und genau dokumentiert sowie überwiegend regelbasiert und repetitiv. Das sind ideale Voraussetzungen für die Integration von Automatisierung über Software-Bots.

Optimierungspotenziale bisher nicht ausgeschöpft

Auch wenn anhand der Statistik deutlich wird, dass immer mehr Unternehmen auf RPA setzen, befinden sich viele Anwender noch in der Testphase. 58 % aller Unternehmen mit Softwarerobotern verwendet lediglich einen bis fünf Roboter und nur 5 % der Befragten setzen mehr als zwanzig Bots ein. Dies verdeutlicht, dass der große Schritt zur Automatisierung noch nicht bewältigt ist.

Eine aktuelle Herausforderung liegt in der Verantwortlichkeit für die Implementierung. Diese liegt bisher zu 70 % ausschließlich bei der IT-Abteilung. Das entsprechende Know-how hinsichtlich der zu automatisierenden Prozesse liegt jedoch in der Fachabteilung. Daher setzen immer mehr Betriebe auf eine koordinierte Automatisierung mit externer Unterstützung bzw. im Zuge eines Outsourcings von Aufgaben des Rechnungswesens an spezialisierte Dienstleister.

Sogenanntes Smart BPO als Symbiose von Outsourcing und Automation sichert eine lückenlose Prozessarbeit. Teile oder gesamte Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen werden unter Einbindung von RPA übernommen. Das führt zu einer erheblichen Entlastung bei repetitiven Aufgaben, der Verbesserung der Genauigkeit und schafft hohe betriebliche Flexibilität. 

Durch erfahrene Outsourcing-Partner im Rechnungswesen haben die Unternehmen Zugriff auf die nötige Expertise hinsichtlich Prozesstiefe und dem Umgang mit der neuen Technologie. Zwar setzen nur 9 % auf die vollständig externe Umsetzung von Implementierung und Wartung, für die Einbindung wird jedoch zu 80 % mit externer Unterstützung gearbeitet.

Schritt für Schritt Automation zulassen

Die Bereitschaft zum technologischen Wandel im Accounting wächst. Zudem erwartet über die Hälfe der Studienteilnehmer, dass die Datenverarbeitung mit internen Kapazitäten nicht mehr zu bewältigen sein wird. Im Bereich Accounting sehen 51% künftig Kapazitätsengpässe auf sich zukommen. Dennoch sind viele Unternehmen auch weiterhin kritisch, wenn es um die Technisierung eigener Abteilungen geht. Fallen die aktuellen Testphasen jedoch positiv aus, werden viele Unternehmen folgen und ihr Rechnungswesen mit Hilfe virtueller Mitarbeiter effizienter aufstellen.

Möchten Sie Robotic Process Automation im Accounting einsetzen? Oder haben Sie Bedenken? Wie schätzen Sie die Möglichkeiten durch RPA für Ihr Rechnungswesen ein? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar.

Bildquelle: Pixabay, Fotograf: kiquebg

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