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Abbildung Warnschild mit Aufschrift Achtung Kostenfalle

Inhouse oder Outsourcing – was ist günstiger?

In jeder Firma gibt es Arbeiten, die nicht zum Kerngeschäft gehören. Diese Tätigkeiten werden häufig von Angestellten übernommen, die sich neben ihrer Hauptbeschäftigung um die Erledigung kümmern müssen. Wenn die Mitarbeiter zu viele Aufgaben übernehmen müssen, leidet das Tagesgeschäft und die Angestellten fühlen sich überfordert. Das führt zu einer unzufriedenen Belegschaft, die Fehler macht oder bei der ein hoher Krankenstand anfällt. Daher überprüfen kostenbewusste Unternehmen regelmäßig, ob verschiedene Aufgaben von einem externen Dienstleister übernommen werden können. Zu den wichtigen Entscheidungskriterien für oder gegen die Auslagerung bestimmter Prozesse zählen mögliche Einsparungen an Zeit und Geld.

Um eine Entscheidung über Outsourcing zu treffen, muss die Geschäftsleitung die eigenen Kosten mit den monatlichen Gebühren vergleichen, die ein externer Anbieter für die Ausführung der Arbeiten berechnet. Dabei ist es wichtig, an sämtliche Ausgaben zu denken, die ein Mitarbeiter verursacht. Wenn bei der Berechnung nur das Gehalt eines Angestellten berücksichtigt wird, sieht ein eigener Ressourcenaufbau meist günstiger aus als Outsourcing. Die Rechnung ist aber nicht vollständig, da sie nicht alle internen Kosten beinhaltet, die durch jeden Mitarbeiter entstehen. Daher sollten die Vollkosten berechnet werden, die ein Unternehmen für jeden Angestellten pro Monat zahlen muss.

Die Vollkosten für einen Arbeitsplatz richtig berechnen

Wie teuer ist ein Mitarbeiter pro Monat beziehungsweise pro Stunde? Eine Vollkostenberechnung zeigt, dass eine Vielzahl an Ausgaben eingerechnet werden muss, um verlässliche Zahlen zu erhalten. Dazu eine Beispielrechnung:

Bruttogehalt 4.000,00 EUR
anteiliges Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld 375,00 EUR
Beiträge zur Sozialversicherung, circa 21 % 840,00 EUR
Weiterbildung und Schulungen circa 4 % 160,00 EUR
administrative Kosten (Lohnbuchhaltung) 100,00 EUR
Anschaffungskosten für den Arbeitsplatz 50,00 EUR
Lizenzgebühren und Softwarekosten 150,00 EUR
anteilige Büromiete für circa 15 m² Arbeitsplatz 300,00 EUR
Nebenkosten für den Arbeitsplatz 120,00 EUR
Büromaterial 50,00 EUR
Getränke und Zuschuss zur Betriebskantine 100,00 EUR
Vollkosten pro Monat 6.245,00 EUR

Wie das Beispiel zeigt, erhöhen sie sich monatlichen Ausgaben für einen Mitarbeiter erheblich, wenn sämtliche Kosten berücksichtigt werden. In unserer Rechnung zahlt der Arbeitgeber jeden Monat neben dem Gehalt zusätzlich 2.245,00 Euro für einen Angestellten. Je nach Größe des Betriebes ergibt sich eine hohe Summe, die bei einem möglichen Ressourcenaufbau berücksichtigt werden muss. Ein externer Anbieter, der einen Teil der Aufgaben übernimmt, bietet seine Dienste häufig günstiger an. Daher sollte ein Unternehmer immer die Vollkosten seiner Belegschaft bei der Überlegung zugrunde legen, ob sich Outsourcing lohnt.

Welche Abteilungen lassen sich auslagern?

Für kleinere und mittlere Unternehmen lohnt sich in vielen Fällen keine eigene Personalabteilung. Wenn nur für wenige Mitarbeiter eine Gehaltsabrechnung erstellt werden muss, sind die Sachbearbeiter nicht ausgelastet. Selbst wenn die Erstellung von Reisekostenabrechnungen und andere administrative Aufgaben, wie die Urlaubsplanung oder die Ermittlung des Krankenstands, dazukommen, reicht die Arbeit häufig nicht für eine Vollzeitstelle aus. Auch wenn eine Teilzeitkraft weniger Gehalt kostet, bleiben die aufgeführten Fixkosten, wie Büromiete, Softwarekosten, Lizenzgebühren oder die Kosten für Weiterbildung und Schulungen, gleich hoch. Das gilt auch für die Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung, die in einem mittelständischen Betrieb oft ebenfalls nicht genug zu tun haben. Wenn nur eine geringe Anzahl an Rechnungen jeden Monat an die Lieferanten zu zahlen ist und die Zahl der Debitoren ebenfalls überschaubar ist, lohnt sich das Outsourcing an einen externen Dienstleister.

Jeder Unternehmer sollte sich bewusst sein, dass bei Outsourcing eine stärkere Kostenkontrolle besteht, als wenn die eigene Belegschaft sich in Prozesse einarbeiten muss, die nicht zu den Kernaufgaben des Betriebes gehören. Die Einstellung neuer Mitarbeiter ist in der Regel ebenfalls teurer, als einen externen Dienstleister mit der Buchhaltung, dem Mahnwesen oder Reisekostenabrechnungen zu beauftragen. Daher sollte die Geschäftsleitung immer die Vollkosten der Belegschaft zugrunde legen.

Haben Sie bereits über die Auslagerung von Geschäftsprozessen nachgedacht? Wie sind Sie bei Ihrer Entscheidungsfindung vorgegangen? Wir freuen uns auf Ihre Erfahrungen.

Bildquelle: Fotolia.com, Fotograf: wetzkaz

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