Torsten RogoschFinance & Accounting0 Kommentare

Abbildung: Robot hand and human hand touching digital world 3D rendering

RPA (Robotic Process Automation) wird gerade im Bezug auf Rechnungswesenaufgaben als die Allzweckswaffe gehypt. Mit Hilfe von RPA lassen sich monotone, sich wiederholende Prozessschritte automatisieren, indem strukturierte und unstrukturierte Informationen aus verschiedenen Quellen nach bestimmten Regeln verarbeitet, validiert oder übertragen werden. Was RPA von traditioneller IT-Automatisierung unterscheidet, ist die Fähigkeit der RPA-Software, sich an veränderte Oberflächen oder Releases der Systeme anpassen zu können. Es folgt damit eher einem outside-in Ansatz und lässt das zugrundeliegende System unverändert. Der Roboter wird damit zum virtuellen Mitarbeiter des Unternehmens und hat das Potential, Fachkräfte von eintönigen Arbeiten zu befreien. Typische Anwendungsbereiche sind Logistik und Rechnungswesen. Wie oft werden ERP-Daten in Excel exportiert, dort bearbeitet, umgestellt oder verdichtet und danach in einer Webanwendung bereitgestellt. Ein typisches RPA-Szenario!

Prozessautomatisierung mit RPA im Rechnungswesen

Ein Prozess ist für Robotic Process Automation geeignet, wenn er sich oft identisch wiederholt, auf statistischen Regeln basiert, großes Prozessvolumen (Anzahl Ausführungen) beinhaltet, zeitlich stabil ist, d. h. nur wenige Veränderungen im Prozess hat, eine hohe Anfälligkeit für menschliche Fehler beinhaltet, vollständig digital ist und über verschiedene Softwaresysteme ausgeführt wird.

Die besten Noten bekommen derzeit die Softwarelösungen „Blue Prism“, „Automation Anywhere“ und „UIPath“. Unser Bot bei ICS adminservice heißt UIPath.

Für viele Prozesse im Rechnungswesen liegt die Nutzung von RPA auf der Hand. Es können Schwachstellen im Prozess und ein hohes Fehlerrisiko vor allem bei manueller Bearbeitung beseitigt werden und es besteht das Potential, Arbeitsleistungen effizienter zu machen. Typische Prozesse sind dabei:

  • Zahlungen anweisen, Mahnungen verschicken und Geldeingänge prüfen und mit anderen Daten abgleichen
  • Rechnungseingang und Auftragseingang mit Übertragung der Daten ins ERP-System
  • Zahlungsgenehmigung nach der selbständigen Durchführung verschiedener Prüfungen über verschiedene Informationsquellen hinweg
  • Pflege von Stammdaten
  • Automatisches Reporting zur Analyse und als Grundlage für Entscheidungen

… und das 24 Stunden an 365 Tagen.

Was ist RPA im Rechnungswesen nicht?

Ohne Frage, „Büroroboter“ bieten gewaltige Potentiale für Effizienz, Qualität und Compliance. Zudem besteht die Chance, mehr und mehr Aufgaben wieder von offshore nach onshore zurückzubringen. In vielen Branchen sind Softwareroboter bereits etabliert.

Aber ehrlicherweise wachsen die Bäume nicht in den Himmel. Ein großer Nachteil von RPA-Lösungen ist, dass Softwareroboter lediglich für strukturierte Prozesse und Routinetätigkeiten eingesetzt werden können. Für semi- und unstrukturierte Prozesse bietet RPA nur geringen Mehrwert. Anwendungen und Prozesse müssen stabil sein, damit RPA optimal funktioniert. Robots sind limitiert, wenn die Lösung nicht mehr regelbasiert, sondern wissens­ und erfahrungsbasiert sein muss.

Unser Fazit

RPA bereichert uns als Business Process Dienstleister im Rechnungswesen und wird uns bei vielen Prozessen besser und schneller machen. Grundlage sind jedoch tiefgreifende betriebswirtschaftlichen Kenntnisse und Prozessklarheit, für die unsere erfahrenen Experten und Kaufleute das Fundament bilden.

Haben Sie bereits RPA für Ihr Backoffice, insbesondere im Rechnungswesen im Einsatz? Welche Erfahrungen machen Sie? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar.

Bildquelle: Adobe Stock, Fotograf: sdecoret

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