Abbildung: Workflow, Künstliche IntelligenzDigital Accounting. Digitale Buchhaltung - Neue Technologien &

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Digital Accounting – Digitale Transfor­mation des Rechnungswesens

Digitale Rechnungsverarbeitung als Einstieg in ein Rechnungswesen 4.0

In der Debitorenbuchhaltung werden schon seit vielen Jahren digitale Daten – zum Teil aus vorgelagerten Systemen – für die Fakturierung und nachfolgende Verbuchung genutzt. Auch erfolgt die Abwicklung des Zahlungsverkehrs bereits heute weitestgehend digital.

Ebenso werden in der Kreditorenbuchhaltung zunehmend IT-gestützte Workflowlösungen für die digitale Bearbeitung von Eingangsrechnungen eingeführt.

Viele Ihrer Lieferanten versenden Rechnungen nicht mehr in Papier, sondern in digitaler Form (PDF, e-Rechnung). Dies ermöglicht Ihnen die unmittelbare Verarbeitung der digital vorliegenden Rechnungen in einem digitalen Workflowprozess. Aber auch originär noch in Papierform eingehende Rechnungen können nach dem Scannen in einem digitalen Workflow weiterverarbeitetet werden. Die Vorteile einer solchen Lösung liegen auf der Hand: automatisiertes Auslesen und Validieren der Rechnungen, Beschleunigung der Freigabe- und Genehmigungsprozesse, (teil)automatisiertes Verbuchen, fristgerechte Bezahlung mit Skontonutzung, GoBD-konforme Archivierung und Wegfall von Papier.

Digital Accounting Outsourcing-Services

Die ICS adminservice hat als BPO-Partner im Kreditorenmanagement jahrelange Erfahrung in der Bearbeitung von Eingangsrechnungen in digitalen Workflows. Nicht selten beraten wir unsere Kunden bei der Implementierung von digitalen Workflowlösungen. Im Einzelnen bieten wir unseren Kunden insbesondere folgende Leistungen an.

Unser Service im Bereich Digital Accounting

  • Beratung im Vorfeld der Einführung von digitalen Workflows
  • Mitwirkung bei der Implementierung von digitalen Workflows
  • Einbindung eines Dienstleisters durch ICS adminservice, der das Scannen übernimmt
  • Übernahmen von Prüfungen im Prüfungs- und Freigabeprozess
  • Verbuchung von freigegebenen Rechnungen
  • Bearbeitung von Mahnungen
  • Vorbereitung und Durchführungen von Zahlläufen

Im Rahmen des Digital Accountings können wir unterschiedliche Aufgaben übernehmen. Sprechen Sie uns an, gerne stellen wir Ihnen ein unverbindliches Angebot zusammen.

Wie funktioniert digitale Buchhaltung für die Bearbeitung und Verbuchung von Eingangsrechnungen im Outsourcing?

SAP, DATEV, mesonic etc. – für die meisten ERP-Systeme existiert am Markt eine Vielzahl von Workflowlösungen für die Verarbeitung digitaler Eingangsrechnungen. Das Grundprinzip eines IT-gestützten Workflowprozesses zur Bearbeitung und Verbuchung von Eingangsrechnungen verdeutlicht die nachfolgende Grafik.

Prozessablauf elektronische Rechnungsverarbeitung

Wie die partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen der ICS adminservice als BPO-Partner und dem Unternehmen (Kunde) im Zuge der digitalen Rechnungsverarbeitung erfolgen kann, beschreibt das folgende Szenario.

Abbildung: Prozess digitale Kreditorenbuchhaltung Outsourcing
Abbildung: Prozess digitale Kreditorenbuchhaltung Outsourcing
Die Rechnung geht beim Unternehmen ein – in Papier, digital als PDF oder als elektronische Rechnung in den Standardformaten (XRechnung, ZuGFeRD, etc.).

Zumeist schließt sich an diesen Prozess auch die automatisierte Erstellung von Zahlungsvorschlagslisten und die automatisierte Bezahlung der Rechnung an. Auch diesen Prozess organisieren wir für unsere Kunden.

Überzeugen Sie sich unverbindlich von unserem Service.

Sie möchten Ihren Rechnungseingangsprozess auf ein neues Level heben und suchen einen Service-Partner, der den Schritt zur digitalen Buchhaltung im Zuge des Outsourcings mit Ihnen geht? Wir setzen uns gern mit Ihnen in Verbindung.

Angebot anfordern!

Vorteile Outsourcing & Digitale Rechnungs­verarbeitung

Geschwindigkeitsvorsprung

Die IT-gestützte Verarbeitung der Belege im digitalen Workflow erfolgt in der Regel deutlich schneller als die papiergebundene Verarbeitung. Somit „kommen“ die Zahlen schneller in das Buchwerk und die Aussagekraft von Monats- und Quartalsabschlüssen verbessert sich.

Potenzial zur Vollautomatisierung

Wird der digitale Workflow durch einen hohen Anteil an bestellbezogenen Einkaufsvorgängen unterstützt, kann die Verarbeitung der Belege im hohen Maße automatisiert werden. Die Quote der Dunkelbuchung (vollautomatisierte Verarbeitung vom Eingang bis zur Bezahlung) steigt.

Kapazitätsfreisetzung

Durch das (teil-)automatisierte Auslesen und Validieren der Belege können bisher manuell durchgeführte Tätigkeiten ersetzt werden.

Liquiditätssteigerung

Die vorfristige bzw. fristgerechte Bezahlung führt zu Skontoerträgen bzw. nicht anfallenden Mahnkosten.

100 % Prozesstransparenz

Der IT-gestützte Workflow gewährleistet transparente Prüfungs-, Freigabe- und Bearbeitungsprozesse; jederzeit ist eine Verifizierung des Bearbeitungsstands von einzelnen Belegen möglich. Bei Bedarf kann eskalierend eingegriffen werden.

Professionelle Archivierung

Die digitalen Belege werden GoBD-konform und revisionssicher archiviert. Sie stehen „auf Knopfdruck“ jederzeit zur Verfügung.

Ihr Ansprechpartner

Sie haben Fragen zu unseren Leistungen im Kreditorenmanagement unter Nutzung digitaler Workflowprozesse? Fordern Sie noch heute ein unverbindliches Angebot an und erfahren Sie, wie wir Sie unterstützen können.

 

  • Abbildung: Stephanie Metzke, Vertriebsmanagement

  • Stephanie Metzke

    Vertriebsmanagement
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