Torsten RogoschFinance & Accounting0 Kommentare

Abbildung: Treppenstufen steigen

In vielen Unternehmensbereichen ist Sourcing das Mittel der Wahl und etabliert. Welches Unternehmen hat noch eigene Reinigungskräfte oder leistet sich eine eigene Personalabrechnung. Im deutschen Rechnungswesen ist, im Gegensatz zu Nordamerika, Business Process Outsourcing immer noch ein Nischenthema.

Für den CFO gibt es laut Umfragen drei wesentliche Gründe, einem Outsourcing des Rechnungswesens kritisch gegenüber zu stehen:

  • Vertrauen in die Erfahrung und Kompetenz des Anbieters bei schwierigen und unternehmensspezifischen Sachverhalten
  • kein „eigenes“ Rechnungswesen-Team mehr
  • Einlassen auf „digitale“ Prozesse mit dem Outsourcer

Diese Bedenken sind absolut valide. BPO im Rechnungswesen ist Vertrauenssache. Dennoch ergibt sich durch Fachkräftemangel sowie die Vielfalt und das Tempo von Veränderungen ein Handlungsdruck. Denken wir nur daran, welche Belastung die aktuelle Mehrwertsteuersenkung für die Kaufleute in den Firmen mit sich bringt. Die notwendige Fokussierung auf die wichtigen und richtigen Aufgaben des Unternehmens erfordert zeitnah Lösungen. Auch in Ihrem Unternehmen!

Was also tun?

Die Antwort heißt klein anfangen und dann planvoll ausweiten. Was bedeutet das konkret? Eine Möglichkeit ist es, mit der Auslagerung von Teilaufgaben und -prozessen; das sogenannte Outtasking zu starten. Hier bieten sich Themen, wie Reisekosten, Kreditorenbuchhaltung oder Fakturierung an.

Mit Outtasking eine Probefahrt ins Buchhaltungs-Outsourcing starten

Beim Outtasking halten Unternehmen die Zügel fest in der Hand. Entscheider wägen bei diesem Ansatz ganz sehr granular ab, welche Funktionen weiterhin unter In-house-Kontrolle bleiben und welche an spezialisierte BPO-Partner ausgelagert werden sollten. So kann sich das interne Buchhaltungsteam auf die eigenen Hauptkompetenzen fokussieren. Es können Aufgaben und Projekte realisiert werden, ohne Personalressourcen aufzubauen. Gleichzeitig ist kostenseitig eine hohe Variabilität gegeben. Die eigene Leistungsfähigkeit bleibt erhalten bei gleichzeitiger Möglichkeit, die Kompetenz des externen Service-Partners zu prüfen. Nicht nur Kosteneffizienz, sondern vor allem Kompetenz ist der zentrale Erfolgsfaktor dieses Modells.

Mit Rechnungswesen Outsourcing für abgegrenzte Einheiten beginnen

Der zweite Weg ist das Sourcing zunächst für Tochtergesellschaften oder einzelne Geschäftsfelder zu erproben.

Meist bringt der Wechsel ins Outsourcing einen Digitalisierungsschub, da die Dienstleister entsprechend optimierte Abläufe als Teil des Geschäftsmodells mitbringen.

Beide Ansätze bieten die Chance auf den Beginn einer längeren Zusammenarbeit.

Sind die Prozesse und Schnittstellen mit dem BPO-Dienstleister etabliert und gehärtet und ist Vertrauen aufgebaut, kann nach und nach komplett ins Outsourcing gewechselt werden. Es werden schrittweise weitere Prozesse ausgelagert oder weitere Unternehmenseinheiten in die Betreuung an den externen Anbieter gegeben.

Fazit

Der Trend zu BPO im Rechnungswesen ist aufgrund der äußeren Rahmenbedingungen in der deutschen Wirtschaft unaufhaltsam. Die Unternehmensfunktion ist kritisch und das Sourcing benötigt nachhaltiges Vertrauen. Der Weg dorthin führt über eine Herausgabe von Teilprozessen oder Funktionsbereichen.

Mit welchen Einwänden hinsichtlich Rechnungswesen Outsourcing haben Sie sich auseinandergesetzt? Könnte Outtasking ein Weg für Sie sein, sich BPO-Projekten in der Buchhaltung zu nähern? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar.

Bildquelle: unsplash, Fotograf: Lindsay Henwood

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