Keine Panik vor der Außenprüfung

Nahezu jedes Unternehmen ist früher oder später mit der Situation konfrontiert, dass eine Betriebsprüfung ansteht. Im Fokus steht dabei regelmäßig die Frage: Ist die Buchführung ordnungsgemäß?

Die Anordnung einer Betriebsprüfung kann zunächst häufig verunsichern: Was kommt auf das Unternehmen zu? Können negative Folgen drohen? Doch zunächst sei gesagt: Eine Betriebsprüfung gehört zum normalen Alltag dazu und kann auch von Unternehmensseite aus gut vorbereitet werden!

Es gibt unterschiedliche Arten von Außenprüfungen, beispielsweise

Betriebsprüfung
Lohnsteueraußenprüfung
Umsatzsteuersonderprüfung

Was wird geprüft?

Die Betriebsprüfung kommt sehr häufig vor. Das Unternehmen bekommt in diesem Fall eine Prüfungsanordnung. Und aus dieser Anordnung ergeben sich bereits viele wichtige Informationen, die das Unternehmen nutzen kann, sich und die Buchhaltung entsprechend vorzubereiten. So kann das Unternehmen beispielsweise prüfen:

Wann soll die Prüfung stattfinden?
Welche Zeiträume werden geprüft?
Welche Steuerarten werden geprüft?

Mit diesem Wissen kann die Buchhaltung bereits tätig werden und die entsprechenden Unterlagen bereitstellen. Hier sollte sorgfältig vorgegangen werden: Wenn Unterlagen fehlen oder der Ansprechpartner nicht weiß, wo sie abgelegt sind, macht das auf den Prüfer keinen vertrauenserweckenden Eindruck. Umso wichtiger ist es hier, im Vorfeld alle benötigten Daten zu sammeln. Jede Buchung muss grundsätzlich auch belegt werden können.

Hinweis: Bei bestimmten Prüfungen, wie der Umsatzsteuernachschau, der Lohnsteuernachschau oder der Kassennachschau kommt der Prüfer unangemeldet vorbei. Die Buchhaltung muss deshalb immer ordentlich geführt sein.

Typische Schwerpunkte in Prüfungen

Welche Sachverhalte ein Prüfer genauer unter die Lupe nehmen wird, ist schwer abzuschätzen. Regelmäßig im Fokus von Betriebsprüfungen stehen jedoch u.a.:

Geschenke
Bewirtungskosten
Firmenwagen
Incentives
Verrechnungspreise
Umsatzsteuerliche Fragen
Rückstellungen

Es ist außerdem in aktuellen Fällen damit zu rechnen, dass die korrekte Verbuchung von Coronahilfen und die Kassenbuchführung intensiv geprüft werden – hierauf können sich Unternehmen entsprechend vorbereiten, sämtliche Belege auf Vollständigkeit prüfen und im Zweifel mit dem Buchführungsexperten Rücksprache halten.

Feinheiten kennen und beachten

Natürlich sollte sich ein Unternehmen grundsätzlich kooperativ zeigen, wenn es zu einer Außenprüfung kommt. Doch wichtig ist es auch zu wissen, welche Grundsätze und aber auch Grenzen für den Prüfer gelten. In der Rechtsprechung zeigt sich immer wieder, wie komplex einzelne Fragen im Verlauf einer Prüfung sein können. Hier einige aktuellere Beispiele:

Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass eine Aufforderung zur Überlassung eines Datenträgers nach „GDPdU“ zur Betriebsprüfung bei einem Unternehmen, dass seinen Gewinn nach Einnahmen-Überschussrechnung ermittelt, rechtswidrig sein kann (BFH, Urteil vom 7. Juni 2021, VIII R 24/18).
Die Verwendung einer Excel-Tabelle zum Soll-Ist-Abgleich im Rahmen der Kassenführung führt nicht zwingend zu einer mangelhaften Buchführung, entschied das Finanzgericht Münster (Urteil vom 29. April 2021, 1 K 2214/17 E, G, U, F).
Geringfügige Mängel einer Kassenführung berechtigen den Betriebsprüfer nicht zu über die konkreten Auswirkungen dieser Mängel hinausgehenden Hinzuschätzungen, entschied das Finanzgericht Münster (FG Münster, Urteil vom 9.3.2021, 1 K 3085/17 E,G,U).
Wurde keine Schlussbesprechung durchgeführt, dann führt das weder zu einem Verwertungsverbot für die Prüfungsergebnisse noch zur Nichtigkeit der aufgrund der Prüfung ergangenen Bescheide, entschied das FG des Landes Sachsen-Anhalt (Urteil vom 23.2.2021, 3 K 1195/17).

Hinweis: Für die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung gibt es zahlreiche Vorschriften und Verwaltungsanweisungen. Hier ist Know-how gefragt: Wer keinen eigenen Buchführungsexperten im Unternehmen hat, sollte hier unbedingt Hilfe von außen holen und auch den Steuerberater um Unterstützung bitten. Diese Ansprechpartner sollten auch im Idealfall die Außenprüfung mit begleiten. Häufig lassen sich komplexe Fragen dann bereits zeitnah mit dem Prüfer klären.

Als externer Service-Partner für Buchhaltung arbeiten wir mit unseren Kunden bei Betriebsprüfungen eng zusammen. Gut vorbereitet können sie dem Termin gelassen entgegensehen und sparen sich Ärger und Geld. Greifen Sie bereits auf externe Unterstützung bei Außenprüfungen zurück? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar.

Bildquelle: Unsplash, Fotograf: NordWood Themes