Kassenbuchführung ist im Fokus der Finanzämter

Die Finanzverwaltung prüft verstärkt, ob die Kassenführung von Unternehmen ordnungsgemäß ist. Werden Unregelmäßigkeiten festgestellt, drohen Hinzuschätzungen und Steuernachzahlungen.

Kampf gegen Steuerbetrug bei Bargeldgeschäften

Ob in Restaurants, Hotelbars, oder in Ladengeschäften: In vielen Bereichen des täglichen Lebens ist es nach wie vor normal, mit Bargeld zu bezahlen. Doch die Erfahrung der Finanzverwaltung hat gezeigt, dass überall dort, wo Bargeldgeschäfte stattfinden, auch potenziell Einnahmen nicht erfasst werden. Dieser „Grauzone“ sagte der Gesetzgeber jedoch den Kampf an. Durch gesetzliche Neuregelungen, wie dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“, wurden die Anforderungen an die Kassenführung verschärft.

Ordnungsgemäße Kassenführung

Unternehmen sollten sich bewusst machen, dass auch für die Kassenführung die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gelten. Demnach ist jeder Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzuzeichnen (§ 146 Abs. 1 Satz 1 Abgabenordnung (AO)). Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind nach § 146 Abs. 1 Satz 2 AO täglich festzuhalten. Es kann jedoch darauf verzichtet werden, einzelne Aufzeichnungen vorzunehmen, wenn Waren an eine Vielzahl von Personen gegen Barzahlung verkauft werden (§ 146 Abs. 1 Satz 3 AO). Ausnahme: Unternehmen setzen elektronische Kassensysteme ein. Hier gilt die Einzelaufzeichnungspflicht. Und das ist beispielsweise in Restaurants oder auch der Hotellerie bereits standardmäßig der Fall.

Elektronische Registrierkassen

Gerade an elektronischen Registrierkassen stellt die Finanzverwaltung nun höhere Anforderungen: So müssen alle steuerlich relevanten Daten gespeichert werden. Die Aufzeichnungen müssen vollständig und unveränderbar in digitaler Form aufbewahrt werden.

Tipp: Die Oberfinanzdirektion (OFD) Karlsruhe fasst in einem Merkblatt die wichtigsten Grundsätze der Kassenbuchführung zusammen. Das Merkblatt ist auf der Homepage der OFD abrufbar.

Verwendet werden dürfen seit 1.1.2020 nur noch zertifizierte Kassensysteme. Gerade bei Kassen in Cloudsystemen mit dem sog. zertifizierten technischen Sicherheitsmodul (TSE) war die Umstellung eine Herausforderung, da die erforderlichen technischen Voraussetzungen zunächst nicht vorlagen. Daher konnten betroffene Unternehmen hier beim verpflichtenden Einsatztermin in vielen Bundesländern zunächst von Fristverlängerungen profitieren. Mittlerweile sollte jedoch jedes Unternehmen sicherstellen, dass die Kassenbuchführung den Vorgaben entspricht. Das Finanzamt wird hier genau hinschauen.

Wenn plötzlich eine Kassennachschau ansteht

Seit 2018 ist es möglich, dass das Finanzamt eine Kassennachschau durchführt. Die Kassennachschau ergänzt andere Außenprüfungen und erfolgt unangekündigt. Es ist also durchaus möglich, dass ein Prüfer des Finanzamts unangekündigt zu den Geschäftszeiten des Unternehmens in dessen Geschäftsräumen auftaucht und die Kassenbuchführung prüft. Dabei setzt das Finanzamt ebenfalls auf digitale Tools. Der Kassenhersteller Gastro-MIS

hat im April 2021 bekannt gegeben, dass das Unternehmen sich bei einer Ausschreibung der Finanzverwaltung durchsetzen konnte und nun die neue verbindliche Prüfsoftware für alle Finanzämter liefern wird. Laut dem Hersteller basiert die Anwendung auf der bereits bestehenden Verifikationssoftware AmadeusVerify und wird für die speziellen Anforderungen der Finanzverwaltungen adaptiert. So kann der Prüfer dann beispielsweise abfragen, ob TSE und Kasse beim Finanzamt ordnungsgemäß gemeldet sind. Unternehmen müssen daher vermehrt mit einer Kassennachschau rechnen.

Umso wichtiger ist die Sorgfalt bei der eigenen Buchführung. Werden Mängel festgestellt, kann ein Prüfer Hinzuschätzungen vornehmen. Und das wiederum kann zu Steuernachzahlungen führen.