Aktuelle Anforderungen an Bewirtungsbelege

Die Verbuchung von Bewirtungskosten gehört zum Alltag der Buchhaltung. Doch wichtig für die steuerliche Anerkennung von Bewirtungskosten als Betriebsausgaben ist der Bewirtungsbeleg. Die Finanzverwaltung hat aktuell die Grundsätze bekannt gegeben, welche Bewirtungsbelege anerkannt werden.

Nicht selten finden Kundengespräche oder mögliche Kooperationsgespräche zwischen Geschäftspartnern bei einem gemeinsamen Essen statt. Wird die Rechnung dann vom Unternehmen übernommen, stellt sich für die Buchhaltung die Frage: Wie ist der Geschäftsvorfall zu verbuchen?

Bewirtungskosten steuerlich geltend machen

Grundsätzlich werden Bewirtungskosten steuerlich nur teilweise anerkannt: Laut § 4 Absatz 5 Nr. 2 Einkommensteuergesetz sind nur 70 % der Bewirtungskosten steuerlich abziehbar. Allerdings ist dieser Teil auch nur dann abziehbar, wenn ein entsprechender Nachweis erfolgt. Nach § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 Satz 2 EStG muss dies ein schriftlicher Nachweis sein über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen.

Voraussetzung ist ein Bewirtungsbeleg

Die Buchhaltung muss also sicherstellen, dass sowohl die Bewirtungskosten korrekt verbucht werden mit einem abziehbaren und nicht abziehbaren Teil, als auch dass ein Bewirtungsbeleg vorliegt, der als Nachweis anerkannt wird. Die Finanzverwaltung hat mit Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 30. Juni 2021 aktuell Stellung bezogen, welche Anforderungen an einen Bewirtungsbeleg gestellt werden. Dabei weist das BMF zunächst darauf hin, dass schriftliche Angaben zum Nachweis von Bewirtungsaufwendungen zeitnah gemacht werden müssen. Der Bewirtungsbeleg kann als Eigenbeleg erstellt werden. Ein formloses Dokument reicht aus, muss jedoch vom Steuerpflichtigen unterschrieben werden.

Inhalte eines Bewirtungsbelegs

Wenn das Geschäftsessen in einem Bewirtungsbetrieb, also beispielsweise einem Restaurant, stattfindet, dann ist die Rechnung dem Bewirtungsbeleg beizufügen. Die Anforderungen an die Rechnung richten sich nach den umsatzsteuerlichen Voraussetzungen gemäß § 14 UStG. In dem Schreiben werden die folgenden Inhalte einer Bewirtungsrechnung erläutert:

Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Bewirtungsbetrieb)
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Ausstellungsdatum
Rechnungsnummer
Leistungsbeschreibung
Leistungszeitpunkt
Rechnungsbetrag
Name des Bewirtenden

Hinweis: Sonderregelungen gelten für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Hier reichen Angaben nach § 33 UStDV aus, also: vollständiger Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

In dem Schreiben geht die Finanzverwaltung ausdrücklich auf Bewirtungsbelege ein, die durch elektronische Aufzeichnungssysteme erstellt werden. Gastronomiebetriebe müssen darauf achten, Belege zu erstellen, die den Nachweisanforderungen genügen. Zudem erläutert die Finanzverwaltung Besonderheiten, wie beispielsweise:

Wie sind die Belege zu erstellen, wenn die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ausfällt?
Wie werden Verzehrgutscheine behandelt?
Wie können Bewirtungsbelege digital erstellt und aufbewahrt werden?
Was ist bei Bewirtungen im Ausland zu beachten?

Betriebsprüfungen nehmen Bewirtungskosten häufig unter die Lupe

Bewirtungskosten sind regelmäßig im Fokus der Finanzämter. Die Buchhaltung sollte deshalb hier darauf achten, die Kosten nicht nur betragsmäßig korrekt zu verbuchen, sondern auch die Belege korrekt zu erstellen und aufzubewahren. Betriebsprüfer werfen gerade auf diese Belege regelmäßig gerne einen genauen Blick. Hier sollten Buchhalter immer auf dem Laufenden sein, welche Anforderungen die Verwaltung stellt. Wenn in einer Betriebsprüfung festgestellt wird, dass die Nachweispflichten nicht ausreichen, werden regelmäßig die Ausgaben nicht anerkannt und ggf. hohe Steuernachzahlungen fällig. Das kann im Vorfeld vermieden werden.

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Bildquelle: Unsplash, Fotograf: Shangyou Shi