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Abbildung: 5 Sterne - 5 Gründe für Outsourcing Gehaltsabrechnung

Es verwundert nicht, dass  die Lohnabrechnung zu einem der ersten HR-Bereiche zählt, welcher von Unternehmen ausgelagert wird, da dadurch wertvolle Zeit gespart und die Arbeitsproduktivität gesteigert werden können. Bessere Kostenkontrolle, Einfachheit, Sicherheit und Effizienz sind weitere nicht zu vernachlässigende Benefits. Wir beleuchten  hier die Top-5 Gründe, welche für das Payroll-Outsourcing sprechen.

1.  Auslagerung nicht wertschöpfender Tätigkeiten

Die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung im eigenen Hause ist eine Verwaltungsaufgabe und keine Geschäftsfunktion die mit einem Profitcenter verbunden ist. Die Verarbeitung der Lohnabrechnung sowie die Sicherstellung und Einhaltung der neuesten Gesetzeslagen sind, zusammen mit der Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen und der Erstellung von Berichten allesamt Funktionen der Lohnabrechnung, die Zeit für andere Geschäftsvorgänge rauben und dabei nicht wertschöpfend sind. Durch das Auslagern der Lohnbuchhaltung haben Unternehmen mehr Zeit und Energie für ihre Kernkompetenzen, wodurch ihre Effizienz steigt.

2.  Kostenkontrolle

In der Regel  sind die Kosten für die Auslagerung der Lohnabrechnung niedriger als bei einer Inhouse-Lösung. Denn beim Outsourcing fallen skalierbare Kosten an.  Da sich der Endpreis an der Zahl der tatsächlichen Abrechnungen orientiert, gibt es  fixe Preise pro Abrechnung, wodurch eine hohe Kostentransparenz gewährleistet wird. Anders bei der Inhouse-Variante: Hier muss ein festes Gehalt  gezahlt werden, egal ob der Arbeitnehmer krank ist, Urlaub hat oder in Mutterschutz ist. Zudem fallen Nebenkosten wie die Raummiete, die Büroausstattung, der Stromverbrauch und – am wichtigsten – Fortbildungskosten an. Dieser Fakt wurde mit der Deloitte’s Global Outsourcing 2020 Studie bestätigt: Kosteneinsparungen sind der primäre Treiber, wenn aktuell Outsourcing als Option in Betracht gezogen wird.

3.  Strafen vermeiden mit Hilfe eines Expertenteams

Mitarbeiter, die im Lohnrecht nicht stets auf dem neuesten Stand sind,  bergen ein hohes Risiko, folgenschwere Fehler zu begehen. Rechtlich inkorrekte oder verspätete  Abrechnungen ziehen hohe Strafzahlungen für das Unternehmen  nach sich. Aus diesem Grund kommt es insbesondere in der Lohnabrechnung auf fachlich gut geschulte Mitarbeiter an. Ein Team von Experten beim Dienstleister ist stets mit den Neuerungen in der Gesetzgebung sowie im  Steuer-, Beitrags- und Bescheinigungswesen vertraut. Zudem profitiert das Unternehmen von den Erfahrungen des Dienstleisters aus der jahrelangen Betreuung mehrerer Mandanten. Der externe Partner  kennt viele verschiedene Situationen und kann schnell Lösungsansätze bieten.

4.  Jederzeit neueste Abrechnungssoftware

Zur Vermeidung fehlerhafter Abrechnungen ist es unabdingbar, jederzeit mit der neuesten Abrechnungssoftware zu arbeiten. Die Software beinhaltet unter anderem Kalkulationen sowie Gesetzeslagen und muss somit immer auf dem neuesten Stand gehalten werden. Dies und die ständige Pflege der Software können für kleinere und mittlere Unternehmen einen echten Kosten- und Zeitfaktor darstellen. Durch die Auslagerung der Prozesse ist für das Unternehmen eine eigene Abrechnungssoftware nicht mehr nötig.   Der Erwerb und die Pflege liegen  in der Verantwortung des Dienstleisters.

5.  Data Security

Da Telearbeit als Folge von Covid-19 zur Norm geworden ist, waren die Unternehmen gezwungen, ihre Sicherheitsprotokolle zu überdenken. Dies erforderte die Einführung neuer Werkzeuge, Technologien und Prozesse – insbesondere bei sensiblen Daten. Nur wenige Unternehmen waren in der Lage, diese Situation besser als ausgelagerte Anbieter zu bewältigen, da diese ihre Aufgaben bereits vor der Pandemie aus der Ferne wahrnahmen. Payroll-Anbieter schützen und speichern Daten auf hochsicheren Servern und verwenden modernste Verschlüsselungstechnologien, um die Sicherheit der sensiblen Informationen zu gewährleisten.

Outsourcing lohnt sich

Unternehmen gewinnen mit der Auslagerung der Entgeltabrechnung  sichere und kosteneffiziente Prozesse! Insbesondere das zu jedem Zeitpunkt aktuelle Know-how und die Professionalität eines spezialisierten Dienstleisters sind unschlagbar. Dies und die Perspektive, den BPO-Dienstleister zusätzlich als strategischen Partner für Innovationen, Prozessoptimierungen oder Robotic Process Automations (RPA) an der Unternehmensseite zu haben, bilden ein Erfolg versprechendes Angebot. 

Welche Erfahrungen haben Sie zum Thema Payroll Outsourcing gemacht? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar.

Bildquelle: Unsplash, Fotograf: Raj Rana


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Abbildung: Anne Langnickel, Spezialistin Vertrieb

Anne Langnickel
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