Elektronische Rechnungen werden immer beliebter

Rechnungen werden immer häufiger elektronisch übermittelt, wie auch eine Analyse von BITKOM zeigt. Rund 500 Unternehmen wurden telefonisch befragt: 43 Prozent der Unternehmen versenden elektronische Rechnungen. In der Vorjahresanalyse waren es erst 30 Prozent. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen nutzen die digitale Möglichkeit immer häufiger.

Vorteile von elektronischen Rechnungen

Doch was macht die Umstellung von Papierrechnungen auf elektronische Rechnungen so attraktiv? Die Vorteile liegen dabei auf der Hand:

Elektronische Rechnungen sind deutlich kostengünstiger (kein Porto, keine Papierkosten etc.).
Die Rechnungen werden schneller übermittelt – somit können auch frühere Zahlungseingänge realisiert werden.
Elektronische Rechnungen sind umweltfreundlich.

Umsatzsteuerliche Anforderungen an die Rechnungen

Im deutschen Umsatzsteuergesetz wird ausdrücklich auf die Möglichkeit verwiesen, dass Rechnungen – vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers – elektronisch übermittelt werden können. Dabei wird die elektronische Rechnung als Rechnung definiert, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Allerdings gibt § 14 Abs. 1 Satz 2 UStG folgende Voraussetzungen vor: „Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden.“

Inhaltlich gelten bei elektronischen Rechnungen die gleichen Pflichtangaben, wie auch bei Rechnungen in Papierform. Das sind nach § 14 Abs. 4 UStG insbesondere:

Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
Steuernummer und/oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
Ausstellungsdatum
Fortlaufende Rechnungsnummer
Menge und Art der gelieferten Gegenstände/Umfang und Art der sonstigen Leistung
Lieferzeitpunkt/Leistungszeitpunkt
Steuersatz und Steuerbetrag bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung
Hinweis auf Aufbewahrungspflicht in Fällen von § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG
ggf. Hinweis „Gutschrift“ bei Ausstellung durch den Leistungsempfänger

In Fällen von § 13b UStG: Hinweis auf Umkehr der Steuerschuldnerschaft

Elektronische Rechnungen müssen aufbewahrt werden

Wichtig ist, dass auch bei elektronischen Rechnungen die steuerlichen Aufbewahrungspflichten erfüllt werden müssen. Dabei gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“. Wer beispielsweise Eingangsrechnungen nicht GoBD-konform aufbewahrt, riskiert den Vorsteuerabzug. Das Unternehmen muss dies bedenken und auch die Archivierung sicherstellen: Elektronische Rechnungen sind 10 Jahre lang aufzubewahren.

Elektronische Rechnungen sind die Zukunft

Die Analyse von BITKOM verdeutlicht es: Immer mehr Unternehmen verabschieden sich von Papierrechnungen und nutzen die Möglichkeit der elektronischen Übermittlung von Rechnungen. Eine Verpflichtung gibt es hierzu jedoch bisher nur in Ausnahmefällen: Werden private Unternehmen für öffentliche Auftraggeber tätig, müssen Rechnungen elektronisch übermittelt werden.

Mehr Informationen dazu finden Sie auch hier.

Exkurs: In anderen EU-Ländern gehen manche Gesetzgeber sogar bereits einen Schritt weiter. So wurde beispielsweise in Frankreich beschlossen, dass elektronische Rechnungen verpflichtend werden. Die Umstellung wird in mehreren Schritten erfolgen: Ab 2024 sind Großunternehmen, ab 2025 mittelständische und ab 2026 auch kleine Unternehmen verpflichtet, die Rechnungen elektronisch zu übermitteln.

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Bildquelle: iStock, Fotograf: AndreyPopov