Frühjahrsputz Buchhaltung: Diese Belege können ab 2022 weg

Wenn ein Geschäftsvorfall verbucht wurde, sind die buchhalterischen Pflichten damit noch nicht erledigt. Unternehmen müssen nach dem Steuer- und Handelsrecht bestimmte gesetzliche Aufbewahrungspflichten und -fristen beachten. So gilt der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“. Doch viele Belege und Dokumente können die Archive eines Unternehmens auch schnell füllen. Deshalb sollte auch einmal im Jahr geprüft werden, ob Dokumente entsorgt werden können.

Unterlagen entsorgen

Mit dem Jahreswechsel bietet es sich wieder an, einen genaueren Blick in die Archive zu werfen und für Entlastung zu sorgen.

Aufbewahrungsfristen beachten

Die Frist beträgt je nach Dokument sechs oder zehn Jahre. So sind beispielsweise folgende Unterlagen zehn Jahre lang aufzubewahren:

Bücher und Aufzeichnungen,
Inventare,
Jahresabschlüsse,
Lageberichte,
die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
Buchungsbelege
Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union
Rechnungen

§ 147 Abs. 4 AO besagt: „Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.“

Beispiel: Unternehmer A erstellt im Jahr 2011 den Jahresabschluss 2010. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre. Ab 2022 kann der Jahresabschluss 2010 grundsätzlich entsorgt werden.

Sechs Jahre lange aufzubewahren sind:

Handels- oder Geschäftsbriefe
sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

An dieser Stelle sei außerdem kurz erwähnt, dass sich nicht nur nach dem Steuer- und Handelsrecht Aufbewahrungspflichten ergeben. Auch durch das Arbeitsrecht können sich beispielsweise Aufbewahrungspflichten ergeben bei Arbeitsverträgen, Personalakten u.v.m. An dieser Stelle soll es jedoch vor allem um das Rechnungswesen des Unternehmens gehen.

Tipp: Nicht immer ist es einfach, das jeweilige Dokument der richtigen Kategorie zuzuordnen. Im Zweifel sollte das Dokument länger aufbewahrt werden. Wer einen Beleg zu früh vernichtet, kann selbst in Erklärungsnot geraten, wenn es um die Vorlage von Nachweisen geht. Zudem müssen die Unterlagen – abweichend der o.g. Aufbewahrungsfristen – länger aufbewahrt werden, wenn beispielsweise eine Außenprüfung ansteht oder Steuerbescheide noch nicht bestandskräftig sind.

Aufbewahrung gehört zur Buchhaltungspflicht

Für Unternehmen ist es wichtig, die Archive regelmäßig aufzuräumen. Schließlich entstehen durch Archive auch Kosten. Dabei müssen Aufbewahrungsfristen jedoch eingehalten werden. Wer gegen seine Aufbewahrungspflichten verstößt, riskiert steuerliche und sogar strafrechtliche Konsequenzen. Hier benötigt deshalb die Buchhaltung Know-how, um bei der Organisation der Archive sämtliche Pflichten zu erfüllen.

Die ICS adminservice begleitet ihre Kunden als BPO-Partner auch beim Einstieg in ein digitales Rechnungswesen inklusive professioneller Archivierung. Digitale Belege werden GoBD-konform und revisionssicher archiviert und sind jederzeit abrufbar.

Bildquelle: Pixabay, Fotograf: fill