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Abbildung: Schiedsrichter - Regeln für den Umgang mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummern

Viele Unternehmen unterschätzen die steigenden Anforderungen an die Verwendung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, die jetzt auch bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und grenzüberschreitenden Reihengeschäften eine Schlüsselrolle spielen. Erfahren Sie hier, warum sich Unternehmen in diesem Feld besser keine Nachlässigkeiten leisten und wie bestimmte Zweifelsfragen im Umgang mit den Umsatzsteuer-Identifikationsnummern korrekt zu beantworten sind. Ein BMF-Schreiben vom 18. September 2020 hat einige noch bestehende Zweifelsfragen in Ergänzung zum Umsatzsteuer-Anwendererlass ausgeräumt.

„Quick Fixes“ bei der Umsatzsteuer mit weitreichenden rechtlichen Folgen

Die Europäische Union bemüht sich schon seit längerem um eine weitere Harmonisierung des innergemeinschaftlichen Wirtschaftsverkehrs und damit auch um Vereinheitlichungen bei der Umsatzsteuer. Mit sogenannten Quick Fixes – Sofortmaßnahmen im Bereich der Mehrwertsteuer – durch die EU-Kommission fanden bereits zum 1.1. 2020 beschlossene Harmonisierungsmaßnahmen auch ins deutsche Umsatzsteuerrecht Eingang. Unter anderem haben sich die Bedingungen verändert, mit denen innergemeinschaftlicher Handel nachgewiesen wird.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erlangte mit diesen Neuregelungen unter anderem eine besondere Bedeutung für Konsignationslager und grenzüberschreitende Reihengeschäfte. An der korrekten Verwendung der jeweiligen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hängt dabei immerhin die Steuerbefreiung für den gesamten innergemeinschaftlichen Handel.
Von vielen Unternehmen noch heute unbemerkt, hat sich dabei ein Paradigmenwechsel in der Bewertung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vollzogen. Bis zu den Quick Fixes war es gängige Meinung auch in der europäischen Steuerrechtsprechung, dass die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nur ein formell-rechtliches Kriterium sei. Die Befreiung von der Steuer wurde materiell-rechtlich bis dahin nicht von ihr abhängig gemacht. Das verhinderte über lange Zeit auch einen effektiven Datenabgleich in den europäischen Finanzbehörden.

2020 wurde das alles anders. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist bei allen innergemeinschaftlichen Lieferungen zur Voraussetzung für eine Steuerbefreiung geworden. Ohne gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und vor allem ohne deren korrekte Verwendung kann keine Steuerbefreiung in Anspruch genommen werden. Weitere zwingende Voraussetzung ist die richtige Ausfertigung der Zusammenfassenden Meldung, die bei uns bis zum 25. des jeweiligen Monats beim deutschen Finanzamt einzureichen ist.

Eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verwenden – was bedeutet das im Detail?

Die Quick Fixes führen unter anderem dazu, dass Unternehmen viel intensiver prüfen müssen, ob ihnen von ihren Handels- und Vertragspartnern gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummern vorliegen. Wer hier auf ungültige oder verfallene Nummern vertraut, muss sich auf nachträgliche Umsatzsteuerbelastungen und sogar Strafzahlungen einstellen. Denn das Umsatzsteuergesetz verlangt seit 2020 bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, bei grenzüberschreitenden Reihengeschäften sowie Abrufen aus Konsignationslagern eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Dabei geht es um eine Nummer, die der Abnehmer aus dem anderen EU-Staat dem Lieferanten gegenüber „verwendet“. Über die Auslegung des Begriffes „Verwenden“ haben längere Zeit Zweifel bestanden. Reicht es etwa, auf die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Bezug zu nehmen, die in einem Briefkopf oder in einem Gutschrift-Vordruck erscheint? Ist das Unternehmen bei der beantragten Steuerbefreiung hier auf der sicheren Seite? Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass stellt eindeutig klar, dass diese Bezugnahme nicht ausreicht. Die Bezeichnung „Verwenden“ setzt ein aktives Tun voraus.

Der Käufer einer Ware muss danach eine Erklärung zu seiner Unternehmereigenschaft sowie dem unternehmerischen Bezug der Leistung objektiv vorgenommen haben. Er muss außerdem den Leistungsbezug in der zusammenfassenden Meldung erklärt und in der Rechnung einen Hinweis auf die von ihm verwendete Umsatzsteuer-Identifikationsnummer geben. In den Fällen einer mündlichen Vertragsvereinbarung ist es ausreichend, dass der Auftraggeber die gültige Nummer aufzeichnet.

Obacht bei Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in der Praxis

Unternehmen sollten sehr achtsam und sorgfältig vorgehen, wenn sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vom Vertragspartner erfragen und dokumentieren. Das BMF-Schreiben vom 18. September 2020 verdeutlicht noch mal einige praktische Aspekte und zeigt auch mögliche Folgen von Versäumnissen mit Blick auf die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie unterlassene Berichtigungen bei der Abfassung der Zusammenfassenden Meldung auf. Danach ist es außerdem besonders wichtig, bei der erstmaligen Erfassung von Stammdaten für den Leistungsempfänger von diesem eine weitere bestimmte Erklärung zu verlangen. Dieser muss darin bestätigen, dass die von ihm angegebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zukünftig bei allen in dem Geschäftskontakt folgenden Einzelaufträgen gelten soll. Eine einfache automatisierte Übernahme der Stammdaten einschließlich Umsatzsteuer-Identifikationsnummer aus vorhandenen Daten scheidet deshalb aus. Hier könnte zumindest in der nächsten Betriebsprüfung ein erhebliches Risiko liegen. Unternehmen sollten das Thema Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deshalb unbedingt neu aufstellen.

Bildquelle: Pixabay, Fotograf: Free-Photos

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Autor

Abbildung: Claudia Herrmann, Marketingreferentin

Claudia Herrmann
Marketingreferentin

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