Mit dem Jahreswechsel steht die Inventur an

Der Jahreswechsel naht – und damit in vielen Unternehmen auch die Pflicht, eine Inventur durchzuführen. Der Aufwand hierfür ist groß. Doch mit einer professionellen Anlagenbuchhaltung können Unternehmen die Herausforderung meistern.

Für viele Unternehmen ist es eine lästige Pflichtaufgabe: die jährliche Inventur. Bei der Inventur handelt es sich um eine Bestandsaufnahme der Schulden und Vermögensgegenstände des Unternehmens. Eine entsprechende gesetzliche Verpflichtung enthält das Handelsgesetzbuch (HGB) in § 240. So heißt es in Absatz 1: „Jeder Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes seine Grundstücke, seine Forderungen und Schulden, den Betrag seines baren Geldes sowie seine sonstigen Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen und dabei den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben“.

Arten der Inventur

Doch wie ist die Inventur überhaupt durchzuführen? Hier gibt es verschiedene Arten, die zu unterscheiden sind. Vor allem, was den Zeitpunkt der Inventur angeht, wird zwischen verschiedenen Inventurarten (zum Beispiel Stichtagsinventur, permanente Inventur) unterschieden.

Doch es stellt sich auch die Frage, wie die Inventur erfolgen muss. Sowohl die Buchinventur als auch die körperliche Inventur müssen sorgfältig vorbereitet und umgesetzt werden.

Buchinventur

Die Inventur ist Teil der Anlagenbuchhaltung. Die Anlagenbuchhaltung ist auch verantwortlich für die sog. Buchinventur. Diese ermittelt die Bestände des nicht körperlichen Vermögens und der Schulden. Basis für die Buchinventur sind die Daten der Finanzbuchhaltung. So wird beispielsweise das Bankguthaben entsprechend der Belege und Daten erfasst.

Doch auch bei anderen Vermögensgegenständen ist eine Buchinventur zulässig. Die Anlagenbuchhaltung führt hier in einem sog. Anlagenverzeichnis die Vermögensgegenstände des beweglichen Anlagevermögens auf. Dazu gehören beispielsweise

Maschinen
Gegenstände der Betriebs- und Geschäftsausstattung
Fuhrpark

Doch nicht immer reicht die Buchinventur aus. Viele Unternehmen müssen auch eine körperliche Inventur organisieren.

Körperliche Inventur

Die körperliche Bestandsaufnahme kann durch Zählen, Messen oder Wiegen der Gegenstände vorgenommen werden. Der Aufwand hierfür ist in vielen Unternehmen groß. In manch einer Firma wird ein kompletter Arbeitstag für die Inventur investiert. Dennoch ist dies für Unternehmen von großer Bedeutung. Abgesehen davon, dass die gesetzliche Pflicht erfüllt wird, handelt es sich um eine Bestandskontrolle, die wichtige Erkenntnisse liefern kann.

Kann beispielsweise der Einkauf optimiert werden?
Sind die Bestände ausreichend – oder sogar zu hoch?
Werden Vermögensgegenstände vermisst?

Eine Inventur kann Diebstähle offenlegen. Die EHI-Studie „Inventurdifferenzen im deutschen Handel 2022“ ermittelte beispielsweise für den deutschen Einzelhandel Inventurdifferenzen von rund 4,1 Milliarden Euro. Diebstähle wurden dabei u.a. durch Kunden, Mitarbeiter oder Dienstleister verübt. Immer mehr Firmen prüfen auch unterjährig ihre Bestände, um Fehlentwicklungen aufzudecken.

Bedeutung der Anlagenbuchhaltung bei der Inventur

Wie aufwendig die Inventur insgesamt tatsächlich wird, hängt entscheidend von der Organisation der Anlagenbuchhaltung ab. Je besser strukturiert hier vorgegangen wird, desto schneller und genauer kann eine Inventur durchgeführt werden. Erfahrungswerte machen sich hier bei der Planung und Umsetzung bezahlt.

So sollten beispielsweise Checklisten/Prüflisten erstellt werden und die Inventurdaten des Vorjahres als Informationsquelle ausgewertet werden.
Zudem muss organisiert werden: Wie viele Mitarbeiter werden für die Inventur überhaupt benötigt? Hier sollte nicht zu knapp geplant werden.
Entsprechende Hilfsmittel für die Inventur (zum Beispiel Messgeräte) müssen funktionstüchtig sein und in ausreichender Anzahl bereitstehen.
Ggf. sollte bereits im Vorfeld mit dem Steuerberater eine Abstimmung stattfinden.

Klare Kommunikation und Vorplanung

Bei einer Inventur kann es zu Fehlern kommen. Schnell kann man sich verzählen oder ein Ergebnis falsch erfassen. Fehler sollten möglichst minimiert werden. Klare Anweisungen sind deshalb Grundvoraussetzung für einen erfolgreichen Ablauf. So muss deutlich kommuniziert werden: Welche Gegenstände werden einzeln gezählt? Welche Gegenstände werden beispielsweise durch Messen erfasst? Und am Inventurtag sollte auch ein Verantwortlicher den Ablauf prüfen und für Rückfragen und Probleme ansprechbar sein.

Die Ergebnisse der Inventur müssen dann in der Buchhaltung ausgewertet werden. Auch hier sind Fachkenntnisse unersetzlich. Die Buchhaltung muss beispielsweise komplexe Bewertungsfragen klären.

Fazit: Inventur muss sorgfältig vorbereitet werden

Eine Inventur muss geplant, organisiert und fachlich korrekt durchgeführt werden. Nur dann kann sichergestellt werden, dass der Aufwand in einem überschaubaren Maß bleibt und zudem die Ordnungsmäßigkeit gewährleistet wird.

Unsere Kolleg*innen sind aktuell bei unseren Kunden vor Ort und unterstützen bei der Vorbereitung und Durchführung von Buchinventuren oder physischen Inventuren. Als Partner im Finanz- und Rechnungswesen gehören diese Aufgaben auf Wunsch zu unseren Anlagenbuchhaltung Services.

Bildquelle: Unsplash Fotograf: Centre for Ageing Better

Autor

Sylvia Meier
Gastautorin

Sylvia Meier ist Diplom-Finanzwirtin (FH) und war bereits im Finanzamt, in der Beratung (Big Four-Gesellschaft) und in einem Fachverlag tätig. Sie unterstützt heute als freie Mitarbeiterin Unternehmen und kann insbesondere zu den Themen Steuern, Controlling, Rechnungswesen und Finanzen zahlreiche Publikationen vorweisen.

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