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Abbildung: leere Stuhlreihe

Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden komplexer, die Zyklen für gesetzliche oder betriebliche Anpassungen immer kürzer. Können Sie das Payroll-Know-how in Ihrem Unternehmen langfristig sicher stellen? Die Sorgen um die demographische Entwicklung, weil fehlende Mitarbeiter zunehmend ein Risiko darstellen, nehmen nicht ab. Die Senkung des Renteneintrittsalters verschärft die Situation weiter. Die Zuwanderung von ausländischen Fachkräften wird das Problem nicht dauerhaft lösen können. Welche Alternativen haben also „Unternehmenslenker“?

Strategische Personalarbeit ist bedeutsamer denn je

Der demografische und gesellschaftliche Wandel macht den Unternehmen zu schaffen. Eine alternde Belegschaft, Mangel an Nachwuchs- und Fachkräften, Verlängerung der Lebensarbeitszeit sowie die wachsende Mobilisierung und Komplexität von Arbeit fordern Personaler und Führungskräfte den Fokus auf folgende Themen zu setzen:

  • Nachhaltige Unternehmenskultur fördern
  • Mitarbeiter binden
  • Führung im Unternehmen ausbauen
  • Beschäftigungsfähigkeit der Mitarbeiter fördern
  • Work-Life-Balance für Mitarbeiter etablieren
  • Umfassendes Talentmanagement etablieren
  • Arbeitsstrukturen flexibilisieren
  • Neue Mitarbeiter gewinnen
  • Demografische Entwicklung steuern
  • Neue Vergütungsmodelle aufsetzen

Das zeigt der aktuelle HR-Report 2013/2014 des Personaldienstleister Hays und dem Institut für Beschäftigung und Employability (IBE).

Über 70 Prozent der deutschen Unternehmen erachten das Thema Mitarbeiterbindung als sehr wichtig, bei der Umsetzung von Maßnahmen tun sie sich jedoch schwer. Eine wertschätzende Unternehmenskultur und ein gutes Betriebsklima sind entscheidende Faktoren, um Mitarbeiter zu binden. Davon sind 96 Prozent der Befragten überzeugt, jedoch nur 69 Prozent haben bereits wirksame Maßnahmen ergriffen. Die Schere zwischen Realität und Anspruch ist groß. Auch das Thema Vereinbarkeit von Beruf und Lebenssituation ist für 78 Prozent ein entscheidendes Handlungsfeld, aber nur 56 Prozent sind hier tatsächlich aktiv.

Der HR-Report macht erneut deutlich welche Schwierigkeiten die Unternehmen bei der Rekrutierung haben. 78 Prozent sind intensiv auf der Suche nach geeigneten Fachkräften und 67 Prozent bereitet die Suche nach passenden Führungskräften Bauchschmerzen.

Diese Herausforderungen bedürfen qualifizierter HR Fachkräfte und einer effizienten HR Organisation.

Auch die aktuelle Kienbaum-Studie „HR 4 HR“ zeigt, dass die Anforderungen an HR gestiegen sind und es starke Probleme bei der Gewinnung von passendem Personal gibt. Qualität und Menge der eingehenden Bewerbungen sind nicht mehr zufrieden stellend.

So ist es auch im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung schwer, erfahrenes Personal zu finden.

Lohn- und Gehaltsabrechnung: Administration oder Wertschöpfung?

Die Bearbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist komplex und wird immer anspruchsvoller. Das bedeutet sehr hohen administrativen Aufwand, der nicht viel Zeit für strategische Personalarbeit lässt. Vor allem die Umsetzung permanenter gesetzlicher Änderungen ist ein Grund für Unternehmer entgeltrelevante Prozesse an spezialisierte Dienstleister zu übergeben.

HR Outsourcing als Lösung auf dem Weg zur effizienten HR Organisation

Überholte Prozesse in der Personalabrechnung binden wertvolle personelle und finanzielle Ressourcen. Das Vereinfachen bestehender Prozesse ist keine leichte Aufgabe. Zudem ist die konsequente Umsetzung nicht selten sehr schleppend. Beim Outsourcing ist die Prozessoptimierung / -standardisierung vertraglich vereinbart und ein grundlegendes Ziel der Zusammenarbeit. Die komplexen Prozesse werden dabei an die eigentlichen Anforderungen des Unternehmens angepasst.
Das Outsourcing Gehaltsabrechnung ist mit wesentlichen Vorteilen verbunden. Zur Prozesseffizienz kommt die Personaleffizienz des Dienstleisters. Das Risiko von Personalausfällen ist das Risiko des Dienstleisters. Personalreserven im eigenen Unternehmen sind kein Thema mehr. Vor allem der Aspekt der fachlichen Qualität ist zu berücksichtigen. Das fachliche Niveau des Personals bei einem Outsourcing-Dienstleister ist permanent hoch und immer auf dem aktuellen Stand. Kostenintensive Weiterbildungen für eigene Fachkräfte fallen weg.
Der Outsourcing-Dienstleister trägt Kosten und Verantwortung für den reibungslosen Betrieb der HR-Systeme. Er haftet für die Richtigkeit seines Handelns sowie für Geheimhaltung und Datensicherheit.
Entscheidende Voraussetzung für ein erfolgreiches Outsourcing ist die genaue Definition der Erwartungshaltung an den Dienstleister. Was sind meine Anforderungen?
Gemeinsam ist ein für beide Seiten klares und umsetzbares Vertragswerk zu gestalten, mit weniger umfangreichen doch präzisen Service Level Agreements (SLA). Eindeutig formuliert und übersichtlich strukturiert, ist der Vertrag das grundlegende Sicherungsinstrument in der gemeinsamen Arbeit.
Damit ein Outsourcingprojekt gelingt sollten beteiligte Fachbereiche rechtzeitig eingebunden werden. So können Kosten und Aufwand gleich zu Beginn richtig abgeschätzt werden.

Fazit

Damit kann Outsourcing eine Strategie sein, um dem Fachkräftemangel zu begegnen. Das moderne Konzept verschafft HR Abteilungen den nötigen Freiraum für den Blick in die Zukunft.

Lesen Sie dazu unseren Artikel „Auch Payroll-Profis werden rar“ in der aktuellen Ausgabe des Personalmagazins.
(www.haufe.de/personal)

Wie gehen Sie mit dem Thema Fachkräftemangel um? Ist Outsourcing Gehaltsabrechnung eine Strategie für Sie? – Wir freuen uns auf Ihren Kommentar!

Bildquelle: Fotolia.com, Fotograf: viperagp

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