Krimi Gehaltsabrechnung

Globalisierung und Digitalisierung bieten zunehmend Raum für Wirtschaftskriminalität. Laut der KPMG-Studie „Wirtschaftskriminalität in Deutschland 2012“ beläuft sich der jährliche Schaden in Deutschland auf durchschnittlich über 300.000 Euro pro betroffenes Unternehmen. Jedes vierte deutsche Unternehmen fiel in den vergangenen zwei Jahren Fällen von Wirtschaftskriminalität zum Opfer.

In 48 Prozent der Fälle im deutschen Mittelstand wurden eigene Mitarbeiter straffällig.

Laut der KPMG-Studie und der aktuellen Studie (2014) „Kriminelle Risiken im Mittelstand – Gefahren, Schäden und Prävention“ von F.A.Z. Institut, forsa und Result Group zählen Diebstahl, Unterschlagung, Betrug und Untreue zu den Top-Delikten in deutschen mittelständischen Unternehmen.

Die am stärksten von Wirtschaftskriminalität betroffenen Unternehmensbereiche sind Vertrieb (50 Prozent), Lager/Logistik (31 Prozent) und die Produktionsbereiche (28 Prozent).

Der Bereich Human Resources/ Personalwesen gehört mit 6 Prozent zu den Bereichen, in denen im Vergleich weniger wirtschaftskriminelle Handlungen erfolgen.

Dennoch bleibt auch das Personalwesen von Wirtschaftskriminalität nicht verschont. Besonders gefährdete Prozesse sind Eintritte, Zeiterfassung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Auszahlung und Austritte sowie damit verbunden unter anderem die Themen Personalstammdaten und Berichterstattung.

Fiktive Mitarbeiter, gefälschte Arbeitszeiten oder manipulierte Löhne und Gehälter sind die Hauptformen krimineller Aktivitäten im Personalwesen.

So kommt es vor, dass Angestellte fiktive Mitarbeiter anlegen, diesen monatliche Zahlungen zuweisen, die schließlich das eigene Konto aufbessern. Erst Jahre später fällt auf, dass es diesen Mitarbeiter im Unternehmen gar nicht gibt, weil der Geschäftsführer eines schnell wachsenden mittelständischen Unternehmens die Zahlungsvorschlagslisten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung einmal genauer unter die Lupe genommen hatte.

Entscheidend ist die konsequente Umsetzung eines Internen Kontrollsystems, welches mittels technischer und organisatorischer Maßnahmen und Kontrollen dafür sorgt, dass gültige Gesetze und Vorschriften eingehalten werden. Häufig ist das Interne Kontrollsystem in das Risiko- und Compliance Management integriert.

Die grundlegenden Prinzipien eines Internen Kontrollsystems sind Transparenz, das Vier-Augen-Prinzip, Funktionstrennung und das Prinzip der Mindestinformation.

Ein Mitarbeiter im Personalwesen sollte demnach nicht zu viele Zugriffsrechte und Rollen in sich vereinen. Mangelnde Funktionstrennung kann ein Herd für wirtschaftskriminelle Handlungen sein.

Zur Absicherung im Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung sollten daher unter anderem folgende Kontrollaktivitäten erfolgen:

• Sicherstellung der Funktionstrennung durch IT- Berechtigungskonzept, Richtlinien und Verfahrensanweisungen; Trennung von Datenerfassung (abrechnungsrelevant) und Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Regelmäßiger Datenabgleich zwischen Abrechnungs- und Zeiterfassungssystem
• Plausibilitätsprüfung
• Prüfung Personalstammdaten auf Auffälligkeiten (Bankverbindung etc.)
• Sicherstellung der Richtigkeit der Lohn- und Gehaltsempfänger durch regelmäßige Abstimmung mit dem Fachbereich
• Prüfung auf doppelte Auszahlungen
• Controlling der Zahlungen im Zeitablauf (Entgelt, Überstunden, Abzüge) und Prüfung auf Unregelmäßigkeiten
• Zahlung von Boni nur auf Grundlage entsprechender Dokumente

Indizien für kriminelle Handlungen sind bspw. Verhaltensänderungen bei Mitarbeitern, Konflikte, hohes Überstundenkonto bei geringer Auslastung, Entgeltzahlungen in bar, identische Bankverbindungen bei unterschiedlichen Mitarbeitern, Budgetabweichungen bei den Personalkosten usw.

Eine Kombination aus internen Kontrollmaßnahmen sowie die Identifizierung von Risikofaktoren und Frühwarnindikatoren bildet eine gute Prävention zum Schutz vor Wirtschaftkriminalität im Unternehmen.

Laut der Studie des F.A.Z. Instituts, forsa und der Result Group rechnen 42 Prozent der befragten Unternehmen mit einer Zunahme externer Wirtschaftkriminalität bis 2016. Lediglich 24 Prozent gehen davon aus, dass die Zahl unternehmensinterner Fälle ansteigt.

Haben Sie bereits Erfahrung mit Wirtschaftskriminalität im HR Management gemacht? Wir freuen uns über Ihren Kommentar.

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