Schlank, schnell und günstig: die Finanzbuchhaltung der Zukunft

Konzentration auf das Kerngeschäft – das tun, was man am besten kann, und davon so viel wie möglich. Kein Unternehmer will unnötig Ressourcen in Prozesse investieren, die weder dem Wachstum noch der Produktivität des Unternehmens dienen. Das gilt auch für die Finanzbuchhaltung, ein notwendiger Ressourcenfresser, der mehr Aufwand erfordert, je größer das Unternehmen wird. Allein das Aufbewahren und Verwalten von Belegen ufert leicht aus. Auch das Verteilen verschiedener Buchhaltungsaufgaben auf verschiedene Standorte kostet Ressourcen. Möglichst schlank und doch leistungsfähig, so sollte die Finanzbuchhaltung eigentlich sein. Um dieses Ziel zu erreichen, muss mancher Unternehmer umdenken.

HR- oder IT-Outsourcing ist üblich, externe Finanzbuchhaltung noch nicht

In Deutschland betreiben mittlerweile Betriebe jeder Größe Outsourcing, um Sekundärarbeiten auszulagern. HR- oder IT-Prozesse werden oft an externe Anbieter vergeben – die Finanzbuchhaltung selten. Zwar liegt gerade hier in der Regel eine Menge Optimierungspotenzial brach, viele Manager sehen das, aber die Geschäftszahlen anderen anzuvertrauen, das empfindet immer noch eine Mehrheit der Unternehmer als Kontrollverlust und Vertrauensvorschuss, den zu leisten sie nicht ohne Weiteres bereit sind. Obwohl sich das in vielen Fällen lohnen würde: Die Mitarbeiter werden von redundanter administrativer Arbeit befreit, können fortan das Geschäft vorantreiben, und der Chef hat trotzdem jederzeit Zugriff auf und Kontrolle über alle Zahlen, die für Entscheidungen auf der Führungsebene nötig sind.

Belege erst scannen, dann abheften

Digitalisierung ist ein wesentlicher Baustein zeitgemäßer, ressourcensparender Finanzbuchhaltung. Belege gehören heute nicht zuvorderst abgeheftet, sondern eingescannt. Digitalisierte Dokumente sind ihren papiernen Pendants in vielfacher Hinsicht überlegen. Wer seine Belege auf dem sicheren Server eines Rechenzentrums verwahrt, der findet per Suchabfrage viel leichter, was er sucht. Und der muss weder Wasserschäden noch Feuer oder menschliche Missgeschicke befürchten. Die digitalen Originale sind sicher – auch vor Datendieben.

Prozesse stocken wegen starrer Aufgabenverteilung in der analogen Buchhaltung

Wer seine Buchhaltung digitalisiert, der optimiert in einem Zug manchen Prozess, der oft wegen starrer Aufgabenverteilung in der analogen Buchhaltung gestockt hat. Vielfach arbeiten Hauptbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung weitgehend isoliert. Es fehlt der Informationsaustausch ebenso wie das zeitige Einbinden anderer Abteilungen. Sobald alle Daten immer für alle Beteiligten verfügbar sind, fällt es leichter, Prozesse ganzheitlich zu betrachten.

Elektronische Bilanz auf Knopfdruck

Zeitgemäße Digitalisierung in der Buchhaltung geht über das Einscannen von Belegen hinaus. Eine umfassende digitale Buchhaltung entsteht, wenn auch das Kassenbuch elektronisch geführt wird ebenso wie die täglichen Bankgeschäfte, die sich verschlüsselt über sichere Verbindungen abwickeln lassen. Größere Mengen Papier sind in einer modernen Finanzbuchhaltung nur noch notwendig für die Zeitungslektüre in der Mittagspause. Für die meisten Arbeiten reicht der Bildschirm, über den sich alle Aufgaben erledigen und alle benötigten Dokumente schnell einsehen lassen. Und wenn die elektronische Bilanz ansteht (Steuerbürokratieabbaugesetz), dann reicht ein Knopfdruck. Es sind ja schon alle Daten erfasst.

Das Zahlungs- und Mahnwesen leistungsfähiger machen

„Make or buy?“, selber machen oder einkaufen, diese Frage stellt sich bei allen nicht wertschöpfenden Prozessen. Hinsichtlich Finanzbuchhaltung lautet die richtige Antwort oft „buy“. Digitalisierung in Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister kann der entscheidende Schritt auf dem Weg zu einer effizienten, besseren und obendrein günstigeren Finanzbuchhaltung sein: Kosten für Hard- und Software sowie Datensicherung entfallen, es sind keine Schulungen notwendig, und es wird noch mehr Personal frei für das Kerngeschäft. Die Zahlen sind dennoch stets aktuell, unter anderem das Zahlungs- und Mahnwesen wird leistungsfähiger, und es entsteht tagesaktuelle Transparenz für die Führungsetage.

Die Praxis zeigt, dass das Outsourcing auch bei der Finanzbuchhaltung funktioniert. In einer Studie der buw Unternehmensgruppe in Kooperation mit PricewaterhouseCoopers wurden deutsche Unternehmer befragt, die diesen Schritt bereits gegangen sind. Konzentration aufs Kerngeschäft, weniger Kosten, mehr Qualität, Standardisierung und Automatisierung waren die Effekte, die das Auslagern der Finanzbuchhaltung bewirken sollte. Die meisten befragten Unternehmer zeigten sich zufrieden mit den Ergebnissen.

Wie rüsten Sie Ihre Finanzbuchhaltung für die Zukunft? Ist Outsourcing eine interessante Lösung für Sie? Schreiben Sie uns einen Kommentar – wir freuen uns über Ihre Erfahrungen.

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