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Abbildung: geschredderte Geschäftsunterlagen

Die Aufbewahrung und gesetzeskonforme Vernichtung von Geschäftsunterlagen ist für Unternehmer zu Beginn eines neuen Jahres immer wieder ein Thema. Wir haben im Folgenden zusammengestellt, worauf es im Jahr 2020 ankommt.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen – (fast) alles hat einmal ein Ende

Unternehmen haben es primär mit gesetzlichen Aufbewahrungsfristen im Steuerrecht, Handelsrecht sowie Arbeits- und Sozialrecht zu tun. Diese Fristen sichern den Zugriff von Behörden und Sozialversicherungsträgern auf bestimmte Unterlagen, die ihrerseits Rechtsverhältnisse bestimmen wie etwa die Besteuerung. Aus unternehmerischer Sicht dienen diese Unterlagen auch dem Schutz des Unternehmens und dem Nachweis gesetzeskonformer Prozesse sowie Abläufe. Die vorzeitige Vernichtung von Geschäftsunterlagen ist strafbewehrt. Deshalb ist höchste Sorgfalt anzuraten.

Aufbewahrungsfristen im Steuerrecht berechnen

In einigen Staaten drohen Bußgelder, wenn bei Kontrollen die A1-Bescheinigung nicht vorgelegt werden kann. Manche Staaten akzeptieren zumindest den gestellten Antrag als Nachweis für eine A1-Bescheinigung.

Hier gilt grundsätzlich eine Frist von 10 Jahren. Sie beginnt mit Ablauf des Jahres zu laufen, in denen die letzte Eintragung in laufenden Aufzeichnungen vorgenommen wurde. Deshalb können in 2020 in aller Regel Unterlagen für das Jahr 2008 vernichtet werden. Dabei wird vorausgesetzt, die letzte Buchung für das Jahr wurde 2009 gemacht. Die schriftliche Ankündigung einer steuerrechtlichen Außenprüfung durch das Finanzamt bis zum 31.12.2019 erfordert die Aufbewahrung der Steuerunterlagen von 2008 über den Beginn von 2020 hinaus.

Für Lohnsteuerunterlagen gilt eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist.

Die steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten zwischen 6 und 10 Jahren gelten auch im Handelsrecht, das aber Aufbewahrungspflichten nur für Kaufleute festsetzt.

Besonderheiten bei Buchhaltungsunterlagen

Hier werden 2 Fristen unterschieden: 6 Jahre aufzubewahren sind Unterlagen, die nicht als Buchungsunterlagen gelten. Buchungsunterlagen unterfallen der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist aus dem Steuerrecht. Auf der sicheren Seite ist ein Unternehmen, das im Zweifel Buchhaltungsunterlagen 10 Jahre aufbewahrt.

Das Bürokratieentlastungsgesetz III

Dieses aktuelle Gesetz schafft für Unternehmen Erleichterungen bei der Aufbewahrung elektronisch gespeicherter Unterlagen. Hier gilt dann eine Frist von 5 Jahren für den Vorhalt eines Datenträgers mit gespeicherten Steuerunterlagen. Die gesetzliche Neuregelung erfasst aber erst für Daten, deren Aufbewahrung mit dem 1. Januar 2020 startet.

Arbeits- und Sozialrecht

Für die Aufzeichnungen zu Überstunden gilt eine zweijährige Aufbewahrungsfrist.
Im Sozialrecht gelten verschiedene Fristen, die sich aus § 28 f Abs. 1 Sätze 1 und 2 SGB IV ergeben. Beispielsweise hat der Arbeitgeber Entgeltunterlagen bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren. Die letzte Prüfung bezieht sich dabei auf die von den Sozialversicherungsträgern durchgeführte letzte Betriebsprüfung. Hier ist der Aufbewahrungszeitraum also unter Umständen sehr weit gezogen.

Bei Unsicherheiten länger aufbewahren

Wenn im Unternehmen Zweifel über den Ablauf einer Aufbewahrungsfrist speziell auch im Steuerrecht bestehen, sollten Unterlagen eher länger aufbewahrt werden. Das Steuerrecht kennt in § 147 Abs. 3 Satz 3 der Abgabeordnung nämlich noch eine weitere Ablaufhemmung. Die Aufbewahrungsfrist für Unterlagen kann nicht ablaufen, solange diese Unterlagen noch für Steuern benötigt werden, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Zu dieser Frage hilft der Steuerberater weiter.

Manches sollte dauerhaft aufbewahrt werden. Prozessakten, Gerichtsurteile und bestimmte Verträge sollten aufbewahrt werden, solange ein Unternehmen besteht.

Vernichtung von Geschäftsunterlagen

Reicht es, Geschäftsunterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu schreddern?

Der Datenschutz spielt eine Schlüsselrolle, wenn es um die Vernichtung von Daten geht. Hier gelten für personenbezogene Daten besonders strenge Anforderungen. Deshalb kann es unzureichend sein, solche Daten einfach durch den Büro-Reißwolf zu geben. Er dürfte nur für nicht vertrauliche Unterlagen ohne Bezüge zu Personen geeignet sein.

Die DIN 66399 legt verschiedene Sicherheitsstufen für Datenvernichtungsvorrichtungen in Stufen zwischen 1 und 7 fest. Weiterhin gelten je nach Art der zu vernichtenden Daten Schutzklassen zwischen 1 und 3. Beispielsweise unterfallen streng vertrauliche Patientendaten der höchsten Schutzklasse 3. Wenn ein Unternehmen Akten und Unterlagen vernichten möchte, muss es also eine Einordnung der Daten in die Schutzklassen sowie eine Bewertung der vorhandenen Datenvernichtungsgeräte in die Stufen durchführen. Sollte diese Arbeit zu aufwendig sein, bieten professionelle Aktenvernichter eine gesetzeskonforme Vernichtung mit Zertifikat an. So geht das Unternehmen sicher und kann die korrekte Aktenvernichtung später jederzeit nachweisen.

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Bildquelle: Pixabay, Fotograf: stux

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