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Herr Feldheim, ICS adminservice ist seit Jahren ein verlässlicher Partner für Unternehmen, die ihre HR- und Payroll-Prozesse auslagern. In letzter Zeit erleben wir in der Branche einige Veränderungen. Was sehen Sie als die größten aktuellen Herausforderungen für Personalabteilungen, und wie unterstützt ICS adminservice hier?
Sven Feldheim: Eine der größten Herausforderungen für viele Unternehmen ist die zunehmende Komplexität der gesetzlichen Anforderungen im Bereich Personal- und Lohnabrechnung. Es gibt ständig neue Vorschriften, die zeitnah umgesetzt werden müssen, und viele Unternehmen stehen hier vor einer Ressourcen- und Kompetenzlücke. Gerade in mittelständischen Unternehmen fehlt es oft an internen Kapazitäten, diese Änderungen effizient umzusetzen, ohne das Tagesgeschäft zu beeinträchtigen. Hier kommen wir ins Spiel: Unsere Spezialisten sind stets auf dem neuesten Stand der rechtlichen Vorgaben und entlasten Unternehmen, indem sie diese Prozesse zuverlässig übernehmen.
Das klingt, als sei ICS adminservice besonders stark darin, auf spezifische Kundenbedürfnisse einzugehen. Wie genau stellen Sie sicher, dass die Auslagerung so nahtlos wie möglich abläuft?
Sven Feldheim: Ein reibungsloser Übergang ist für uns entscheidend, und deshalb setzen wir auf einesehr individuelle Betreuung. Jedes Unternehmen hat eigene Anforderungen, gerade bei sensiblen Prozessen wie der Gehaltsabrechnung. Wir starten immer mit einer detaillierten IST-Analyse der bestehenden Strukturen und identifizieren gemeinsam mit dem Kunden, welche Prozesse ausgelagert werden können und sollen. Dabei schauen wir uns an, welche Anforderungen das Unternehmen hat und wie wir unsere Dienstleistungen darauf abstimmen können. Danach erarbeiten wir einen individuellen Plan, der sowohl den Migrationsprozess als auch die laufende Zusammenarbeit regelt. Hierbei ist es uns wichtig, dass der Kunde möglichst wenig Aufwand hat und seine laufenden Prozesse nicht unterbrochen werden. Wichtig ist uns auch, dass sich der Kunde stets integriert fühlt. Wir setzen auf regelmäßige Feedback-Schleifen und enge Abstimmungen, um sicherzustellen, dass wir nicht nur technisch, sondern auch inhaltlich die bestmögliche Unterstützung bieten. Unsere Erfahrung zeigt, dass diese transparente Kommunikation entscheidend ist, um Vertrauen in den Outsourcing-Prozess aufzubauen.
Es klingt, als wäre der direkte Kontakt ein wesentlicher Bestandteil Ihres Services. Wie reagieren Ihre Kunden auf den Übergang zum Outsourcing? Gibt es häufig Vorbehalte?
Sven Feldheim: Ja. Gerade bei sensiblen Prozessen wie der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind Bedenken normal. Viele Unternehmen fürchten den Verlust der Kontrolle oder haben Sicherheitsbedenken, was den Umgang mit vertraulichen Daten angeht. Diese Sorgen nehmen wir ernst, und deshalb legen wir von Anfang an großen Wert auf Sicherheit und Vertraulichkeit. Datensicherheit hat bei uns oberste Priorität. Wir setzen auf modernste Verschlüsselungstechnologien und zertifizierte Rechenzentren, um die Daten unserer Kunden optimal zu schützen. Gleichzeitig arbeiten wir eng mit unseren Kunden zusammen, um individuell auf ihre Sicherheitsanforderungen einzugehen. Ein zentraler Aspekt ist auch die Compliance, also die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Wir führen regelmäßige Audits und Schulungen durch, um sicherzustellen, dass unsere Prozesse immer den höchsten Standards entsprechen.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass wir Kunden die Möglichkeit geben, sich im Übergangsprozess aktiv einzubringen. Viele Kunden erleben den Outsourcing-Prozess daher weniger als einen Kontrollverlust, sondern vielmehr als Gewinn an Flexibilität und Sicherheit.
In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt wird Flexibilität immer wichtiger. Wie passen sich die Dienstleistungen von ICS adminservice an die individuellen Anforderungen der Unternehmen an?
Sven Feldheim: Flexibilität ist einer unserer zentralen Werte. Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, dass sich ihre Anforderungen schnell ändern können, sei es durch Wachstum, Marktveränderungen oder neue gesetzliche Rahmenbedingungen. Unsere Dienstleistungen sind darauf ausgerichtet, sich diesen Veränderungen anzupassen. Wir bieten Lösungen, die skalierbar sind und es den Unternehmen ermöglichen, ihre HR- und Payroll-Prozesse je nach Bedarf anzupassen.
Ein Beispiel: Wenn etwa ein Unternehmen expandiert und neue Standorte hinzukommen, unterstützen wir bei der Integration neuer Niederlassungen in die bestehenden HR- und Payroll-Prozesse. Auch bei der Umstellung auf neue Softwarelösungen oder der Anpassung an geänderte gesetzliche Rahmenbedingungen stehen wir beratend zur Seite und stellen sicher, dass der Übergang reibungslos verläuft.
Sie sprechen einen spannenden Punkt an: Viele Unternehmen sind in einem ständigen Wandel begriffen. Wie bereiten Sie sich darauf vor, dass sich auch die Ansprüche Ihrer Kunden in Zukunft weiter verändern könnten?
Sven Feldheim: In der Tat müssen auch wir uns kontinuierlich weiterentwickeln. Die Anforderungen an Dienstleister im BPO-Bereich wachsen stetig, und wir setzen alles daran, unseren Kunden auch langfristig die besten Lösungen zu bieten. Ein wichtiger Aspekt dabei ist die Fortbildung unserer Mitarbeiter. Wir investieren kontinuierlich in die Schulung unserer Teams, um sicherzustellen, dass sie immer auf dem neuesten Stand der Entwicklungen und gesetzlichen Vorgaben sind.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die technologische Weiterentwicklung. Während wir derzeit keine KI-basierten Lösungen einsetzen, sehen wir den Trend in diese Richtung und beobachten die Entwicklungen sehr genau. Im Moment setzen wir auf etablierte Abrechnungssysteme wie SAP, P&I Loga und BRZ-HR, um höchste Sicherheit und Effizienz zu gewährleisten. So können wir sowohl Kunden bedienen, die ihr eigenes System haben, als auch jene, die die gesamte Lösung von uns übernehmen möchten.
Stichwort technologische Entwicklung: Viele Unternehmen setzen auf Automatisierungslösungen wie Robotic Process Automation (RPA). Wie positioniert sich ICS adminservice in diesem Bereich?
Sven Feldheim: Für uns steht die individuelle Kundenbetreuung im Vordergrund, und momentan setzen wir noch nicht auf RPA-Lösungen. Uns ist es wichtig, dass jeder Prozess und jede Dienstleistung maßgeschneidert und genau auf die Bedürfnisse der jeweiligen Kunden abgestimmt sind. Wir glauben, dass insbesondere im Bereich der Gehaltsabrechnung und HR-Dienstleistungen der menschliche Faktor eine wichtige Rolle spielt. Unsere Kunden schätzen es, dass sie einen direkten Ansprechpartner haben, der ihre individuellen Anforderungen versteht und diese mit Fachwissen umsetzt. Die Abwicklung erfolgt über standardisierte Prozesse, die auf etablierten und modernen Systemen basieren. Diese bieten einen hohen Automatisierungsgrad und Effizienz. Vielmehr profitieren sie von unserer langjährigen Erfahrung und der Verlässlichkeit dieser Systeme. Durch diese Struktur können wir eine sehr präzise und termingerechte Abwicklung garantieren. Wir beobachten die RPA-Entwicklung und verstehen, dass hier Potential liegt.
Das klingt nach einem starken Fokus auf den Menschen hinter den Prozessen. Wenn Sie einen Blick in die Zukunft werfen: Welche Rolle wird Outsourcing im Bereich HR und Payroll in den nächsten Jahren spielen?
Sven Feldheim: Ich bin überzeugt, dass Outsourcing in den kommenden Jahren noch wichtiger werden wird. Der administrative Aufwand in HR-Abteilungen nimmt stetig zu, sei es durch gesetzliche Änderungen oder die steigende Komplexität im Personalmanagement. Unternehmen werden sich mehr auf ihre strategischen Ziele konzentrieren müssen, und das Outsourcing von administrativen Aufgaben wird ihnen dabei helfen, diese Freiräume zu schaffen. Die Nachfrage nach spezialisierten Dienstleistern wird weiter steigen, weil Unternehmen nicht nur nach Kosteneinsparungen suchen, sondern auch nach Qualitätssteigerungen und Prozesssicherheit. Wir bei ICS adminservice sind darauf vorbereitet, diesen Wandel aktiv mitzugestalten und unseren Kunden auch in Zukunft die bestmögliche Unterstützung zu bieten.
Herr Feldheim, vielen Dank für das interessante Gespräch und die Einblicke in die Zukunft von HR- und Payroll-Outsourcing.
Sven Feldheim: Es war mir eine Freude. Vielen Dank!