Neue Regelungen für Betriebsveranstaltungen ab 2024

In vielen Firmen laufen bereits die Vorbereitungen für die diesjährige Weihnachtsfeier. Doch gerade im Hinblick auf die Lohnsteuer müssen einige Stolpersteine beachtet werden. Ab 2024 will der Gesetzgeber einen großzügigeren Freibetrag gewähren. Was ist geplant?

Ob kleine oder große Unternehmen: Betriebsveranstaltungen sind eine beliebte Methode, die Mitarbeiterbindung und das Zusammengehörigkeitsgefühl zu stärken. So kann die Geschäftsleitung die Gelegenheit nutzen, auf gemeinsame Erfolge zurückzublicken und die geleistete Arbeit wertzuschätzen. Und das Team kann sich in lockerer Atmosphäre austauschen. Gerade die Weihnachtsfeier gehört deshalb vielerorts zum Standard. Doch häufig wird auch unterjährig noch ein Sommerfest oder ein Betriebsausflug organisiert.

So bleiben Weihnachtsfeiern und Sommerfeste lohnsteuerfrei

Für die Lohnbuchhaltung sind Betriebsveranstaltungen jedoch mit einigen Fragestellungen verbunden. Grundsätzlich entstehen durch die Veranstaltung Kosten (zum Beispiel für Speisen, Getränke, Raummiete, Eintrittskarten usw.), die der Arbeitgeber hier für alle trägt. Es handelt sich also um Zuwendungen an die Arbeitnehmer. Muss also auch Lohnsteuer einbehalten werden?

Lohnsteuerfrei bleibt eine Betriebsveranstaltung, wenn

die Teilnahme allen Angehörigen des Betriebs offensteht,
die Zuwendungen des Arbeitgebers 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmenden Arbeitnehmer und
maximal zwei Betriebsveranstaltungen jährlich durchgeführt werden.

Bei dem Betrag von 110 Euro handelt es sich um einen Freibetrag. Liegen die Zuwendungen des Arbeitgebers für die Betriebsveranstaltung über dem Betrag, muss der übersteigende Betrag lohnversteuert werden. Dies kann individuell je Arbeitnehmer erfolgen oder durch eine Pauschalversteuerung.

Wichtig: Höherer Freibetrag ab 2024 geplant

Ab 2024 plant die Bundesregierung durch das sog. Wachstumschancengesetz, den Freibetrag für Betriebsveranstaltungen von bisher 110 Euro auf 150 Euro zu erhöhen. Das gibt Arbeitgebern also bei der Organisation von Veranstaltungen noch einmal etwas mehr Spielraum.

Lohnbuchhaltung muss Freibetrag prüfen

Im besten Fall ist keine Lohnversteuerung erforderlich. Dies muss jedoch genau geprüft werden. Die Lohnbuchhaltung muss deshalb ermitteln, welche Aufwendungen angefallen sind (inkl. Umsatzsteuer) und wie viele Arbeitnehmer tatsächlich teilgenommen haben. Die Kosten sind dann pro Kopf aufzuteilen. Wird der Freibetrag nicht überschritten und sind die weiteren o.g. Voraussetzungen erfüllt, so bleibt die Veranstaltung lohnsteuerfrei.

Beliebtes Thema in Außenprüfungen

Die Buchhaltung muss hier sehr sorgfältig und genau vorgehen. In einer Lohnsteuer-Außenprüfung sind gerade Betriebsveranstaltung regelmäßig im Fokus. So wird beispielsweise geprüft, ob Aufwendungen berücksichtigt worden sind, die unmittelbar mit der Betriebsveranstaltung im Zusammenhang entstehen. Wichtig ist auch, dass die Veranstaltung tatsächlich allen Arbeitnehmern offenstand und nicht beispielsweise nur ausgewählten Führungskräften. Hier ist fachliches Know-how in der Buchhaltung wichtig, damit mögliche lohnsteuerliche Risiken vermieden werden.

Bildquelle: Adobe Stock Fotograf: s-motive

Autor

Sylvia Meier
Gastautorin

Sylvia Meier ist Diplom-Finanzwirtin (FH) und war bereits im Finanzamt, in der Beratung (Big Four-Gesellschaft) und in einem Fachverlag tätig. Sie unterstützt heute als freie Mitarbeiterin Unternehmen und kann insbesondere zu den Themen Steuern, Controlling, Rechnungswesen und Finanzen zahlreiche Publikationen vorweisen.

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