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Abbildung: Geschaeftsmann dreht Zahnraeder mit Zeigefinger

Zahlreiche Unternehmen aus der freien Wirtschaft lagern bestimmte Aufgaben oder ganze Abteilungen an externe Dienstleister aus. Die öffentlichen Verwaltungen in Deutschland hinken dieser Entwicklung noch weit hinterher. Die Bundesregierung hat bereits im Sommer 2014 eine digitale Agenda vorgestellt, doch die Umsetzung von Digitalisierung und Outsourcing in der öffentlichen Verwaltung geht nur langsam voran. Dabei lohnen sich Auslagerungen vor allem im kaufmännischen Bereich. Externe Dienstleister erstellen zuverlässig und kostengünstig die Gehaltsabrechnungen für die Angestellten im öffentlichen Dienst. Reisekosten lassen sich schnell und rechtssicher durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen abrechnen. Im Finanzbereich sowie im Rechnungswesen arbeiten externe Controller häufig effektiver als hauseigene Mitarbeiter.

Die aktuelle Situation in der öffentlichen Verwaltung

Behörden und Verwaltungen in Deutschland wickeln täglich eine Vielzahl an kaufmännischen Vorgängen ab. Dabei stehen Bund, Länder und Gemeinden vor dem Problem, dass die derzeitige Art der Bearbeitung hohe Kosten verursacht und zum Teil sehr lange dauert. Viele Arbeitsvorgänge werden analog bearbeitet. Wegen der staatlichen Schuldenlast fehlen die Mittel für die Digitalisierung der Prozesse. Dabei stellen Digitalisierung und Outsourcing eine sinnvolle Strategie für den öffentlichen Sektor dar, um die Abwicklung der Bürgeranliegen und der internen Anlässe zu beschleunigen und die Kosten zu senken.

Ein weiteres Hindernis ist das Alter des Fachpersonals in der öffentlichen Verwaltung. Schon heute sind rund drei Viertel aller Beschäftigten im öffentlichen Dienst 35 Jahre alt oder älter. Durch den demografischen Wandel wird sich der Anteil der Beschäftigten, die älter als 60 Jahre sind, bis zum Jahr 2060 verdreifachen.

Diese Hürden muss der öffentliche Dienst überwinden

Behörden und Verwaltungen führen Modernisierungen und Auslagerungen nur zögernd durch, weil diese Veränderungen zunächst Geld kosten. Wegen begrenzter Budgets verzichten die Behördenleiter auf die Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen. Um andere Wahlversprechen einzuhalten, schieben Politiker entsprechende Pläne um einige Jahre auf. Dabei amortisieren sich die Ausgaben schon nach kurzer Zeit, weil die Verwaltungen schneller und effizienter arbeiten und ihre Produktivität erhöhen.

Viele Ämter arbeiten noch immer sehr dezentral. Wichtige Aufgaben in den Bereichen Personal, IT, Einkauf oder Controlling werden doppelt ausgeführt, weil sie durch unterschiedliche Referate erledigt werden. Auch hier muss ein Umdenken bei den Mitarbeitern einsetzen und starre Strukturen im Personalbereich müssen sich verändern. Die Behörden stehen in direkter Konkurrenz zur Privatwirtschaft, um Experten für die Einführung von Digitalisierung und Outsourcing zu finden. Viele Arbeitsverträge im öffentlichen Dienst sind befristet und die frühere Arbeitsplatzsicherheit ist wegen immer neuer Sparmaßnahmen nicht mehr gegeben.

Eine weitere Hürde zur Auslagerung bestimmter Aufgaben und Geschäftsbereiche liegt in der rechtlichen Zulässigkeit. Das deutsche Verwaltungsrecht unterscheidet zwischen freiwilligen und pflichtigen Selbstverwaltungsaufgaben der Gemeinden. Außerdem gibt es Pflichtaufgaben nach Weisung, die der Fachaufsicht durch eine übergeordnete Behörde unterstehen. Pflichtaufgaben nach Weisung müssen immer von der zuständigen Gemeinde ausgeführt werden und dürfen nicht ausgelagert werden.

Anders sieht es bei den freiwilligen und den pflichtigen Selbstverwaltungsaufgaben aus. Diese Aufgaben dienen der Erfüllung kultureller, sozialer und wirtschaftlicher Erfordernisse zur Grundversorgung der Bevölkerung. Um die Selbstverwaltungsaufgaben zu erfüllen, können die Gemeinden entscheiden, ob sie die notwendigen Arbeitsanlässe selbst bearbeiten oder ob sie die Geschäftsvorfälle an einen externen Anbieter abgeben. Im Rahmen des Subsidiaritätsgedankens müssen die Behörden prüfen, ob ein privates Unternehmen die Aufgaben effektiver und wirtschaftlicher erfüllen kann.

Wie sehen Sie die künftige Entwicklung im öffentlichen Sektor? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar.

Bildquelle: Fotolia.com, Fotograf: everythingpossible

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