Dienstleister Reisekostenabrechnung: Modern Personal verwalten!

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Abbildung: Flugzeug Dienstreise

Viele Unternehmen mussten in den letzten Jahren feststellen, dass die Anzahl der Geschäftsreisen und die Ausgaben dafür ständig gestiegen sind. Daher stehen die Kosten in diesem Bereich gerade bei Unternehmen mit vielen reisenden Mitarbeitern genau auf dem Prüfstand. Der Verband Deutsches Reisemanagement e.V. veröffentlicht jährlich eine Studie über die Entwicklung der Reisen und der Reisekosten in Unternehmen. Dabei steht auch die Reisekostenabrechnung im Mittelpunkt. Befragt wurden mehr als 800 deutsche Unternehmen aus allen Branchen und Größenklassen.

Die VDR-Geschäftsreiseanalyse für das Jahr 2014 zeigt deutlich, dass die Zahl der Geschäftsreisenden wieder steigt. Im Jahr 2013 meldeten die Unternehmen mehr als 170 Millionen Dienstreisen, die mit Kosten von 48,2 Milliarden Euro verbucht worden sind. Durchschnittlich gab jeder Dienstreisende im Untersuchungszeitraum 148 Euro pro Tag aus. Dabei setzen sich die Reisekosten aus vielen unterschiedlichen Positionen zusammen, zu ihnen gehören neben den Fahrt- und Übernachtungskosten auch Bewirtungsaufwendungen, Parkgebühren, Verpflegungsaufwand, Miete für Veranstaltungsräume, Messetickets und andere mehr.

Befragt wurden sowohl größere als auch mittlere und kleinere Unternehmen. Im Bereich der Reisekosten konnten Unternehmen mit mehr als 1.500 Mitarbeitern ihre Aufwendungen im Vergleich zum Vorjahr um mehr als 2 Prozent senken. Bei vielen von ihnen macht sich der Einsatz von speziell geschulten Mitarbeitern, den Travel Managern, bemerkbar. Diese organisieren nicht nur Reisen und Übernachtungen, sie kümmern sich auch um Nachhaltigkeit der Reisen, Servicequalität und den auf Reisen oft vernachlässigten Datenschutz. Grundlage der Reisekostenabrechnung sind in vielen Unternehmen die entworfenen Reiserichtlinien.

Ein nicht unerheblicher Teil an den Gesamtkosten entfällt auf die Reisekostenabrechnung. Der administrative Aufwand ist hoch, müssen hier doch Belege gesammelt, auf gesetzliche und betriebliche Erfordernisse geprüft und die Daten elektronisch erfasst werden. Nicht selten werden die Belege manuell verarbeitet und archiviert, die Daten in einfachen Tools, wie z.B. Excel erfasst. Neben dem erwähnten Arbeitsaufwand lauert hier eine große Fehlerquelle, die womöglich erst bei der nächsten Betriebsprüfung aufgedeckt wird und zu Nachzahlungen und Säumniszuschlägen führen kann.

Spezialisierte Dienstleister Reisekostenabrechnung setzen moderne Management- und Abrechnungstools ein, die bereits die betriebliche und gesetzliche Konformität automatisch im Arbeitsprozess absichern. Reisende können ihre Beantragung und Abrechnung über ein Portal abwickeln, Belege werden digital erfasst und gespeichert. Das schafft Transparenz, Sicherheit und senkt die Kosten pro Reise erheblich.

Die Dienstleister Reisekostenabrechnung bereiten alle Belege rechtssicher so auf, dass sie von den Buchhaltern des Unternehmens ohne Probleme verbucht werden können. Dabei werden auch die Regelungen zum Verpflegungsmehraufwand und zur Mahlzeitengestellung an die Mitarbeiter korrekt angewendet.

Das Outsourcing birgt natürlich auch Risiken, denn damit gibt das Unternehmen einen Teil seiner Personalverwaltung aus der Hand. Es entsteht eine Abhängigkeit von Dritten, die besondere Anforderungen an den Datenschutz und die Geheimhaltung mit sich bringen. Unternehmen sollten hier genaue Regeln und Verantwortlichkeiten zusammen mit dem externen Partner festlegen.

Wie viel Aufwand hat Ihre Personalabteilung mit der Reisekostenabrechnung? Haben Sie über ein Outsourcing an einen spezialisierten Dienstleister Reisekostenabrechnung bereits nachgedacht? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar!

Bildquelle: Fotolia.com, Fotograf: Kovalenko Inna

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