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Abbildung: Mann mit Kopf in einer Wolke

Für viele HR-Verantwortliche gilt der Begriff des Outsourcings in ihrer Abteilung auch in Zeiten der digitalen Transformation und Optimierung immer noch als Schreckgespenst – so zumindest belegt es eine kürzlich durchgeführte Studie eines IT-Dienstleisters in Kooperation mit der Cisar Consulting and Solutions GmbH, in der

knapp 75 Personalchefs kleiner, mittlerer und großer Unternehmen deutschlandweit befragt wurden. Doch sind solche Ängste aktuell noch begründet?

Wenn es um Themen wie Business Process Outsourcing im Bereich der Gehaltsabrechnung geht, sind die meisten Personalentscheider oft hin und her gerissen: Einerseits ist man sich den Herausforderungen wie digitale Veränderung, Senkung von Kosten und einem gezielten Einsatz von personellen Ressourcen bewusst, andererseits möchte man klar die Kontrolle und das Wissen im eigenen Haus halten. Zudem handelt es sich auch um sensible Daten deren Schutz wichtig sei. Das Bauchgefühl überwiegt jedoch meist – so belässt man am besten alles so wie es ist. Es hat ja bisher auch funktioniert. Dies entspricht laut Studie ca. 57 Prozent der Meinungen befragter Personalleiter, die ihre Gehaltsabrechnung und die damit verbundene IT-Infrastruktur im eigenen Haus eigenständig durchführen.

Die Gründe für eine eigenständige Erledigung der Aufgaben und die dahinterliegende Strategie sind vielfältig aber nicht neu: Laufen Systeme und Prozesse „Inhouse“ bleibt man unabhängig und flexibel. Die eigenen Daten sind sicher(er) und über Jahre angehäuftes Know-how bleibt im eigenen Unternehmen erhalten. Dies sind zumindest die Hauptgründe gegen ein Outsourcing und Grundlage dafür, Bauchentscheidungen meist über rationale Entscheidungen zu diesem Thema zu stellen.

Doch sind diese Ängste vor Verlust von Wissen und der Kontrolle etc. tatsächlich begründet? Immerhin haben sich 16 Prozent für ein komplettes HR Outsourcing der Gehaltsabrechnung inkl. Verlagerung des IT-System entschieden. Ein reines IT-Outsourcing haben 27 Prozent der Befragten Unternehmen vollzogen. Als überzeugendes Argument für ein HR Outsourcing sahen die Befragten die klare Entlastung der Mitarbeiter, die wieder mehr Freiräume für strategische und beratende Personalthemen haben, anstatt in administrativen Tätigkeiten zu ersticken. Überzeugend ist zudem die Tatsache, dass das Thema Sicherheit bei zertifizierten Dienstleistern (gerade im IT-Umfeld) um ein Vielfaches höher ist. Auch das Thema Know-how geht nicht verloren sondern wird verlagert – schließlich bringt ein Dienstleister eigenes und meist neues Wissen mit. Vorteile für den Auftraggeber ergeben sich zusätzlich in Form von Kostentransparenz (pay-per-use). Unternehmen sehen sich in Bezug auf Digitalisierung von Prozessen besser vorbereitet.

Viele Unternehmen schrecken vor einem HR Outsourcing jedoch oft zurück, weil allein die Initiierung eines solchen Projektvorhabens Dimensionen annehmen kann, die oftmals nicht erwartet werden – das Bauchgefühl bestätigt sich hier meistens und das Vorhaben kommt zum Stillstand. Entscheidend für eine erfolgreiche Auslagerung ist daher eine aktive Zusammenarbeit mit einem zukünftigen Servicepartner. Steht man vor der Entscheidung, Teile der Personalabteilung oder gar sämtliche administrativen Prozesse zu verlagern kann ein Prozessberater bereits vorab viele Informationen liefern und Klarheit über das gesamte Vorhaben schaffen.

Die meisten Ängste sind daher unbegründet und können bereits im Vorfeld – bei den Überlegungen ob ein Outsourcing Sinn macht oder nicht – relativiert werden. Insofern sollten sich HR-Verantwortliche dem sog. Schreckgespenst Outsourcing stellen und auf rationaler Ebene entscheiden, neue Lösungsansätze für die bestehenden Herausforderungen in Unternehmen zu erschließen.

Haben Sie Erfahrung mit HR Outsourcing? Sehen Sie für Ihr Unternehmen HR Outsourcing als Chance?

Bildquelle: Fotolia.com, Fotograf: lassedesignen

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