Shared Services & Outsourcing im Mittelstand

Immer mehr mittelständische Unternehmen stehen heute vor der Frage, ob sie bestimmte Aufgaben durch selbst eingestellte Fachkräfte erfüllen oder doch besser an Dienstleister übergeben sollen. Wie die Antwort im Einzelfall ausfällt, hängt von sehr vielen individuellen Faktoren ab.

Wie unterscheiden sich Shared Services und Outsourcing

Shared Service Center fassen gleiche, bisher an mehreren Standorten durchgeführte Prozesse zusammen. Dabei wird das Ziel verfolgt, den Ressourceneinsatz zu optimieren (Personal, Technologie, Infrastruktur) und über die Nutzung von Skaleneffekten Kosten zu senken. Shared Service Center sind selbständige Organisationseinheiten und werden meist als Profit-Center organisiert.
Beim Outsourcing werden Geschäftsprozesse an einen wirtschaftlich und rechtlich selbständigen externen Dienstleister ausgelagert. Leistungen werden damit über den Markt bezogen und nicht mehr selber erbracht. Mit Outsourcing wird das Ziel verfolgt, die Fertigungstiefe zu senken, sich auf das eigene Kerngeschäft zu konzentrieren und über die Variabilisierung von Fixkosten Kostensenkung zu realisieren.
Grundsätzlich ist es eine strategische Entscheidung, wie mit Prozessen verfahren wird. Die Prozesse müssen bezüglich ihrer Auslagerungsfähigkeit beurteilt werden. Die Nähe zum Kerngeschäft, strategische Bedeutung und spezifisches Know-how sind u.a. zu berücksichtigende Faktoren.
Das Outsourcing von Geschäftsprozessen bietet sich bei Prozessen an, die operativer Natur sind, immer wiederkehren und abseits des Kerngeschäfts liegen.
Die Bildung eines Shared Service Centers ist nur sinnvoll, wenn Geschäftsprozesse an mehr als einem Standort erfolgen und sie standardisierbar sind.

Welche konkreten Vorteile hat das Outsourcing für den Mittelstand?

Die Übergabe von Prozessen an spezialisierte Outsourcing-Dienstleister im Mittelstand setzt im eigenen Unternehmen Ressourcen frei. Die internen Prozesse fallen weg und werden durch den externen Partner effizienter erbracht. Kapital und Personal können für strategisch wichtige Aufgaben eingesetzt werden, die das Unternehmen nach vorne bringen. Personal kann freigesetzt werden oder zum externen Dienstleister übergehen. Der Outsourcing-Dienstleister trägt Teile des unternehmerischen Risikos. Operative und finanzielle Risiken werden verlagert: u.a. Risiko von Personalausfällen, Demografischer Wandel, Fachkräftemangel, Personalentwicklung.

Wer bspw. keine Vollzeitkraft für bestimmte Aufgaben einstellen kann oder möchte, der hat üblicherweise den Nachteil, dass eine Teilzeitkraft nicht über den gesamten Geschäftstag hinweg oder nur an einzelnen Tagen erreichbar ist. Dieser Nachteil kann mit dem Outsourcing beseitigt werden. Da der Dienstleister auch für andere Unternehmen tätig ist und einen guten Service bieten möchte, bietet er in der Regel kundenfreundliche Zeiten der Erreichbarkeit, die häufig über die eigenen Geschäftszeiten weit hinausgehen. Der Unternehmer muss sich bei der Kooperation mit spezialisierten Dienstleistern keine Gedanken über eine Vertretung während eines Urlaubs oder einer Krankheit machen, weil der Dienstleister eine durchgängige Betreuung bietet.

Auch Investitionen in Organisation, Informationstechnologie (Hard- und Software) obliegen dem externen Partner.

Mittelständische Unternehmen, die sich für Business Process Outsourcing entscheiden, entscheiden sich für schlanke Prozesse mit klaren Verantwortungs- und Zuständigkeitsfeldern. Sie haben dauerhaft Zugriff auf Fachpersonal und Technologie auf dem neusten Stand.

Die Kostenstruktur beim Unternehmer verändert sich. Fixe Kosten werden zu bedarfsorientierten variablen Kosten, da nur in Anspruch genommene Leistungen des Dienstleisters bezahlt werden.
Kosten werden transparenter und besser kalkulierbar. Kostensenkungspotentiale ergeben sich aus Skaleneffekten und Synergieeffekten beim Outsourcing-Dienstleister, der den ausgelagerten Prozess für viele weitere Kunden übernimmt. Das ist sein Kerngeschäft!

Im Unterschied zu Shared Services müssen Prozesse nicht selbständig umorganisiert werden. Aufwände für Personal, permanenten Auf- und Ausbau von Know-how sowie die Bereitstellung von Informationssystemen, inklusive deren Betrieb und Wartung, fallen weg.
Bei der Wahl des passenden Dienstleisters können vor allem auch Qualitätssteigerungen erzielt werden.

Die Effekte eines Shared Service Center sind jedoch nicht die eines Outsourcings.
Um im direkten Vergleich dieselben Kostenvorteile bspw. zu erzielen ist beim Shared Service Center die Generierung externen Zusatzgeschäfts nötig.

Auslagerung von Aufgaben ist an vielen Stellen interessant

Einige Dinge haben sich bereits etabliert. Dazu gehört die Betreuung von Daten- und Kommunikationsnetzwerken durch Drittfirmen. Auch die Reinigung von Geschäftsräumen sowie die Zugangskontrolle durch geschulte Sicherheitskräfte oder die Betriebskantine werden gern an kooperierende Fachunternehmen übergeben. Zudem gilt die Verwaltung als outsourcingaffiner Bereich. Kaufmännische Prozesse wie die Personalabrechnung, die Finanzbuchhaltung, der Prozess der Personalbeschaffung sind nur Beispiele dafür, welche Aufgaben aus einem mittelständischen Unternehmen kostengünstig ausgelagert werden können.

Fazit

In der Praxis sind Shared Service Center häufig unnötige Vorstufen zum Outsourcing, denn davon versprechen sich Unternehmen weniger interne Widerstände.
Es kann durchaus sinnvoll sein, dem Kerngeschäft sehr nahe Prozesse, die sich möglicherweise nicht für ein Outsourcing eignen, in einem Shared Service Center zusammenzufassen.
Es gibt somit auch Konstellationen, bei denen beide Modelle parallel genutzt werden. So gibt es im HR Management beispielsweise Shared Service Center für die Bereiche Personalentwicklung, Arbeitsrecht und Personalcontrolling. Die Geschäftsprozesse Lohn- und Gehaltsabrechnung, Reisekostenabrechnung und das Bewerbermanagement eignen sich jedoch sehr gut für ein Outsourcing und werden aus dem Unternehmen heraus gegeben. Fakt ist, dass das Outsourcing im Mittelstand mit einigen Vorteilen verbunden ist, die sich bei einer professionellen Umsetzung vor allem in der Qualität und bei den Kosten niederschlagen können.

Wie gehen Sie mit dem Thema um? Schreiben Sie uns einen Kommentar – wir freuen uns über Ihre Erfahrungen.

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