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Abbildung: LKW

Kostensenkung, Prozessdesign, Finanzinformationen für strategische Entscheidungen, Einhaltung von Compliance-Vorgaben und nicht zuletzt der Fachkräftemangel sind Zukunftsthemen, denen Finanzabteilung und Unternehmensleitung aktuell sehr große Bedeutung zuschreiben. Jedoch mangelt es in vielen Unternehmen an entsprechendem Freiraum für die Erfüllung strategischer Steuerungsaufgaben. Finanzabteilungen kämpfen verstärkt mit dem Kosten- und Zeitdruck im wirtschaftlichen Wettbewerb und sind zu mehr Effizienz gezwungen.

Der Aufwand für administrative Aufgaben im Finanz- und Rechnungswesen verschlingt einen Großteil der vorhandenen Kapazitäten. Für die Unternehmensstrategie und -steuerung wichtige Informationen bleiben dabei nicht selten auf der Strecke.

Wichtiges Ziel ist es, die Aufwände für administrative Prozesse zu reduzieren, um so Freiräume für strategische Aufgaben zu schaffen. Als erfolgreiches Konzept zur exzellenten Kapazitätssteuerung gewinnt neben Automatisierung, Prozessoptimierung und Zentralisierung insb. F&A Outsourcing an Bedeutung.

F&A Outsourcing – Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Logistik-Dienstleister mit Hauptsitz in Bayern hat bereits 2001 F&A BPO als Erfolgsmodell für sich erkannt. Als Kurier-, Express- und Paketdienst gegründet, gehört er heute zu einer internationalen Logistik-Gruppe und transportiert täglich mehr als 50.000 Sendungen. Innerhalb Europas und Deutschland zählt das Unternehmen zu den größten Marktteilnehmern.

Folgende Herausforderungen galt es zu bewältigen: Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit durch Konzentration auf Kernaufgaben, Erhöhung der Kostenflexibilität, Verringerung administrativer Tätigkeiten und Schaffung von Freiräumen für strategische Entscheidungen.

Die Lösung war die Auslagerung der kompletten Finanzbuchhaltung inkl. Zahlungsverkehr, Monats- und Jahresabschlüssen. Ebenso die technische Systembetreuung von SAP R/3® (FI/CO), die Papierarchivierung von Dokumenten und die digitale Archivierung von SAP®-Daten.

Chancen und Risiken des Business Process Outsourcing

Nicht immer muss die komplette Finanzbuchhaltung an den Dienstleister übertragen werden. Sinnvoll ist in vielen Fällen auch ein Teil-Outsourcing. Aus Fixkosten werden bedarfsorientierte, variable Kosten und im Zuge der Spezialisierung des Dienstleisters sowie der Nutzung der externen genormten IT-Infrastruktur großer Rechenzentren kann von den positiven Skaleneffekten profitiert werden.

Für den Bereich Finance und Accounting sind Outsourcingmodelle gefragt, die den alleinigen Fokus nicht auf die Kostenseite legen. Vielmehr ist es wichtig, im Rahmen des Outsourcing-Projektes, die bestehenden Prozesse gemeinsam mit dem Dienstleister zu analysieren und die Prozesskomplexität an die tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens anzupassen.

Beim BPO werden Kosten und Verantwortung für den laufenden Betrieb der Rechnungswesen-Systeme durch den Dienstleister getragen. Letztlich haftet der Dienstleister für die Richtigkeit seines Handelns und nicht zuletzt auch für Geheimhaltung und Datensicherheit. Die Besichtigung von Arbeitsplätzen sowie Technik und Sicherheitseinrichtungen vor Vertragsabschluss ist empfehlenswert, um Datenschutz- und Sicherheitsbedenken auszuräumen.

Damit das Outsourcing gelingt, ist es wichtig, dass die Erwartungshaltungen an den Dienstleister genau definiert werden. Eine gemeinsame Analyse der Prozesse und Festlegung der Aufgaben, sind Voraussetzung dafür, dass später ein klares und für beide Seiten umsetzbares Vertragswerk entsteht. Unsere Erfahrungen zeigen, dass ungenaue und zu knappe Standardwerke hier fehl am Platz sind. Es reicht nicht aus, die Rechte und Pflichten nur zu umreißen. Das hinterlässt oftmals ein Gefühl der Unsicherheit und erzeugt nicht die notwendige Prozesseffektivität.

Als Auftraggeber muss man sich zudem bewusst machen, dass Know-how verlagert wird und genau deshalb die Fluktuationsquote beim Dienstleister genauer betrachten. Es ist sicherzustellen, dass der Outsourcing-Dienstleister über ausreichend qualifiziertes Personal und Ausfallstrategien, nicht nur auf der personellen Seite, verfügt.

Am wichtigsten aber ist Transparenz und Kommunikation von beiden Seiten. So gilt es von Beginn an Schattenbuchhaltungen zu vermeiden, verbleibende Steuereinheiten nicht unnötig aufzublähen und feste Ansprechpartner und Aufsichtspflichten zu definieren.

Fazit

Indem Teilprozesse oder das gesamte Finanzwesen an einen Dienstleister ausgelagert werden, entstehen für ein Unternehmen wesentliche Vorteile. Neben der bereits erwähnten Prozesseffizienz gewinnen Firmen die outsourcen auch durch die Personaleffizienz der Dienstleister. Abwesenheiten werden optimal abgefedert, Personalreserve im eigenen Unternehmen entfallen und vorhandene Kapazitäten können exzellent gesteuert werden. Eine ebenso große Bedeutung hat die fachliche Qualität, welche sich laufend den aktuellen Anforderungen anpasst. Gesetzesänderungen werden zeitnah umgesetzt und kostenintensive Schulungen für eigene Fachbereiche entfallen. Damit kann Outsourcing auch eine Lösung für den Fachkräftemangel sein, als Konzept auf dem Weg zum Markterfolg.

Dieser Beitrag wurde auf dem diesjährigen BPO&ITO-Forum in Berlin thematisiert. Hier finden Sie den ausführlichen Beitrag (im englischen Original). Weitere Informationen zum BPO&ITO-Forum finden Sie hier.

Haben Sie Erfahrung mit F&A Outsourcing? Können Sie sich vorstellen, Ihre Finanzbuchhaltung an einen externen Dienstleister zu vergeben? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar!

Bildquelle: Fotolia.com, Fotograf: Arvydas Kniukšta

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