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Abbildung: Brille und Weltglaskugel

Die Kreditorenbuchhaltung gehört zu den klassischen Zweigen der Finanzbuchhaltung jedes Unternehmens. Sie befasst sich im Wesentlichen mit der Bearbeitung der eingehenden Rechnungen, die Lieferanten und Dienstleister zulasten des Unternehmens im Rahmen bestehender oder neu angebahnter Geschäftsbeziehungen erstellen. Die zentrale Bedeutung der Kreditorenbuchhaltung liegt darin, dass die hier gewonnenen Daten wichtige betriebswirtschaftliche Kennzahlen liefern und zuverlässige Aussagen über den aktuellen Liquiditätsstatus eines Unternehmens ermöglichen. Kann Ihre Kreditorenbuchhaltung das ohne unnötig großen Aufwand leisten? Ist Ihre Kreditorenbuchhaltung zukunftsfähig?

Status quo Kreditorenbuchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung soll in Abstimmung mit den unternehmensintern zuständigen Fachabteilung und der Geschäftsführung alle Prozesse bewältigen, die zur ordnungsgemäßen Bearbeitung eingehender Waren- und Dienstleistungsrechnungen gehören und der Geschäftsleitung regelmäßig die Eckdaten bereitstellen, die zur zuverlässigen Beurteilung des aktuellen Liquiditätsstatus erforderlich sind. Der Arbeitsprozess umfasst insbesondere die Aufgaben: Stammsatzerstellung, die sachliche und rechnerische Prüfung eingehender Rechnungen, die Erfassung der kreditorischen Eingangsrechnungen, die Offene-Posten-Verwaltung sowie die Zahlungsveranlassung.
In vielen Fällen erfolgen Arbeiten der Kreditorenbuchhaltung noch manuell und der Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen in Papierform. Damit einhergehende Nachteile sind nicht selten hohe Kosten, Intransparenz und langwierige Prozesse. Rechnungsumläufe verzögern sich durch Abwesenheiten, Rechnungen gehen verloren, der Verarbeitungsstatus ist unklar, Kontrollemechanismen sind nicht klar definiert und die Kosten der manuellen Rechnungsverarbeitung sind als Gemeinkosten meist vollkommen intransparent.
Teils nutzen Unternehmen bereits unterstützende betriebsintern entwickelte oder zugekaufte Workflow-Systeme. Eine unternehmensinterne effiziente Automatisierung der Prozesse ist jedoch aufwendig und bedarf viel Know-how. Damit Produktivitätssteigerungen möglich sind, müssen die Abläufe professionell für die Digitalisierung vorbereitet werden. Es reicht nicht aus, die Digitalisierung und neue IT-Lösungen bewährten Prozessen überzustülpen. In dem Fall bleiben versprochene Effizienzsteigerungen aus.
Um Kostensenkungspotentiale und Optimierungsmöglichkeiten umfassend ausschöpfen zu können, ist eine ganzheitliche Prozessoptimierung anzustreben.
Insgesamt werden in der Finanzbuchhaltung häufig wertvolle personelle und finanzielle Ressourcen durch lange Bearbeitungszeiten und überalterte Prozesse gebunden. Eine Outsourcing-Lösung kann Unternehmen dabei unterstützen, Kapazitäten effizienzsteigernd einzusetzen und Kosten langfristig zu optimieren.

Mit Outsourcing Kreditorenbuchhaltung und Liquiditätsmanagement modernisieren

Gerade im Bereich der Kreditorenbuchhaltung liegt sehr viel Potential für die Beschleunigung und Vereinfachung der Abläufe. Outsourcing-Partner bieten integrierte Lösungen, als Symbiose von moderner Workflow Technologie und effizienter Sachbearbeitung. Beim outsourcenden Unternehmen verbleibt unter Umständen lediglich die sachliche Freigabefunktion, auf elektronischem Weg. Die Zusammenarbeit mit einem Outsourcing-Partner kann über die reine Kreditorenbuchhaltung hinaus gehen. Ein hochwertiges Kreditorenmanagement tritt an die Stelle der unternehmensinternen, betriebswirtschaftlich wenig aussagekräftigen Sachbearbeitung. Der spezialisierte Outsourcing-Partner für die Kreditorenbuchhaltung ist schlank organisiert und liefert aussagefähige Zahlen für die Cash- und Liquiditätsplanung. So ist beispielsweise rechtzeitig erkennbar, ob kurz- oder mittelfristig Kreditbedarf entsteht oder ob die Auflösung bzw. Bildung von Rückstellungen ansteht. Der Partner kann bei der Steuerung von Zahlungsströmen und der Liquiditätsplanung gezielt unterstützen, so dass das Unternehmen in der Lage ist, flexibel und schnell auf aktuelle Anforderungen zu reagieren.
Mit der Auslagerung von Teilen oder dem gesamten Finanzwesen sind wesentliche Vorteile verbunden. Neben der Nutzung von spezialisiertem Prozess-Know-how können Unternehmen von der Personaleffizienz des Dienstleisters profitieren. Abwesenheiten werden optimal abgefedert. Es müssen keine Personalreserven bereit gehalten werden und vorhandene Kapazitäten wertschöpfend eingesetzt werden. Das auslagernde Unternehmen gewinnt an fachlicher Qualität, die sich laufend den aktuellen Bedingungen anpasst. Gesetzliche Änderungen werden gepflegt und kostenintensiver Schulungsaufwand entfällt. Die Service-Kosten können sich nach den vereinbarten Service Level Agreements (SLAs) richten oder sie berechnen sich auf Basis des Dokumentenvolumens, welches verarbeitet wird. Aus fixen Kosten werden bedarfsorientierte, variable Kosten. Zudem können die positiven Skaleneffekte aus der Spezialisierung des Dienstleisters sowie der Nutzung der externen genormten IT-Infrastruktur großer Rechenzentren genutzt werden.

Fazit

Die Bedeutung der Kreditorenbuchhaltung ist nicht zu unterschätzen. Sie ist Grundlage für liquiditätsrelevante Entscheidungen und damit ein wichtiges Instrument der Unternehmensführung. Mittels Prozessoptimierung und verstärkter Digitalisierung im Bereich der Kreditorenbuchhaltung, z.B. im Zuge eines Outsourcings der Kreditorenbuchhaltung, lässt sich die Finanzbuchhaltung vereinfachen, professionalisieren und zukunftsfähig machen. Neben den Kostenvorteilen sind vor allem Qualitäts- und Kapazitätseffekte Ergebnis von eines Outsourcings der Kreditorenbuchhaltung. Der Prozess gewinnt an Flexibilität und ist vollständig transparent.

Haben Sie Ihre Prozesse der Kreditorenbuchhaltung auf dem Prüfstand? Wie sichern Sie die Effizienz in Ihrer Finanzbuchhaltung? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar.

Bildquelle: Fotolia.com, Fotograf: BillionPhotos.com

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