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Abbildung Zahnräder Digital Transformation

Auf dem Weg in die Zukunft kommen Unternehmen an der Digitalisierung nicht vorbei. Immer mehr Prozesse werden auf dem elektronischen Weg abgewickelt. Einem besonderen Stellenwert kommt die Digitalisierung in der Verwaltung zu, eine Schnittstelle, die gerade bei großen Unternehmen bereits digitalisiert ist. Doch warum nicht schon überall?

Transparenz und Entlastung

Weg von riesigen Aktenstapeln auf den Schreibtischen, hin zur E-Akte, die von jedem Rechner abrufbar ist. Orts- und zeitunabhängig, schneller und bedarfsgerechter sollen die Abwicklungen nach der Digitalisierung in der Verwaltung sein. Neben dem Effekt der Entlastung der Mitarbeiter geht eine Vernetzung der verschiedenen Abteilungen einher, die auf die Daten digital zugreifen können. Ein wichtiges Stichwort dabei: Die Transparenz über Datenportale soll erhöht, die Qualität für den Endverbraucher und Nutzer verbessert werden.

Jedes fünfte Unternehmen ohne digitale Agenda

Zwar glauben rund 60 Prozent aller Unternehmen bundesweit, dass sie lediglich auch in Zukunft wettbewerbsfähig bleiben, wenn sie sich der Digitalisierung in der Verwaltung annehmen. Jedoch verweigert derzeit jede fünfte Firma eine digitale Agenda. Sind die Hürden für den Sprung in die digitale Welt zu hoch?

Digitalisierung in der Verwaltung erfordert Geld und Personal

Stellt ein Unternehmen beispielsweise seine Personalabteilung und sein Finanzwesen um, kommen Fragen auf. Insbesondere die Datensicherheit verunsichert Entscheidungsträger. Wer kann wirklich auf die sensiblen Daten zugreifen und ist das Risiko für einen Datenverlust kalkulierbar? Das Phänomen Big Data macht auch vor der Digitalisierung in der Verwaltung nicht halt.
Insbesondere kleine Firmen scheitern allein bei der Digitalisierung in der Verwaltung. Ihnen fehlt schlichtweg das nötige Personal, das sich mit den neuen Prozessen beschäftigt und die vorhandenen Daten in die Programme einpflegt. So ist es kaum verwunderlich, dass immerhin 70 Prozent der großen Unternehmen sich zumindest strategisch auf den Weg ins Digital Office machen. Bei Firmen mit unter 100 Mitarbeitern sinkt diese Zahl auf knapp über 30 Prozent. Das geht aus einer repräsentativen Umfrage des Digitalverbands Bitkom hervor.
Zum Kostenfaktor: Die Digitalisierung in der Verwaltung, aber auch in anderen Bereiche wie Produktion und Marketing, ist ohne entsprechende Investitionen nicht möglich. Zwar sprechen spätere Kostenvorteile klar für die digitalen Arbeitsprozesse, doch die Umstellung von analog auf digital schluckt zunächst eine Menge der finanziellen Ressourcen. Das nötige Budget für die neue Infrastruktur muss im Unternehmen vorhanden sein, denn IT-Experten, die sich der Archivierung und Pflege der digitalen Akten annehmen, haben die Marktlücke längst erkannt.

Chance und Bedrohung durch technischen Fortschritt

Doch sich zu wehren, wird auf kurz oder lang keine Lösung sein: Unternehmen, die der Digitalisierung entgegenwirken wollen, werden perspektivisch nicht mehr wettbewerbsfähig bleiben können und somit vom Markt verdrängt. Die Digitalisierung ist somit eine Chance und eine Bedrohung zugleich – je nachdem mit welcher Einstellung man an sie herangeht und sich auf die Strukturen der modernen Welt einlässt. Dabei unterscheiden sich die Branchen signifikant. Während sich Firmen aus der Forschung und Technik offen für den technischen Fortschritt zeigen, stehen Unternehmen, in denen mit sensiblen Daten hantiert wie, beispielsweise in der Pharmaindustrie, mit gemischten Gefühlen vor der Digitalisierung.

Wer digitalisiert, bleibt wettbewerbsfähig

Ob nun große Firmen, die vielleicht schon mit der Digitalisierung in der Verwaltung begonnen haben, oder kleine Betriebe, die zunächst die Konkurrenz bei diesem Schritt in die Zukunft beobachten: Die Digitalisierung wird die Wirtschaft in den kommenden Jahren weiter signifikant verändern. Strategische Pläne zur elektronischen Datenverarbeitung sollten daher bei jedem Unternehmer zumindest in der weiteren Planung präsent sein, um dem Wettbewerb standhalten zu können.

Auftrieb auf dem Outsourcing-Markt

Die Herausforderung Digitalisierung gibt vor allem dem Outsourcing-Trend einen enormen Schub. Das komplexe Themengebiet rund um den technischen Fortschritt erfordert Fachwissen, das sich Unternehmen von ausstehenden Firmen einkaufen. Auf diesen Sektor spezialisierte Berater zeigen Möglichkeiten auf, effizient und langfristig die Prozesse in der Verwaltung und auch in weiteren Bereich elektronisch zu erfassen. Die Experten erstellen nach einer tiefgreifenden Analyse die Lösungsansätze für die Unternehmen und begleiten sie auf dem Weg zur Verwaltung 4.0.
Mit der Outsourcing-Strategie zielen alle Beteiligten auf die bestmögliche Qualität ab, da sich jeder Partner auf sein Spezialgebiet fokussieren kann.

Digitalisieren Sie bereits? Welchen Schwierigkeiten sehen Sie sich gegenüber? Haben Sie Digitalisierungs-Projekte schon erfolgreich umgesetzt? Wir freuen uns auf einen Einblick in Ihre Erfahrungen.

Bildquelle: Fotolia.com, Fotograf: Coloures-pic

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