Outsourcing schafft strategischen Freiraum: Wie Unternehmen Administration verlagern

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Abbildung: Mann unter freiem Himmel im Sonnenuntergang

Immer mehr Unternehmen stehen derzeit vor der Herausforderung, ihre internen Rahmenbedingungen und Prozesse mehr denn je zukunftsorientiert anzupassen. Ausschlaggebend dafür sind zahlreiche Faktoren, die Einfluss auf die zukünftige Unternehmenswelt haben: Demografischer Wandel, Fachkräftemangel, Kostendruck oder Wettbewerbsfähigkeit sind nur einige Schlagworte, die Top-Entscheider und Geschäftsführer immer wieder ins Grübeln bringen.Gleichzeitig werden immer mehr Ressourcen im Unternehmen für administrative oder unterstützende Prozesse eingesetzt – es bleibt kaum Platz für strategische Aufgaben. Doch gerade diese Prozesse sind für das Unternehmen wertschöpfend und wichtig. Umso bedeutender wird es für viele Unternehmen, strategische Freiräume aufzudecken und administrative Aufgaben zu verringern.

Strategische Freiräume schaffen – doch wie?

Bereits im Jahre 2012 konnte das Beratungshaus Steria Mummert Consulting feststellen, dass sich bereits 94 % der Entscheider und Geschäftsführer deutscher Unternehmen mit Themen wie der Verlagerung von administrativen Prozessen und Outsourcing als einer Möglichkeit beschäftigt haben – dieses Interesse nimmt auch im Jahr 2015 nicht ab. Doch bevor ein solcher Schritt in Betracht gezogen werden kann, sollte jedes Unternehmen eine klare Trennung von Aufgaben vornehmen und so bewerten, welches Know-how im eigenen Unternehmen wertschöpfend ist und welche administrativen Aufgaben verlagert werden können. Dieser Ansatz hat sich durch eine Studie der Kienbaum Management Consultants 2012/2013 verfestigt.

Gerade in der Verwaltung erstickt das Personal zunehmend an administrativen Aufgaben – insbesondere in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Reisekostenabrechnung oder Bewerbermanagement entsteht ein hoher Aufwand an administrativen Tätigkeiten, dass an operative oder gar strategische Themen kaum noch zu denken ist. Wie aufwändig ist bspw. die monatlich wiederkehrende Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung für jeden Mitarbeiter? Wird dies nicht pünktlich gewährleistet, kann das für Unternehmen erhebliche Konsequenzen nach sich ziehen – Zeit für strategische Personalthemen bleibt hier u. U. nicht. Dies ist nur ein Beispiel welches zeigt, wie die Administration die Strategie fast vollständig verschlingen kann.

Das Bewusstsein, administrative Aufgaben im Unternehmen aufzudecken ist der erste Schritt für die Schaffung von Freiräumen. Doch haben Unternehmen diesen ersten Schritt – die Aufgabentrennung – erkannt und analysiert, stehen sie bereits vor dem nächsten, und sogar noch bedeutenderen, Thema: Wohin mit diesen Aufgaben?

Verlagerung von Aufgaben und Prozessen – die Qual der Wahl mit Outsourcing & Co.?

Aufgaben oder Prozesse im Unternehmen zu verlagern ist nicht einfach. Kennt ein Unternehmen jedoch seine eigenen Anforderungen und Erwartungen, kann ein Vergleich zwischen (bisheriger) unternehmensinterner Lösung mit einer Auslagerung administrativer Aufgaben lohnenswert sein. Eine Auslagerung kann unterschiedliche Formen annehmen.

Häufig wird bei der Verlagerung administrativer Aufgaben an externe Dienstleister von Business Process Outsourcing (BPO) gesprochen. Typische administrative Aufgaben zu verlagern, schafft für viele Mitarbeiter im Unternehmen die Freiräume, um operative oder strategische Themen in Angriff zu nehmen – somit hat ein Unternehmen die Möglichkeit, sich stärker auf die eigenen Kernkompetenzen zu konzentrieren. Dies ist lt. PAC-Studie von 2014 zudem ein entscheidender Faktor, der für ein BPO-Projekt spricht.

Ein BPO-Projekt ist im Vorfeld sorgsam zu planen, jedoch mit dem richtigen Dienstleister auch ohne Zuhilfenahme eines Dritten (z. B. eines Beraters) kein Hexenwerk. Wichtig für ein erfolgreiches Projekt sind vorab intensive Gespräche mit dem oder den Dienstleister(n), um die eigenen Anforderungen für beide Seiten klar herauszuheben. Bei einem BPO-Projekt kann es zudem zu einem Betriebsübergang kommen, bei dem Mitarbeiter eines Unternehmens zum Dienstleister übergehen – dieses häufig komplizierte, jedoch wichtige Thema regelt bspw. der § 613 a BGB.

In einer ausführlichen Bestandsaufnahme (Ist-Analyse) kann man zudem gemeinsam erörtern welche Aufgaben ausgelagert werden können oder sollten. Neben einem kompletten Outsourcing administrativer Aufgaben lassen sich auch nur Teilprozesse davon auslagern – in diesem Fall spricht man meist auch vom Outtasking. Darunter Fallen z. B. Digitalisierungs- bzw. Scandienstleistungen oder die Belegeingabe von Reisekostenabrechnungen.

Spezialisierte Dienstleister decken neben der reinen Übernahme von administrativen Aufgaben auch das zugehörige IT-Umfeld ab. Dazu werden sog. ASP-Lösungen (Application Service Management) bereitgestellt. Dabei können einzelne Systemmodule betrieben werden oder komplette ERP-Systeme (z. B. SAP®, P&I LOGA) durch den Dienstleister betrieben und betreut werden.

Für das Unternehmen ist es zudem wichtig zu wissen, in welchem Land die Datenhaltung und Datenverarbeitung sowie Betrieb und Betreuung von IT-Systemen stattfindet. Nicht jedes Unternehmen möchte personenbezogene Daten durch Offshoring-Lösungen in andere Länder verlagern – Kommunikationsprobleme oder datenschutzrechtliche Bedenken stehen hier im Vordergrund. Ausgewählte Dienstleister garantieren bspw. eine ausschließliche Leistungserbringung im Inland.

Die richtige Herangehensweise?

Aufgrund sich ständig verändernder Anforderungen an die eigene Unternehmenswelt ist das Bewusstsein der Aufgabentrennung notwendiger denn je. Die Verlagerung administrativer Aufgaben kann dabei ein hilfreiches Instrument sein, stellt aber gleichzeitig eine der schwierigsten Aufgaben eines Unternehmens dar. Ein Standard-Vorgehen gibt es nicht.

Unabhängige Berater oder externe Dienstleister können jedoch helfen, mögliche Engpässe aufzudecken und sich so für die Zukunft zu wappnen. Sie können dem Unternehmen zusätzliche Impulse mitgeben und neue Ansätze entwickeln, die über den eigenen Tellerrand im Unternehmen hinaus blicken lassen.

Fakt ist immerhin: Unternehmen müssen sich stärker auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und sich gleichzeitig strategisch weiterentwickeln, um wettbewerbsfähig zu sein sowie Kostendruck und/oder Fachkräftemangel entgegen zu wirken. Durch die Verlagerung administrativer Aufgaben kann ein erster Schritt dazu unternommen werden.

Wie gehen Sie mit administrativen Aufgabenbereichen in Ihrem Unternehmen um? Haben Sie über ein Outsourcing an einen spezialisierten Dienstleister für Business Process Outsourcing bereits nachgedacht? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar!

Bildquelle: Fotolia.com, Fotograf: Brian Jackson

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