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Abbildung: Tablet mit Aufschrift E-Rechnung

Die Rechnung – das wohl meist verbreitetste Dokument im deutschen Wirtschaftsraum – stirbt aus, zumindest wenn man die klassische Papier-Rechnung betrachtet. Dabei ist sie natürlich weiterhin im Alltag nicht wegzudenken, denn wo Leistungen abgerechnet werden, folgt stets eine Rechnung… früher oder später. Spätestens 2018 müssen Unternehmen die E-Rechnung produktiv im Einsatz haben und es lohnt sich, rechtzeitig mit der Planung zu beginnen. Doch wie genau geht man vor, um die Vorteile der E-Rechnung bestmöglich zu nutzen? Was ist vor und während der Einführung zu beachten? Und wie sieht die Arbeit mit der E-Rechnung konkret aus?

Transformation der klassischen Rechnung

Im Zuge der digitalen Transformation wandelt sich die altbekannte Papier-Rechnung hin zur elektronischen Rechnung, kurz E-Rechnung genannt. Es handelt sich um eine in Papierform eingegangene und in elektronische Formate transformierte Rechnung. Der Begriff „Rechnung“ fällt nach dem Umsatzsteuergesetz nicht unter die Definition der elektronischen Rechnung.
E-Rechnungen dienen dem Ziel, die Kommunikation durch elektronische Verwaltung zu erleichtern und damit einen einfachen und nutzerfreundlichen Dienst anzubieten. Hiermit ermöglicht der elektronische Rechnungsaustausch den Versand und den Empfang der Rechnungsdaten. Sie liefern eine medienbruchfreie Weiterverarbeitung. Dadurch entwickeln sich Einsparpotenziale, die wissenschaftlich nachgewiesen wurden – diese betragen bis zu 80 Prozent. Die am 26. Mai 2014 eingetretene Richtlinie verpflichtet die öffentlichen Verwaltungen Rechnungen in elektronischer Form zu empfangen und zu verarbeiten. Voraussetzung hierbei ist, dass die Rechnungen mit einem bestimmten Rechnungsdatenformat erstellt wurden. 36 Monate nach Inkrafttreten der Vereinbarung soll ein Datenmodell für die E-Rechnungen vorliegen. Nach weiteren 18 Monaten werden die Richtlinien zwingend vorgeschrieben.

Das Ziel besteht auch darin die Verarbeitung einer Rechnung vollständig zu automatisieren. Empfänger der Rechnungen müssen diese somit digital, auf Basis von Daten, verarbeiten. Die Zustimmung ist an keine besondere Rechtslegung gebunden. Die Verwendung kann in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen aufgenommen werden.

Richtlinien und Aufbewahrungsfristen

Es ist unerheblich, ob das elektronische Format entweder als Bild, per E-Mail oder Download dargestellt wird – sie muss elektronisch weitergeleitet werden. Die Aufbewahrungsfristen betragen, in Deutschland, zehn Jahre.

Die gesetzlichen Anforderungen besagen, dass die Pflichtangaben einer Rechnung auch auf einer elektronischen vorzufinden sein müssen. Die E-Rechnungen müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie auch empfangen wurden. Wird sie beispielsweise als PDF-Datei empfangen, muss diese auch auf diesen Typ digital archiviert werden. Die Aufbewahrung muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, den der DV-gestützter Buchführungssysteme sowie die des Datenzugriffes und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen gleichkommen. Eine Aufbewahrung ist als Papierausdruck nicht gerechtfertigt.

Die Lesbarkeit der elektronischen Rechnung muss sichergestellt werden – sie müssen vom Beginn der Rechnungserstellung und bis zum Ende, unabhängig von ihrem Format, sowohl für die Mitarbeiter als auch für Externe lesbar sein.

Die Echtheit der Herkunft und des Inhaltes müssen garantiert werden. Diese erfolgt auch mittels elektronische Signatur oder einem Datenaustausch.

Vorteile des elektronischen Rechnungsversandes

Papierbasierte Prozesse werden durch die Automatisierung von Rechnungen abgelöst. Nicht nur der Versand, sondern auch die Weiterleitung oder Archivierung im Unternehmen sind davon betroffen. Somit entfallen die Papierablagen und Regale voller Aktenordner. Da Papier-Rechnungen oft über die Poststelle transportiert werden müssen, damit sie in der Buchhaltung landen, können sie somit direkt dem Empfänger zugeschickt werden. Dieser Prozess beschleunigt und reduziert die Laufzeiten. Auch Preisnachlassungen wie Skonti und die Einhaltung von Fristen können gewährleistet werden.

Jeder Mitarbeiter hat die direkte und zeitgleiche Verfügbarkeit der elektronischen Dokumente und es folgt der geringe Aufwand für die Suche nach Kopien.

Es besteht die Möglichkeit Zugang zu größeren Geschäftspartnern zu erlangen, da diese in der Regel heute schon Geschäftsvorfälle elektronisch abwickeln.

Fazit

Die Nutzung der E-Rechnungen hat im Kern nur Vorteile. Alle Unternehmen, Selbstständige oder Gewerbetreibende sollten möglichst schnell ihre Prozesse auf dieses Verfahren ausbreiten. Der Weg zur Praxisumsetzung ist leichter, als viele Inhaber es sich vorstellen. Die Richtlinien müssen jedoch beachtet werden, damit es nicht zu Konsequenten im Rahmen einer Betriebsprüfung kommt.

Wie haben sich die Anforderungen an das Rechnungswesen aus Ihrer Sicht verändert ? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar.

Bildquelle: Fotolia.com, Fotograf: Zerbo

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