Abbildung: Kreditorenbuchhalterin am Computer, RechungsbearbeitungService Kreditorenmanagement. Kreditorenbuchhaltung im Outsourcing

für mehr als nur zufriedene Lieferanten.
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Kreditorenmanage­ment – Ihre Verbind­lichkeiten sind unser Fokus

Kreditorenbuchhaltung Outsourcing für einen nahtlosen Purchase-to-pay-Prozess

Professionelles Kreditorenmanagement ist weit mehr als die Verwaltung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Auch heute gehören die Prüfung, die zeitnahe Verbuchung, die fristgerechte Bezahlung von Eingangsrechnungen sowie die Bearbeitung von Lieferantenmahnungen zu den Kernaufgaben der Kreditorenbuchhaltung. Professionalität ist hier nicht Selbstzweck. Ein effizientes Kreditorenmanagement ist eine wesentliche Voraussetzung für gute Lieferantenbeziehungen. Es sichert zudem Skontoerträge und somit betriebswirtschaftliche Vorteile.

Kreditorenbuchhaltung im Outsourcing garantiert klare Prozess- und Verfahrensabläufe für eine schnelle und reibungslose Bearbeitung der Eingangsrechnungen – vom Eingang bis zur Bezahlung. Und dabei spielt der Digitalisierungsgrad zunächst keine Rolle. Auch ein „papiergebundener“ Kreditorenprozess kann effizient organisiert werden!

In Zeiten von zunehmender Digitalisierung, RPA und e-Rechnung geht es vor allem darum, die Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung zu einem möglichst hohen Grad automatisiert zu gestalten. Um dies zu erreichen, setzen digitale Purchase-to-pay-Prozesse bei der Bestellung im Einkauf an. Ein hoher Anteil an bestellbezogenen Einkaufsvorgängen ist eine wesentliche Voraussetzung für eine hochgradig automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung.

Kreditoren­management Outsourcing-Services

Die ICS adminservice als Ihr Outsourcing-Partner für Buchhaltungsprozesse sichert Ihnen ein professionelles Kreditorenmanagement zu. Ob „papiergebunden“ oder bereits digital, ICS adminservice unterstützt Sie bei der Erfassung und Prüfung der Rechnungen, der Steuerung und Überwachung des Freigabe- und Genehmigungsprozesses und bei der fristgerechten Bezahlung der Rechnungen. Und wenn es um die Bearbeitung von Mahnungen geht, sind wir ebenfalls Ihr Ansprechpartner. Im Einzelnen erbringen wir folgende Leistungen im Kreditorenmanagement.

Unser Service im Bereich Kreditorenmanagement & Kreditorenbuchhaltung

  • Einrichtung, Pflege und Anpassung von Stammdaten von Kreditoren
  • Formelle Prüfung der Eingangsrechnungen (z. B. Rechnungsangaben nach § 14 UStG)
  • Erfassung, Kontierung und Verbuchung von Eingangsrechnungen
  • Vorbereitung und Durchführung des Zahlungsverkehrs inkl. Erstellung und Prüfung von Zahlungsvorschlagslisten, Durchführung der maschinellen Zahlungen, Zahlungen außerhalb eines maschinellen Zahllaufs, Rücküberweisungen etc.
  • Klärung von Bilanzierungs- und Bewertungsfragen (HGB, Steuerrecht, IFRS)
  • Bearbeitung und Klärung von Offenen Posten
  • Bearbeitung von eingehenden Mahnungen
  • Prüfung, Kontierung und Buchung von Reisekostenabrechnungen
  • Archivierung der Eingangsrechnungen
  • Bereitstellung von Unterlagen für den Jahresabschluss
  • Erstellung von Auswertungen und Statistiken

Im Rahmen der Kreditorenbuchhaltung, können wir unterschiedliche Aufgaben zu Ihrer Entlastung übernehmen. Sprechen Sie uns an, gerne stellen wir Ihnen ein unverbindliches Angebot zusammen.

Digital Accounting

Der Fortschritt im Bereich der Software und IT ermöglicht es mittlerweile, viele operative Aufgaben im Rechnungswesen zu digitalisieren und Prozesse automatisiert durchzuführen. RPA und e-Rechnung & Co. sorgen damit für eine effiziente und schnelle Bearbeitung der Eingangsrechnungen im Prozess der Kreditorenbuchhaltung.

Gern unterstützen wir Sie auch bei der Einführung von EDV-gestützten Workflowlösungen.

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Wie funktioniert der Buchhaltungsservice für die Kreditoren­buchhaltung?

Sie übermitteln uns Ihre Rechnungen in Papier oder als gescanntes Papierdokument auf elektronischem Weg. Alles Weitere ist bei uns in besten Händen: nach der Prüfung und Erfassung aller Eingangsrechnungen starten wir in Abstimmung mit Ihnen alle erforderlichen Schritte von der Einleitung des Freigabe- und Genehmigungsprozesses über die Zahlungsveranlassung bis hin zur Archivierung der Rechnungen und der Kommunikation mit den Kreditoren. Für Ihre Anliegen rund um das Kreditorenmanagement stehen Ihnen bei ICS adminservice stets feste Ansprechpartner zur Verfügung. Die Buch- und Belegführung erfolgt unter Anwendung von Software führender Hersteller (SAP® ERP, SAP® S/4HANA, DATEV, mesonic).

Prozessablauf Kreditorenbuchhaltung

In der folgenden Grafik ist in vereinfachter Form die Art der Zusammenarbeit von Kunde und ICS adminservice im Kreditorenmanagement BPO dargestellt. Selbstverständlich wird der Kreditorenbuchhaltungsprozess stets an die individuelle Situation beim Kunden angepasst.

Abbildung: Prozess Kreditorenbuchhaltung Outsourcing
Abbildung: Prozessablauf Kreditorenbuchhaltung Outsourcing

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Sie wollen mehr über die Zusammenarbeit im Kreditorenbuchhaltung Outsourcing erfahren? Wir setzen uns gerne mit Ihnen in Verbindung.

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Vorteile Outsourcing Kreditorenbuchhaltung

Mehr als nur gute Lieferantenbeziehungen

ICS adminservice-BPO sorgt für langfristig gute Lieferantenbeziehungen. Die umgehende Erfassung von Verbindlichkeiten, das Ausschöpfen von Skontofristen, die jederzeit fristgerechte Umsetzung von Zahlungszielen sowie sowie die Existenz kompetenter Ansprechpartner bei der ICS adminservice machen Ihre Lieferanten glücklich.

Wertvolle Daten und aussagekräftige Analysen

Unser Berichtswesen bietet Ihnen einfachen Zugriff auf die Daten, die Sie für Ihre tägliche Arbeit benötigen. Sie erhalten Auswertungen über offene Posten, Kreditorensaldenlisten oder Kreditorenstammdaten als Grundlage für strategische Entscheidungen sowie für die kurzfristige Liquiditätsplanung.

Hochwertiges Kreditorenmanagement

Externer Buchhaltungsservice heißt: Sie gewinnen an fachlicher Qualität, die sich laufend den Gegebenheiten anpasst. Zertifizierte Prozesse (DIN EN ISO 9001:2015 & zertifizierter SAP® BPO-Partner) vom Rechnungseingang über die Zahlungsabwicklung bis hin zum Mahnwesen vermeiden bzw. mindern Risiken.

Flexibilität & Transparenz im Kreditorenmanagement

Neben der Nutzung von spezialisiertem Prozess-Know-how profitieren Sie von der Personaleffizienz der ICS adminservice. Abwesenheiten in der Kreditorenbuchhaltung werden optimal abgefedert. Die Kosten der Rechnungsverarbeitung werden transparent. Aus fixen Kosten werden bedarfsorientierte, variable Kosten.

Ihr Ansprechpartner

Noch Fragen zu unserem Service Kreditoren­management & Kreditorenbuchhaltung? Wir finden mit Ihnen zusammen die passende Lösung für Ihr Unternehmen. Dabei betreuen wir Sie aus einer Hand rund um Ihr Finanz- und Rechnungswesen.

 

  • Abbildung: Stephanie Metzke, Vertriebsmanagement

  • Stephanie Metzke

    Vertriebsmanagement
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