Interim-Management & Outsourcing: BPO-Support für Unternehmer und Interim Manager im Rechnungswesen

Unter den heutigen Herausforderungen ist das Erreichen von Wettbewerbsvorteilen vielmals nur mit begrenzten Personalressourcen, der Konzentration auf strategische Themen oder dem Aufbauen von Schlüsselkompetenzen zu realisieren. Wachsende Internationalität und die Dynamik der globalen Märkte führen dazu, dass das Rechnungswesen immer kurzfristiger auf Veränderungen reagieren muss, bei gleichzeitig steigender Komplexität. Das kann zu chaotischen Zuständen im Rechnungswesen führen. Ausdruck dessen ist insbesondere ein nicht korrektes oder im schlimmsten Fall ein falsches Bild der Ertrags- und Vermögenslage des Unternehmens. Liquiditätsprobleme sind die Folge. Der Unternehmer wird in seiner Handlungsfreiheit eingeschränkt.
Um diesem Szenario zu begegnen und die laufende Buchhaltung sicher zustellen, suchen Unternehmen zunehmend nach flexiblen Lösungen in Form von spezialisierter, externer Unterstützung.

BPO & Interim-Management – Über kurz und lang Know-how und Personaleffizienz sichern

Abbildung: Grafik Interim-Management und Business Process Outsourcing

Effektive Lösungsansätze, um die Unternehmensziele zu erreichen, sind das Outsourcing oder die Nutzung temporärer Ressourcen. Interims-CFOs kommen zum Einsatz und stehen dem Unternehmen auf Zeit mit ihren Erfahrungen und ihrem Netzwerk zur Seite. Interim Manager denken sich schnell in Unternehmen ein und überblicken Prozesse, Arbeitsweisen, Strukturen und deren Schwachstellen in kürzester Zeit. Sie greifen in das operative Tagesgeschäft ein und übernehmen die Durchführungs- und Ergebnisverantwortung zur Lösung bestehender Probleme.

Business Process Outsourcing im Finanz- und Rechnungswesen entlastet langfristig von einzelnen Aufgaben oder ganzen Prozessen. Der spezialisierte BPO-Partner bietet erfahrenes Fachpersonal und Know-how in leistungsstarker Rechnungswesen Software. Es entstehen homogene Prozesslandschaften, die nachhaltig für Sicherheit und Effizienz sorgen. Externer Buchhaltungsservice bietet durch Service Level Agreements Ausfallsicherheit und Compliance.

Beide Ansätze schließen sich nicht aus. Sie können in Kombination sehr effektiv eingesetzt werden. Als Instrumentarium im Interim-Management kann das Outsourcing der Buchhaltung je nach Situation eine nachhaltige Lösungsoption für Unternehmen darstellen.

Der Interim-CFO übernimmt dabei eine strategische Rolle im Zuge des Outsourcings. Er fungiert als Führungskraft, Projekt- und Change-Manager. Er unterstützt die Definition des optimalen Outsourcing-Grades, die Suche nach einem passenden BPO-Service-Partner und organisiert die Einführung des externen Services. Der Outsourcing-Dienstleister sichert die langfristig operative Umsetzung der Aufgaben im Finanz- und Rechnungswesen.

BPO & Interim-Management – Über kurz und lang Know-how und Personaleffizienz sichern

Abbildung: Grafik Interim-Management und Business Process Outsourcing

Effektive Lösungsansätze, um die Unternehmensziele zu erreichen, sind das Outsourcing oder die Nutzung temporärer Ressourcen. Interims-CFOs kommen zum Einsatz und stehen dem Unternehmen auf Zeit mit ihren Erfahrungen und ihrem Netzwerk zur Seite. Interim Manager denken sich schnell in Unternehmen ein und überblicken Prozesse, Arbeitsweisen, Strukturen und deren Schwachstellen in kürzester Zeit. Sie greifen in das operative Tagesgeschäft ein und übernehmen die Durchführungs- und Ergebnisverantwortung zur Lösung bestehender Probleme.

Business Process Outsourcing im Finanz- und Rechnungswesen entlastet langfristig von einzelnen Aufgaben oder ganzen Prozessen. Der spezialisierte BPO-Partner bietet erfahrenes Fachpersonal und Know-how in leistungsstarker Rechnungswesen Software. Es entstehen homogene Prozesslandschaften, die nachhaltig für Sicherheit und Effizienz sorgen. Externer Buchhaltungsservice bietet durch Service Level Agreements Ausfallsicherheit und Compliance.

Beide Ansätze schließen sich nicht aus. Sie können in Kombination sehr effektiv eingesetzt werden. Als Instrumentarium im Interim-Management kann das Outsourcing der Buchhaltung je nach Situation eine nachhaltige Lösungsoption für Unternehmen darstellen.

Der Interim-CFO übernimmt dabei eine strategische Rolle im Zuge des Outsourcings. Er fungiert als Führungskraft, Projekt- und Change-Manager. Er unterstützt die Definition des optimalen Outsourcing-Grades, die Suche nach einem passenden BPO-Service-Partner und organisiert die Einführung des externen Services. Der Outsourcing-Dienstleister sichert die langfristig operative Umsetzung der Aufgaben im Finanz- und Rechnungswesen.

Unter welchen Gesichtspunkten sind BPO & Interim-Management im Rechnungswesen besonders interessant?

  • Wunsch nach einer schnellen und langfristigen Lösung für einen abgrenzbaren Aufgabenbereich
  • Nachhaltigkeitsgedanke im Sinne der Vermeidung eines erneuten Interimbedarfs
  • Fachkräftemangel
  • Wunsch nach Kostentransparenz und Pay-per-Use
  • Mangel an Vertrauen in die Leistungsfähigkeit des Inhouse-Rechnungswesen-Teams
  • Hohe Qualitäts- und Sicherheitsansprüche

Szenarien für den Einsatz von Interim-CFO und BPO-Service

Personalengpässe, unerwartet starkes Wachstum, Unternehmenstransaktionen mangelnde Innovationsdynamik oder Krisen können Unternehmen in Schieflage bringen. Folgend aufgeführte beispielhafte Szenarien zeigen, in welchen Fällen ein ganzheitliches Outsourcing wirksam eingesetzt werden kann.

Starkes Unternehmenswachstum

  • Es erfolgen viele Unternehmenszukäufe in relativ kurzer Zeit.
  • Strukturen und Prozesse in der Buchhaltung können nicht adäquat angepasst werden.
  • Das Rechnungswesen kämpft mit personellen Kapazitätsproblemen.
  • Die Fehlerhäufigkeit steigt und Zeitverzug ist Normalzustand.

Professionelle Führung und sorgfältige operative Umsetzung sind gefordert. Ein Interim-CFO wird geholt, um das entstandene Chaos wieder in geordnete Bahnen zu führen. Dieser greift auf BPO als passende Lösungsoption zurück. Der auf das Finanz- und Rechnungswesen spezialisierter BPO-Dienstleister bringt die dafür notwendige Routine, die dafür notwendigen Kapazitäten und das dafür notwendige Prozess-Know-how mit. Gute BPO-Dienstleister sind kaltstartfähig und können je nach Erfordernis skalieren.

Carve Out

  • Das Rechnungswesen eines Konzerns obliegt dem Shared Service Center.
  • Es erfolgt der Verkauf eines Unternehmensteils verbunden mit der Beendigung der Konzernzugehörigkeit.
  • Eine Make-or-Buy-Entscheidung bezüglich des Rechnungswesens für den herausgelösten Unternehmensteil ist zu treffen.

Ein Interim-Manager wird für die Begleitung des Carve-Out-Prozesses eingesetzt. Er unterstützt und bereitet die Make-or-Buy-Entscheidung vor. Kriterien wie Kosten, Qualität, Zeit, Ressourcenverfügbarkeit und Risiken sind zu bewerten. Sollen die Themen Fachpersonal und Rechnungswesen Software in Eigenregie organisiert werden oder kann beides als Komplettservice eingekauft werden? Die Antwort liegt auf der Hand, zumal gute BPO-Partner neben Know-how und Kapazitäten auch Digitalisierungs- und Prozessoptimierungsexpertise mitbringen. Für den künftig eigenständigen Bereich können im Zuge eines Outsourcings von Anfang an auf einem modernen FiBu-System optimierte Prozesse mit einem hohen Digitalisierungsgrad bis hin zum Einsatz von RPA-Lösungen gebaut werden.

Transformation

  • Marktveränderungen zwingen die Unternehmensgruppe zu mehr Profitabilität. Das Geschäft ist sehr niedrig-margig.
  • Das Rechnungswesen ist nicht an die Marktrealität angepasst.
  • Es ist kein aussagefähiges Reporting vorhanden, Zahlen erreichen die Geschäftsleitung nur mit Zeitverzug.
  • Der CFO wurde freigesetzt und es wird eine adäquate Besetzung gesucht.

Zur Überbrückung der Vakanz übernimmt ein Interim-CFO die Führung und legt der Geschäftsleitung die Optimierungsstrategie für eine moderne Rechnungswesen-Abteilung vor. Recht schnell wird die Position des CFOs neu besetzt. Der Interim-CFO steht ihm als Sparringspartner zur Seite und behält die Projektleitung bei sich. Smart BPO ist die zentrale Lösung. BPO mit gezielt eingesetzter Automation sorgt für Effizienz und hohe Qualität unter Einsatz modernster Technologien. Die Auswahl des BPO-Partners wird durch den Interim-CFO begleitet, die operative Umsetzung erfolgt durch das Team beim Outsourcing-Dienstleister. Die Prozesse sind schlank, die Unternehmenssteuerung auf Basis aktueller Zahlen ist sichergestellt und Kostenvorteile können erzielt werden.

Outsourcing Rechnungswesen

Im Rahmen von Outsourcing-Partnerschaften können jegliche Prozesse im Rechnungswesen an den BPO-Dienstleister übergeben werden: Sämtliche Nebenbücher der Finanzbuchhaltung, Aufgaben der Hauptbuchhaltung bis hin zum Controlling werden die Buchhaltungsprozesse nach Bedarf komplett oder in Teilen extern bearbeitet.

Mehr erfahren!

Welche Vorteile für Unternehmer ergeben sich durch Rechnungswesen-Outsourcing?

Know-how on demand

Ob Interim-Manager oder Outsourcing-Provider, externe Spezialisten liefern Know-how on demand und bieten unternehmensexterne Sichtweisen zur Lösung interner Herausforderungen.

Nachhaltigkeit + Compliance

Nachhaltige Steigerung der Effektivität über den zeitlich begrenzten Einsatz eines Interim-Managers hinaus und Gewinnung eines Konzepts für einen dauerhaften optimalen Regelbetrieb in der Buchhaltung.

Personaleffizienz & Kostentransparenz

Der Aufwand für kurzfristigen Personalaufbau und das Vorhalten von eigenem Personal entfällt. Aus fixen Kosten im Rechnungswesen werden transparente, bedarfsorientierte, variable Kosten.

Ganzheitlichkeit

Externer Buchhaltungsservice heißt: Professionelle Lösungsoption hinsichtlich Kapazitäten, Prozess- und Fach-Know-how sowie IT für nachhaltig schlanke Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen.

Wie können Interim-Manager von der Kooperation mit Outsourcing-Partnern profitieren?

Die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit spezialisierten BPO-Partnern für Finanz- und Rechnungswesen erhöht die Handlungsfähigkeit von Interim-Managern. Unter den passenden Rahmenbedingungen, kann Interim-Management sinnvoll durch Outsourcing ergänzt werden.

  • Interim-Manger können den Nutzen für ihre Kunden durch BPO maximieren. Die kurzfristige Verfügbarkeit von Know-how und Management-Kompetenz mündet in einer dauerhaften Entlastung und Professionalisierung von Rechnungswesenprozessen.
  • Durch die Integration professioneller zum Kunden passender Outsourcing-Provider ist eine langfristige Reputationssicherung möglich.
  • BPO-Partner können die Kernkompetenzen des Interim-Managers wirksam ergänzen. Die Kooperation bietet den Zugriff auf spezialisiertes Prozess-Know-how aus zahlreichen BPO-Projekten sowie Digitalisierungs- und Automatisierungsexpertise.
  • Die Versorgung des Kunden mit erfahrenen, bilanzsicheren und kompetenten Buchhalter*innen ist sichergestellt.
  • Interim-Manager können ihr Leistungsangebot erweitern und Finanz- und Rechnungswesen auf einem hohen professionellen Level anbieten.
  • Interim-Manager haben die Option, Aufträge im Kunden- und Interessentenkreis des BPO-Providers zu generieren.

BPO = Instrument im Werkzeugkasten eines jeden CFOs!

Ob mit oder ohne vorgelagertes Interim-Management, Rechnungswesen Outsourcing ist eine Lösungsoption, die Unternehmer und CFOs zu jeder Zeit in strategische Überlegungen einbeziehen sollten. Eigene Ressourcen effizienzsteigernd einsetzen, wird durch Outsourcing möglich. Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen binden heute in vielen Unternehmen noch zu viele Ressourcen.

Ausschlaggebend für den Erfolg der Auslagerung von Rechnungswesenprozessen sind eine gute Planung und Vorbereitung sowie die Kooperation mit einem kompetenten BPO-Spezialisten auf Augenhöhe. Chemie und Interessenslage müssen auf beiden Seiten stimmen. Unter diesen Bedingungen kann BPO gelingen und die Prozesse zu einer hohen Effizienz und Stabilität führen.