Grundsätzlich ist Business Process Outsourcing im HR Management bei jeder Unternehmensgröße sinnvoll.

Das ICS-Leistungspaket ICS payroll Gehaltsabrechnung ist optimal ausgerichtet auf eine Unternehmensgröße mit 250 bis 10.000 Mitarbeiter. Dennoch können auch kleinere Unternehmen optimal von ICS profitieren, sofern sie eine Wachstumsstory haben oder anderweitig Entwicklungspotenzial besitzen.

Beim Business Process Outsourcing im Bewerbermanagement ist das monatliche Bewerbungsaufkommen ausschlaggebendes Kriterium. Das ICS-Leistungspaket ICS recruiting Bewerbermanagement ist optimal ausgerichtet auf Unternehmen, die mindestens 200 Bewerbungen im Monat verarbeiten.

Beim Business Process Outsourcing in der Reisekostenabrechnung ist das Reise- und Belegvolumen relevant. Sie profitieren bereits ab 100 Reisen im Monat von unserem ICS travel cost Leistungspaketen.

Für den Belegfluss im Rahmen der Reisekostenabrechnung werden wir mit Ihnen für das jeweilige Kalenderjahr monatliche Fristen und Termine festlegen.
Die Schnittstellenanbindungen erfolgen entsprechend den vorhandenen technischen Gegebenheiten und den individuellen Sicherheitsanforderungen.
In diesen Fällen ist eine Abstimmung mit Ihrer Finanzbuchhaltung notwendig, um zu beurteilen, welche Belege als Sachkosten verbucht werden müssen.
Mit Hilfe eines ausgereiften Bewerbermanagementsystems können die Kunden der ICS adminservice GmbH die Bewerbungen auf ihre Vakanzen und ihren Talentpool einsehen. Dabei steht der Datenschutz auch für uns an erster Stelle. Mit Hilfe von klar definierten Zugangsrechten und SSL-Verschlüsslungen sorgen wir für die notwendige Sicherheit der Daten.
Ja, das ist möglich und auch notwendig, da die meisten Unternehmen mindestens vereinzelt abweichende unternehmensinterne Regelungen zu den Reisekosten haben. Wichtig ist dabei, dass die Mindestregelungen der gesetzlichen Vorschriften nicht unterschritten werden.
Nein, selbstverständlich stellen wir Ihnen stets ein auf Ihre Wünsche und Anforderungen individuell ausgerichtetes Angebot zusammen. Gemeinsam mit unseren Ansprechpartner ermitteln wir für Sie die passenden Leistungsbestandteile. Wir beraten Sie gerne.
Gerade bei zeitintensiven und nicht automatisierbaren Recruitingtätigkeiten ist die Übergabe bestimmter Aufgaben an einen Dienstleister sinnvoll. Von der Kandidatensuche in social networks bis hin zu professionellen Telefoninterviews unterstützen wir unsere Kunden auch bei der Personalbeschaffung.

Als einer der wenigen Dienstleister für Payroll-Outsourcing arbeiten wir bei der Erbringung der Lohn- und Gehaltsabrechnung auf vier verschiedenen Systemlandschaften. Wir nutzen sowohl SAP® ERP, BRZ-HR®, P&I LOGA und MACH ERP. Generell ist eine Übernahme von Abrechnungsdaten aus allen Systemen möglich. Die Datenübernahme erfolgt je nach System und Anforderung nach eingehender Beratung mit Ihnen stets individuell.

Für dieses Thema stehen wir und unsere langjährigen starken Partner Ihnen zur Verfügung. Wir beraten Sie gerne.

Die Bewerbungsgespräche können sowohl durch den zukünftigen Arbeitgeber selber als auch durch die ICS adminservice GmbH erfolgen. Für das gegenseitige Kennenlernen von Bewerber und Arbeitgeber, empfehlen wir unseren Kunden die Bewerbungsgespräche selber durchzuführen. Auf Wunsch unterstützen wir unsere Kunden natürlich auch bei der Durchführung der Vorstellungsgespräche oder entwickeln für Sie geeignete Auswahlinstrumente für die Personalbeschaffung.
Während das Bewerbermanagement den vollständigen Prozess von der Betreuung des Bewerbers sowie die administrativen Aufgaben während der Bewerbungsphase darstellt, ist das e-Recruiting die technische Unterstützung der Personalbeschaffung. Beide Themen sind untrennbar miteinander verbunden.

Auch die ICS adminservice GmbH verknüpft professionelles Bewerbermanagement mit moderner e-Recruiting Software.

Sie erreichen uns telefonisch über eine Festnetznummer mit direkter Durchwahl zu Ihrem persönlichen Ansprechpartner, der Ihnen zu vorher definierten Zeiten zur Beratung und Auskunftserteilung zur Verfügung steht. Servicezeiten können individuell festgelegt werden. Wir verzichten auf anonyme Servicehotlines um effektiv, schnell und kompetent Ihre Anliegen zu beantworten.
Belege für die Abrechnung der Reisekosten sollten generell als Originalbeleg zu uns gelangen. Bei einer späteren Prüfung durch das Finanzamt werden nur Originalbelege anerkannt.
Erfahrungsgemäß stellt die Bewerberkorrespondenz durch den Dienstleister kein Hindernis dar. Am heutigen Arbeitsmarkt ist die Zusammenarbeit mit HR-Dienstleistern im Recruiting längst keine Seltenheit mehr für die Bewerber. Durch professionelle und transparente Kommunikation mit den Bewerbern unterstützt ICS recruiting Bewerbermanagement Ihr positives Employee Branding.
Erfahrungsgemäß gehen die meisten Bewerber zwischen dem ersten und zweiten Vorstellungsgespräch im Recruitingprozess verloren. Eine intensive Nachbetreuung ist daher umso wichtiger. Gerade bei einer so zeitintensiven Aufgabe wie der Personalbeschaffung, kann man durch die Einbindung eines Dienstleisters wichtige Ressourcen sparen und senkt das Risiko, gute Bewerber auf dem Weg zum zweiten Vorstellungsgespräch zu verlieren.
Die Vorauswahl geeigneter Bewerber und das Sichten der Unterlagen können durch den Kunden oder den HR-Dienstleister erfolgen. Auch wir übernehmen mit ICS recruiting Bewerbermanagement für unsere Kunden die Vorauswahl geeigneter Bewerber. Dazu stimmen wir uns eng zu den Anforderungen an die jeweilige Stelle ab. Die abschließende Einschätzung der ausgewählten Bewerbungsunterlagen trifft erfahrungsgemäß unser Kunde.
Im Recruitingprozess können sowohl der HR-Dienstleister als auch der Arbeitgeber Ansprechpartner für die Bewerber sein. Wir empfehlen unseren Kunden, den Dienstleister als Kontakt für Anfragen des Bewerbers anzugeben. So kann eine weitergehende Entlastung im operativen Recruiting erreicht werden. Auch die ICS adminservice GmbH regelt diesen Punkt ganz nach den Wünschen Ihrer Kunden.

Die Übernahme der Bewerberkorrespondenz gehört beim Outsourcing des Bewerbermanagements zu den klassischen Aufgaben des Dienstleisters. Dadurch werden bei den Kunden zeitliche Freiräume für strategische Personalaufgaben geschaffen, das Employee Branding gefördert und Kosten eingespart.

Als Dienstleister stehen für uns hier eine professionelle und sichere Abwicklung im Vordergrund. Durch klar geregelte Zuständigkeiten arbeiten nur berechtige Mitarbeiter mit den Daten der Bewerber. Die Einhaltung gesetzlicher Grundlagen wie dem AGG oder dem Datenschutzgesetz ist für die ICS adminservice GmbH als erfahrener HR-Dienstleister selbstverständlich.

Zwingend anzugeben sind mindestens der Bewirtungsgrund sowie alle Teilnehmer mit Firmenzugehörigkeit (intern oder extern). Auf einer Bewirtungsrechnung müssen die verzehrten Speisen und Getränke detailliert aufgeführt werden. Allein die Bezeichnung Speisen und Getränke reicht nicht aus. Weitere Details im Zuge der Reisekostenabrechnung können mit Ihrem zuständigen Ansprechpartner besprochen werden.

Business Process Outsourcing im HR Management bietet vielfältige Vorteile. Zum einen bekommen Sie eine höhere Prozesseffizienz und -sicherheit. Sie machen aus Ihren Fixkosten bedarfsorientierte, variable Kosten (pay-per-use). Zudem ist die Flexibilität bei Krankheit, Urlaub und Fortbildung ungleich höher und Sie können sich auf Ihre unternehmerischen Schwerpunkte konzentrieren.

Schließlich werden Sie bei Gesetzesänderungen stets auf dem Laufenden gehalten und profitieren bei jeder unternehmerischen Entwicklung von entsprechendem Know-How des Dienstleisters aus den spezifischen Bereichen des HR Managements (Gehaltsabrechnung, Reisekostenabrechnung, Bewerbermanagement). Als Dienstleister wickeln wir diese Aufgaben schneller, besser und effizienter ab, weil sie unser Kerngeschäft sind.

Unbestritten sind auch Nachteile mit einer Outsourcing-Leistung verbunden. Diese sind allerdings vermeidbar, wenn einige Grundregeln beachtet werden. So lassen sich vertragliche Probleme durch eine sorgfältige Vertragsgestaltung vor Beginn eines Outsourcings vermeiden. Ebenso bedeutsam ist es, von Beginn an eine klare Erwartungshaltung an die Outsourcingleistung zu knüpfen. Ebenso wichtig ist die Gewährleistung der Datensicherheit und der Datenvertraulichkeit der übergebenen Daten.
Bewerbermanagement umfasst die gesamte Betreuung des Bewerbers und die administrativen Aufgaben während des Rekrutierungsprozesses. Beginnend mit dem Eingang der Bewerbung, der Korrespondenz über die Vorauswahl und Terminvereinbarung bis hin zur Einstellung oder Absage des Bewerbers.
Wenn sich unsere Kunden für einen Bewerber entschieden haben, beginnt der Onboarding-Prozess (Einstellungsprozess). In der Regel übernimmt der Kunde dann die komplette Korrespondenz und Verhandlung mit dem Bewerber. Als Dienstleister unterstützt die ICS adminservice GmbH ihre Kunden aber auch bei der Integration eines neuen Kollegen – von der Erstellung des Arbeitsvertrages bis hin zur Organisation des ersten Arbeitstages.

Nicht in allen Fällen kommt es zu alters- oder kündigungsbedingtem Ausscheiden, so dass das Business Process Outsourcing durch einen Dienstleister keine personellen Auswirkungen hat. Im Outsourcingfall kommen im Wesentlichen drei Varianten in Betracht.

Zum einen entfällt das Problem des Mitarbeiterverbleibs aus oben genannten Gründen. Werden zweitens ganze Unternehmensteile abgespalten, so gehen die Mitarbeiter in den meisten Fällen mit über. Dieses ist gängige Praxis und rechtlich auch eindeutig vorgegeben. Drittens besteht die Möglichkeit, nur einzelne Aufgaben auszulagern. Dieses Phänomen, auch als Fragmentierung bezeichnet, gewinnt in der Praxis zunehmend an Bedeutung. In Wachstumsphasen, bei Zukäufen und sonstigen Veränderungen werden Aufgaben ausgelagert, die bisher interne Mitarbeiter übernommen haben. Diese Mitarbeiter werden dann frei für anderweitige, meist höherwertige Aufgaben.

Als Dienstleister unterstützt die ICS adminservice GmbH ihre Kunden bei allen administrativen Aufgaben im HR Management oder übernimmt einzelne Teilleistungen für sie. Von der Übernahme des Bewerbermanagements, der Lohn- und Gehaltsabrechnung, Reisekostenabrechnung bis hin zur Unterstützung bei Arbeitsverträgen und Arbeitszeugnissen können Aufgaben an die ICS adminservice GmbH übergeben werden.

Onboarding steht für das „an Bord nehmen“ von neuen Mitarbeitern. Beginnend mit dem Arbeitsvertrag bis zur Organisation des ersten Arbeitstages – alle Aufgaben die erledigt werden müssen bevor aber auch nachdem ein neuer Mitarbeiter gestartet ist, bezeichnet man als Onboarding-Prozess (Einstellungsprozess). Als Dienstleister unterstützt die ICS adminservice GmbH ihre Kunden auch bei der Integration eines neuen Kollegen. Wir begleiten unsere Kunden bei der Entwicklung des Onboarding-Prozesses oder übernehmen Teilaufgaben für Sie.