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Die Gehaltsabrechnung in Papierform hat in vielen Unternehmen ausgedient. Im Zuge der Digitalisierung und der Konzentration auf Umweltschutz und mehr wirtschaftliche Effizienz steht die digitale Gehaltsabrechnung im Fokus. Möchten Sie ebenfalls umstellen und Ihren Arbeitnehmern zukünftig eine digitale Abrechnung zukommen lassen, sollten Sie im Vorfeld alles Wichtige zum Datenschutz und den gesetzlichen Vorschriften kennen und in die Umstellung einfließen lassen.
Persönliche Zustellung oder Abruf über eine Plattform?
Durch die digitale Gehaltsabrechnung über ein Portal sparen Sie als Arbeitgeber viel Zeit und Kosten. Wichtig ist hierbei, dass Ihre Arbeitnehmer nur persönlich auf die Gehaltsabrechnung zugreifen können und eine Fremdeinsicht ausgeschlossen ist. Diese gesetzliche Vorschrift halten Sie ein, wenn Sie den Abruf mit einem sicheren Login inklusive Passwort über eine verschlüsselte Verbindung ermöglichen. Beziehen Sie die technische Umrüstung und höhere Sicherheitsauflage in der IT in die Umstellung ein und holen sich versierte Unterstützung, ehe Sie auf die Digitalisierung der Gehaltsabrechnung zugreifen.
Fakten zum Datenschutz und der Datensicherheit
Das Format muss allgemein gültig und digital signierbar sein. Die Gehaltsabrechnung erstellen Sie am besten als unveränderliches PDF und richten sich in der formellen wie inhaltlichen Darstellung nach der Entgeltbescheinigungsrichtlinie des BGB. Vom Versand per Email sollten Sie absehen, da kleine Fehler in der Email Adresse oder ein vom Arbeitnehmer gemeinsam mit anderen Menschen genutzter Computer das Risiko einer Fremdverfügung erhöhen. Am besten nutzen Sie ein zweistufiges Verfahren zur Berechtigung und stellen die Gehaltsabrechnung zum persönlichen Abruf im Intranet bereit. Der Ausdruck ist so nur nach einer Speicherung möglich und bedarf einer manuell eingegebenen PIN, die nur dem jeweiligen Arbeitnehmer bekannt ist. Die Einhaltung aller Vorschriften klingt komplex, ist aber nach der einmaligen Einrichtung des Systems und einer Unterweisung der Mitarbeiter nicht schwer zu realisieren.
Aktuelle gesetzliche Vorschriften zur digitalen Gehaltsabrechnung
Die rechtlichen Auflagen zur digitalen Gehaltsabrechnung sind unter anderem im Bundesdatenschutzgesetz geregelt. Hier definiert der § 9 die Zugriffskontrolle und Auflagen zur verschlüsselten Übertragung. Schon kleinste Sicherheitslücken im Übertragungsprozess oder in der Vergabe der Zugriffsberechtigung führen zu juristischen Streitigkeiten zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Es ist ratsam, die im Unternehmen genutzte IT in puncto Datenschutz und Übertragungssicherheit prüfen zu lassen, besonders hochwertige Verschlüsselungstechniken zu nutzen und die IT Sicherheit rund um die Uhr zu überwachen. Der Versand beziehungsweise die Bereitstellung der Gehaltsabrechnung müssen personalisiert erfolgen. Das heißt, dass jeder Arbeitnehmer einen nur ihm bekannten und nur von ihm nutzbaren Zugang für den Abruf, die Datenspeicherung und den anschließenden Ausdruck verwenden darf. Als Arbeitgeber unterliegen Sie der Sorgfaltspflicht zur Einhaltung aller gesetzlichen, formellen und inhaltlichen Vorschriften. Sie verantworten die Sicherstellung der Übertragung und sind in der umfassenden wie ausschließlichen Haftung für Fallstricke und Sicherheitslücken.
Trotz aller Maßnahmen zur Umrüstung: Die Digitalisierung der Gehaltsabrechnung ist zukunftsweisend
Um die Sicherheit der Übertragung oder des Abrufs von Gehaltsabrechnungen im Intranet zu gewährleisten, müssen Sie Ihr System einmalig umstellen und sich fortan für eine kontinuierliche Überprüfung der IT entscheiden. Auch wenn die anfängliche Aufwendung nicht zu unterschätzen ist, sparen Sie auf Dauer betrachtet eine Menge Zeit und Geld. Sie schonen die Umwelt und gehen ohne Einschränkung sorgsam mit Ihren Ressourcen um.
In Welcher Form stellen Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die monatliche Gehaltsabrechnung bereit? Haben Sie den Umstieg auf die digitale Gehaltsabrechnung bereits vollzogen? Welche Erfahrungen haben Sie gemacht?.
Bildquelle: Fotolia.com, Fotograf: sdecoret
13 Kommentare zu “Wie müssen Gehaltsabrechnungen zugestellt werden?”
Sehr geehrte Damen und Herren,
unser Unternehmen ändert jetzt die Art der Zustellung der Bezügebescheinigungen. Bisher bekam jeder Mitarbeiter sein Dokument in einem verschlossenen Briefumschlag an den Arbeitsplatz.
In Zukunft sollen alle Bezügebescheinigungen von der Gehaltsstelle per Post an die Heimanschrift versendet werden.
Ist dies lt. DSGVO zulässig? Schließlich kann ein einfacher Brief, der nicht als Einschreiben oder per Rückschein transportiert wurde, ja auch in fremde Hände geraten. Versehentlich oder natürlich auch vorsätzlich.
Und auf er Bezügebescheinigung sind alle Angaben zur Person (Anschrift, Geb.-Datum, komplette Bankverbindung, Steuerklasse, Familienstand etc.) in Klarschrift und ungeschwärzt zu lesen.
Über eine Antwort würde ich mich freuen.
Mit freundlichen Grüßen
Ch. Krocker
Sehr geehrte Damen und Herren,
kann mich der Arbeitgeber zum digitalen Zustellungsverfahren der Gehaltsabrechnungen zwingen oder habe ich das Recht darauf zu bestehen, die Bescheinigungen weiterhin schriftlich zu bekommen?
Vielen Dank im Voraus
H. Fuchs
Vielen Dank für Ihre Frage H. Fuchs.
Es gibt generell keine rechtliche Vorschrift, die ein Unternehmen dazu zwingt, eine Entgeltabrechnung in Papierform auszustellen. Laut Gewerbeordnung (GewO) ist rechtlich vorgeschrieben, dass Angestellten eine Abrechnung des Arbeitsentgelts in Textform ausgestellt werden muss. Demzufolge entspricht eine Lohnabrechnung in Papierform ebenso der Textform, wie auch eine digitale Gehaltsabrechnung, beispielsweise im PDF-Format.
Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass der Arbeitnehmer mit den entsprechenden technischen Möglichkeiten zum Empfang digitaler Abrechnungen ausgestattet ist.
Die genannten Vorschriften gelten jedoch nicht universell. So können insbesondere Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen anderes vorsehen. Wenn in diesen steht, dass die Abrechnung in Papierform erteilt werden muss, dann muss diese dem Arbeitnehmer weiterhin schriftlich übermittelt werden, also etwa per Post zugestellt oder in einem Umschlag übergeben werden. Hier besteht das Recht auf eine Gehaltsabrechnung in Papierform.
Demnach kann die Vorgehensweise von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein.
Möglicherweise kann ein Gespräch mit dem Betriebsrat oder einem im Unternehmen befindlichen Arbeitsrechtsexperten weiterhin aufschlussreich für Sie sein.
Hallo,
Was ist mit Leuten die keine emailadresse haben und auch nur ein PC im gesamten Geschäft existiert ?
Was ist mit Stundenabrechnungen auf denen die Abrechnung basiert ?
Was ist wenn ich die Abrechnung nicht digital haben will ?
Wäre toll wenn mir da jemand weiterhelfen könnte.
Gruß
Elmar
Hallo Elmar,
vielen Dank für Ihren Kommentar. Sehr gerne versuchen wir Ihre Fragen zu beantworten.
Sollte die Entgeltabrechnung in digitaler Form ausgestellt werden, dann muss der Arbeitgeber dafür sorgen, dass Sie diese auch abrufen können.
Demnach sollte er Ihnen eine Möglichkeit zum Abruf bereitstellen (E-Mail-Adresse, Intranet, sonstige Portale in Ihrem Unternehmen). Die Technik hierzu kann unterschiedlich sein. Es kann auch einen zentralen Platz zum Abrufen der Gehaltsabrechnung geben. Wichtig ist hierbei das jeder Mitarbeiter seinen
personalisierten Zugang erhält.
Hinsichtlich der Zeiterfassung gibt es natürlich unterschiedliche Wege, wie die Daten ins Abrechnungssystem gelangen. Die Stunden können manuell erfasst werden oder über ein Zeiterfassungsgerät wie z.B. einen Zeiterfassungsterminal mit Fingerabdruck oder RFID-Chip zur Zeiterfassung der Arbeitszeit. Die Stundenabrechnung kann demnach auch genauso erfolgen wie bisher. Dies wird in den einzelnen Unternehmen individuell geregelt. Sie stellt eine Bereitstellung von externen Daten zur Berechnung des Entgeltes dar und ist nur ein Bestandteil der Abrechnung. Sie ist unabhängig von der Ausgabe der digitalen Gehaltsabrechnung.
Wenn Sie die Abrechnung weiterhin in Papierform erhalten möchten, dann sollten Sie Ihren Wunsch offen ansprechen. Generell sind Unternehmen jedoch nicht verpflichtet die Verdienstbescheinigung in Papierform auszugeben. Dies muss lediglich in Textform erfolgen, die mit der digitalen Form ebenso erfüllt ist.
Bei der ICS adminservice erhalten wir unsere Entgeltabrechnung auch in digitaler Form und haben damit sehr gute Erfahrungen gemacht.
Sehr geehrte Damen und Herren,
Vielen Dank für Ihre hilfreichen Antworten!
Ich hätte noch eine Bitte: Könnten Sie mir bitte schreiben, in welcher Rechtsvorschrift ich Ihre folgende Aussage finde:
„Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass der Arbeitnehmer mit den entsprechenden technischen Möglichkeiten zum Empfang digitaler Abrechnungen ausgestattet ist.“
Ich danke Ihnen herzlich und wünsche ein schönes Wochenende!
Vielen Dank für Ihre Frage J.P.,
der benannten Aussage liegen § 126b BGB und § 130 BGB zu Grunde.
Demnach muss es dem Empfänger ermöglicht werden, die digitale Abrechnung so aufzubewahren oder zu speichern, dass sie ihm dauerhaft zugänglich ist.
Es gelten die für den Zugang einer Willenserklärung nach § 130 BGB bestehenden Voraussetzungen entsprechend. Der Arbeitgeber muss die Erklärung in einer Form zum Arbeitnehmer bringen, dass sie in dessen Machtbereich gelangt und er unter gewöhnlichen Umständen von der Erklärung Kenntnis nehmen kann.
Wir hoffen Ihnen weitergeholfen zu haben und müssen Sie dennoch auf folgenden Hinweis aufmerksam machen: Unsere Blogbeiträge und Artikel sowie Kommentare werden von Mitarbeitenden der ICS adminservice nach bestem Wissen und Gewissen verfasst, erheben jedoch keinen Anspruch auf Richtigkeit oder Vollständigkeit. ICS adminservice übernimmt keinerlei Haftung für diese Inhalte. Eine individuelle fachkundige Beratung kann durch die Inhalte nicht ersetzt werden.
Meine Frage ist : Wir können unsere Lohnabrechnungen im Intranet abrufen. Haben aber keine Möglichkeit Sie uns an eine private E-Mail zu schicken. Ist das rechtens?
Liebe Grüße
Michael
Hallo Herr Schablewski,
die Zustellung Ihrer Lohnabrechnungen sind mit der Bereitstellung im Intranet durch den Arbeitgeber rechtmäßig erfolgt.
Möglicherweise lassen sicherheitspolitische Vorschiften oder interne Richtlinien die Weiterleitung der digitalen Dokumente an Ihre private E-Mail-Adresse nicht zu.
Das können Unternehmen ganz individuell regeln. Wir empfehlen Ihnen, das Gespräch mit Ihrer IT-Abteilung zu suchen oder sich an Ihren Datenschutzbeauftragen zu wenden.
Muss ich den Versand meiner Lohnabrechnung durch die Post einfach hinnehmen. Was ist wenn mein Brief beim Nachbarn landet, was oft mit anderer Post passiert?
Ich bitte um eine konkrete Antwort.
Hallo Martina,
generell sind Unternehmen jedoch nicht verpflichtet die Verdienstbescheinigung in elektronischer Form auszugeben. Dies muss lediglich in Textform erfolgen, die mit der Papierform Form ebenso erfüllt ist.
Laut Gewerbeordnung (GewO) ist rechtlich vorgeschrieben, dass Angestellten eine Abrechnung des Arbeitsentgelts in Textform ausgestellt werden muss. Demzufolge entspricht eine Lohnabrechnung in Papierform ebenso der Textform, wie auch eine digitale Gehaltsabrechnung, beispielsweise im PDF-Format.
Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen Ihres Arbeitgebers können beinhalten, dass die Abrechnung in Papierform erteilt werden muss. Dann muss diese dem Arbeitnehmer weiterhin schriftlich übermittelt werden, also per Post zugestellt oder in einem Umschlag übergeben werden.
Sollten Sie damit nicht einverstanden sein, hilft nur ein Gespräch mit Ihrem Arbeitgeber oder mit dem Betriebsrat zu suchen, um die Gründe für die Art der Zustellung der Lohnabrechnung zu erfahren. Sollte eine Zustellung auf elektronischem Wege aus bestimmten Gründen nicht umsetzbar sein, können Sie möglicherweise eine persönliche Übergabe an Ihrem Arbeitsplatz oder über ein firmeninternes Postfach erwirken.
Briefgeheimnis ist bei jeglichem Postversand zu berücksichtigen. Öffnet eine Privatperson oder ein Postangestellter unbefugt einen Brief, wird das Briefgeheimnis verletzt. Die Verletzung des Briefgeheimnisses ist entsprechend den Bestimmungen in § 202 des Strafgesetzbuches (StGB) eine strafbare Handlung.
Guten Tag
Mein Arbeitgeber möchte die Lohnbescheinigung in Papierform abschaffen und digitalisieren.
Dafür sollen wir unsere private e mail adresse rausgeben. Bin ich dazu verpflichtet? Was geschieht, wenn ich das nicht möchte ? Eine Unternehmens Email, möchte der Arbeitgeber mir nicht erstellen.
Danke
Guten Tag,
im Bundesdatenschutzgesetz, insbesondere in § 26 BDSG-neu, sind entsprechende Vorschriften zum Umgang mit personenbezogenen Daten von Angestellten in Deutschland enthalten. In der Regel bedarf es einer Einwilligung von Mitarbeitenden im Zuge der Verwendung personenbezogener Daten, demnach auch für die Verwendung der privaten E-Mail-Adresse.
Mit dem Schritt zur digitalen Lohnbescheinigung, muss der Arbeitgeber dafür Sorge tragen, dass Sie diese auch abrufen können (E-Mail-Adresse, Intranet, sonstige Portale in Ihrem Unternehmen). Die Technik hierzu kann unterschiedlich sein. Es kann auch einen zentralen Platz zum Abrufen der Gehaltsabrechnung geben. Wichtig ist hierbei das jeder Mitarbeiter seinen personalisierten Zugang erhält.
Entscheidend ist jedoch die Datenschutzkonformität beim E-Mailversand von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, da diese besonders schützenswerte Daten enthalten. Der Arbeitgeber ist in diesem Zusammenhang verantwortlich für die Einhaltung des Datengeheimnisses und sowie aller datenschutzrechtlicher Bestimmungen. Nach Bundesdatenschutzgesetz müssen solche Daten verschlüsselt übertragen werden.
Vor diesem Hintergrund ist eine Weiterleitung der digitalen Dokumente an Ihre private E-Mail-Adresse dringend zu hinterfragen.
Möglicherweise kann ein Gespräch mit dem Betriebsrat oder Ihren Datenschutzbeauftragen weiterhin aufschlussreich für Sie sein.
Hinweis: Unsere Blogbeiträge und Artikel sowie Kommentare werden von Mitarbeitenden der ICS adminservice nach bestem Wissen und Gewissen verfasst, erheben jedoch keinen Anspruch auf Richtigkeit oder Vollständigkeit. ICS adminservice übernimmt keinerlei Haftung für diese Inhalte. Eine individuelle fachkundige Beratung kann durch die Inhalte nicht ersetzt werden.