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Abbildung: Hand mit Symbol für digitale Post

Die Gehaltsabrechnung in Papierform hat in vielen Unternehmen ausgedient. Im Zuge der Digitalisierung und der Konzentration auf Umweltschutz und mehr wirtschaftliche Effizienz steht die digitale Gehaltsabrechnung im Fokus. Möchten Sie ebenfalls umstellen und Ihren Arbeitnehmern zukünftig eine digitale Abrechnung zukommen lassen, sollten Sie im Vorfeld alles Wichtige zum Datenschutz und den gesetzlichen Vorschriften kennen und in die Umstellung einfließen lassen.

Persönliche Zustellung oder Abruf über eine Plattform?

Durch die digitale Gehaltsabrechnung über ein Portal sparen Sie als Arbeitgeber viel Zeit und Kosten. Wichtig ist hierbei, dass Ihre Arbeitnehmer nur persönlich auf die Gehaltsabrechnung zugreifen können und eine Fremdeinsicht ausgeschlossen ist. Diese gesetzliche Vorschrift halten Sie ein, wenn Sie den Abruf mit einem sicheren Login inklusive Passwort über eine verschlüsselte Verbindung ermöglichen. Beziehen Sie die technische Umrüstung und höhere Sicherheitsauflage in der IT in die Umstellung ein und holen sich versierte Unterstützung, ehe Sie auf die Digitalisierung der Gehaltsabrechnung zugreifen.

Fakten zum Datenschutz und der Datensicherheit

Das Format muss allgemein gültig und digital signierbar sein. Die Gehaltsabrechnung erstellen Sie am besten als unveränderliches PDF und richten sich in der formellen wie inhaltlichen Darstellung nach der Entgeltbescheinigungsrichtlinie des BGB. Vom Versand per Email sollten Sie absehen, da kleine Fehler in der Email Adresse oder ein vom Arbeitnehmer gemeinsam mit anderen Menschen genutzter Computer das Risiko einer Fremdverfügung erhöhen. Am besten nutzen Sie ein zweistufiges Verfahren zur Berechtigung und stellen die Gehaltsabrechnung zum persönlichen Abruf im Intranet bereit. Der Ausdruck ist so nur nach einer Speicherung möglich und bedarf einer manuell eingegebenen PIN, die nur dem jeweiligen Arbeitnehmer bekannt ist. Die Einhaltung aller Vorschriften klingt komplex, ist aber nach der einmaligen Einrichtung des Systems und einer Unterweisung der Mitarbeiter nicht schwer zu realisieren.

Aktuelle gesetzliche Vorschriften zur digitalen Gehaltsabrechnung

Die rechtlichen Auflagen zur digitalen Gehaltsabrechnung sind unter anderem im Bundesdatenschutzgesetz geregelt. Hier definiert der § 9 die Zugriffskontrolle und Auflagen zur verschlüsselten Übertragung. Schon kleinste Sicherheitslücken im Übertragungsprozess oder in der Vergabe der Zugriffsberechtigung führen zu juristischen Streitigkeiten zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Es ist ratsam, die im Unternehmen genutzte IT in puncto Datenschutz und Übertragungssicherheit prüfen zu lassen, besonders hochwertige Verschlüsselungstechniken zu nutzen und die IT Sicherheit rund um die Uhr zu überwachen. Der Versand beziehungsweise die Bereitstellung der Gehaltsabrechnung müssen personalisiert erfolgen. Das heißt, dass jeder Arbeitnehmer einen nur ihm bekannten und nur von ihm nutzbaren Zugang für den Abruf, die Datenspeicherung und den anschließenden Ausdruck verwenden darf. Als Arbeitgeber unterliegen Sie der Sorgfaltspflicht zur Einhaltung aller gesetzlichen, formellen und inhaltlichen Vorschriften. Sie verantworten die Sicherstellung der Übertragung und sind in der umfassenden wie ausschließlichen Haftung für Fallstricke und Sicherheitslücken.

Trotz aller Maßnahmen zur Umrüstung: Die Digitalisierung der Gehaltsabrechnung ist zukunftsweisend

Um die Sicherheit der Übertragung oder des Abrufs von Gehaltsabrechnungen im Intranet zu gewährleisten, müssen Sie Ihr System einmalig umstellen und sich fortan für eine kontinuierliche Überprüfung der IT entscheiden. Auch wenn die anfängliche Aufwendung nicht zu unterschätzen ist, sparen Sie auf Dauer betrachtet eine Menge Zeit und Geld. Sie schonen die Umwelt und gehen ohne Einschränkung sorgsam mit Ihren Ressourcen um.

In Welcher Form stellen Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die monatliche Gehaltsabrechnung bereit? Haben Sie den Umstieg auf die digitale Gehaltsabrechnung bereits vollzogen? Welche Erfahrungen haben Sie gemacht?.

Bildquelle: Fotolia.com, Fotograf: sdecoret

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