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Auch in Zeiten der zunehmenden Globalisierung ist es unerlässlich für international agierende Unternehmen, mit Geschäftskunden persönlich zusammenzuarbeiten. Somit werden in Zukunft die Kosten für Geschäftsreisen einen erweiterten Anteil personalbetrieblicher Ausgaben ausmachen. Um diese effektiv zu planen, gibt es verschiedene Modelle. Einer Studie der techconsult GmbH zufolge nutzen bereits 66 % der befragten Unternehmen teil- oder vollautomatisierte Systeme, während es 34 % noch an innovativen automatisierten Verfahren fehlt. Ziel der Studie war eine Aufstellung der Vor- und Nachteile dieser unterschiedlichen Abrechnungverfahren.
Transparente Kalkulationen
Um einen Überblick der angefallenen Kosten zu gewährleisten, bedarf es einer effizienten Trennung zwischen direkten und indirekten Geschäftsreisekosten. Nur bei 28 % der Unternehmen, die ihre Reisekostenabrechnungen manuell anfertigen, gelingt dies gut. Infolgedessen liegen die Ausgaben für die Reiseabrechnung im Vergleich zum Planungs- und Buchungsprozess hier im Durchschnitt bei 45 % der Gesamtkosten. Bei Nutzung einer vollautomatisierten Software liegen diese Ausgaben bei nur 38 % bei gleichzeitiger Einsparung an den Gesamtkosten.
Auch die Kalkulation übersteigende Ausgaben können dadurch langfristig verringert werden. So betragen diese bei manuell arbeitenden Systemen 18 % mit nur 43 % Budgeteinhaltung, bei vollautomatisierten Systemen nur 13 % bei 58 % Budgeteinhaltung.
Effizienz durch Reiserichtlinien
Zur Sicherung dieser Einsparungen sind firmeninterne Reiserichtlinien unerlässlich. Da es durch die Implementierung dieser Richtlinien in die Software möglich ist, eine größere Menge an Vorgaben zu berücksichtigen, liegt die Compliance-Rate hier bei 77 %. Bei Unternehmen mit manueller Abrechnung ist die Menge an Richtlinien meist überschaubarer, wodurch eine breitere Auslegung der Vorgaben möglich ist, weshalb diese mit nur 40 % Compliance-Rate abschneiden.
Rückerstattungsdauer der Reisekosten
Durch automatisierte Abrechnungsprozesse verringert sich die Zeitspanne zwischen dem Einreichen der Reisebelege und der Rückzahlung erheblich. Nach der Eingabe aller Ausgaben erstellt die Software, etwa auf Grundlage geltender Steuersätze, Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen oder Währungsumrechnungskurse in kurzer Zeit eine fehlerfreie Kostenaufstellung.
Somit verringert sich die Bearbeitungsdauer eines Rückerstattungsantrages im Durchschnitt auf 1,1 Wochen. Bei manuell arbeitenden Systemen dauert es mindestens 1,5 Wochen oder mehr.
Nicht zuletzt beeinflusst die Rückerstattungsdauer auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter.
Professionelle Reisekostenabrechnungen dank Outsourcing
Trotz der in der Studie aufgezählten Vorteile vollautomatisierter Reisekostenabrechnungsverfahren sind hier im Durchschnitt noch immer 7,3 % aller Abrechnungen fehlerhaft. Um dieses Problem zu umgehen, bietet es sich an, diese Prozesse an spezialisierte Dienstleister auszulagern.
Somit können Unternehmen ihre Ausgaben in Hinblick auf Reiseabrechnungsabteilungen herabsetzen, sparen somit Ressourcen und sind dank der im Vertrag mit dem Dienstleister vereinbarten Konditionen zur absoluten Einhaltung der gültigen Gesetzeslage, gerade auch im Hinblick auf den Datenschutz, rechtlich abgesichert.
Mögliche Einzeldienstleistungen
Je nach Dienstleister können nahezu alle Teilprozesse der Reisekostenabrechnung übernommen werden.
Grundlegend ist das Überblicken der Rückerstattungsanträge sowie aller nötigen Quittungen, Rechnungen und dergleichen. Oftmals werden diese Belege vom Dienstleister digitalisiert und in einem für das Unternehmen angelegte Archiv abgespeichert.
Die spezifischen Reiserichtlinien des Unternehmens werden problemlos übernommen und somit eine transparente und nachvollziehbare Darstellung der Abrechnung angefertigt.
Bei Bedarf können die zu erstattenden Beträge für jeden betreffenden Mitarbeiter ermittelt und diesen jeweils ausgezahlt werden.
Teilweise werden Analysen zu Einsparungsmöglichkeiten oder gleich eine ausgabenoptimierte Beratung zur Buchung und Abwicklung von Geschäftsreisen angeboten.
Vorteile für Unternehmen
Unternehmen profitieren vom Know-How des Dienstleisters, der durch Erfahrung im Umgang mit spezieller Abrechnungssoftware schneller und effizienter an den sonst langwierigen und teuren Teilprozessen, etwa der Belegdigitalisierung oder der Datenerfassung, arbeitet. Aktuell geltende und sich ändernde Vorschriften werden automatisch mit dem System synchronisiert, um fehlerhafte Abrechnungen zu vermeiden.
Die digitalisierten Belege können durch wenige Klicks aufgefunden werden, wodurch die Betriebskosten eines entsprechenden Archivs eingestrichen werden können.
Rückerstattungen verlaufen schnell und zuverlässig und erhöhen damit die Zufriedenheit der Geschäftsreisenden.
Letztendlich ermöglicht das Auslagern von Reisekostenabrechnungen, sowohl finanzielle, zeitliche als auch personelle Ressourcen lukrativer einzusetzen und sich somit den eigentlichen Unternehmensschwerpunkten widmen zu können.
Wie effizient organisieren Sie Ihre Reisekostenabrechnung? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar.
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