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Wohl die wenigsten hätten zur Jahreswechselschulung 2019/2020 gedacht, dass das aktuelle Jahr so viele Überraschungen bereithält. Planungssicherheit wird ausgetauscht gegen Flexibilität, Einsatzbereitschaft und permanente Wissenserweiterung. Die Corona-Krise setzt unsere Kunden und uns vor neue Herausforderungen, wobei die Umsetzung kurzfristig beschlossener gesetzlicher Änderungen unseren Arbeitsalltag bestimmt.
Vom Einfluss individueller Unternehmens-Regelwerke auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung
HR wird in dieser Zeit ein hohes Maß an fachlicher Kompetenz abverlangt. Umso größer die Hausaufgaben, wenn Kurzarbeit bis dahin noch keine Rolle im Unternehmen gespielt hat. Mit der Auslagerung der Entgeltabrechnung sichern sich unsere Kunden zwar die korrekte Durchführung der Payroll und das Vorliegen der entsprechenden fachlichen Qualifikation, aber es entbindet sie dabei nicht von der Pflicht, den Gestaltungsrahmen für die Umsetzung der Kurzarbeit im eigenen Unternehmen zu definieren. Doch wissen diese, welche Auswirkung ihre Formulierung in der Entgeltabrechnung anrichtet? Am Beispiel der Kurzarbeit und des vereinbarten Arbeitgeberzuschusses zeichnet sich oftmals ab, dass Vorstellung und Wirklichkeit voneinander abweichen. Hier liegt der Teufel bekanntlich im Detail. Zudem sorgen individuelle Sonderreglungen, welche über den gesetzlichen Standard hinausgehen, für zusätzlichen Aufwand und somit auch für ein erhöhtes Risiko in der Entgeltabrechnung. Von diesen Individualitäten gibt es genügend und teilweise kommt es bereits zwischen den Unternehmensstandorten zu unterschiedlichen Behandlungen.
Im Spannungsfeld zwischen Wissen und Nichtwissen
Der Payroll Dienstleister ist jedoch selten in vorgelagerte Abstimmungen eingebunden und stellt somit seine Fragen vielmals erst zu unterzeichneten Vereinbarungen. An dieser Stelle ist das Kind bereits in den Brunnen gefallen und der Vorgang nur auf Kosten interner Unruhen zurückzudrehen. Wenig hilfreich, wenn dann noch die Berichterstattung der Medien, welche entsprechende Hilfspakete gar nicht in ihrer Komplexität erklären können, zu zusätzlichen Diskussionen zwischen Dienstleister und Mandanten oder deren Mitarbeitern beiträgt. Dabei erzeugen die ersten Ankündigungen einer gesetzlichen Neuerung in den Nachrichten oftmals eine hohe Erwartung und schnelle Reaktion. Doch bis zur Durchführungsverordnung, welche maßgebend für die Umsetzung im System ist, vergehen häufig noch ein paar Wochen. In dieser Zeit wächst gleichzeitig das Misstrauen gegenüber der Qualität der Entgeltabrechnung. Dementsprechend stellt sich auch die Frage, inwieweit rückwirkende gesetzliche Änderungen dabei helfen, den Durchblick zu behalten. Eine Odyssee der Rückrechnung ist für die Transparenz und Verständlichkeit der Abrechnung nur bedingt hilfreich, wobei der Mehrwert der Hilfspakete für die Arbeitnehmer überschaubar bleibt.
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung hat nicht an Anspruch verloren
Hingegen ist den Mandanten an dieser Stelle kaum ein Vorwurf zu machen, eher der allgemeinen Vorstellung, dass eine Entgeltabrechnung nicht mehr als ein Knopfdruck ist. Doch weit gefehlt, denn die ständige Umsetzung, Überwachung und Einhaltung von lohnsteuer-, sozialversicherungs- und arbeitsrechtlichen Regelungen verlangt nicht nur zu Corona-Zeiten einen hohen Bedarf an Fachwissen, Entscheidungen und Anpassung des internen Gestaltungsrahmens. Entgeltabrechnung ist ein Teil von HR und wirkt sich somit auch auf übergeordnete Prozesse aus. Sie kann somit nie wirklich losgelöst betrachtet werden. Für den Spagat schneller Entscheidung zur Konzeption der eigenen Rahmenbedingungen und für die korrekte Durchführung der Abrechnung ist ein gemeinsames Hand in Hand, bei dem die Payroll als HR-Business Partner verstanden wird, unabdingbar.
Als echte Partner in Outsourcing-Partnerschaften Krisen meistern
Was bleibt also? Firmen sind in diesen schwierigen Zeiten dazu gezwungen Kurzarbeit zu beantragen und viele begeben sich dabei auf eine vollkommen neue Spielwiese mit einem dynamischen Regelwerk. Gleichzeitig ist derzeit deutlich zu erkennen, dass HR den Verbleib der Fachkräfte im eigenen Unternehmen sicherstellen möchte. Dementsprechend sollen durch individuelle Lösungen die Einbußen durch den Entgeltverlust abgefedert werden. Es entsteht oftmals ein Minenfeld von Unklarheiten und Missverständnissen. Dabei muss sich gerade beim Outsourcing nur jeder seiner Verantwortung bewusst sein. Offene Baustellen bei ungenauen Prozessen führen spätestens jetzt zu erheblichen Komplikationen mit dem Effekt, dass die angestrebte Mitarbeiterbindung zu einer internen Unzufriedenheit führt oder aus der angestrebten Kostenreduzierung ein ungewollter Kostentreiber entsteht. Ein Schritt aufeinander zu ist in Ausnahmezeiten nicht nur im Privaten der Schlüssel zum Erfolg und jede Krise hat auch etwas Gutes: zusammenzuwachsen.
Mit welchen Herausforderungen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung haben Sie in diesem Jahr gekämpft? Hatten Sie externe Unterstützung? Wir freuen uns auf Ihre Erfahrungen.
Bildquelle: Pixabay, Fotograf: Gerd Altmann
