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Abbildung: unbesetztes Büro

Die Pandemie hat unsere Arbeitswelt verändert. Die Digitalisierung hat uns fest im Griff. Zoom oder Teams sind unsere neuen Besprechungsräume und gehören bereits zum Standard. Homeoffice und mobiles Arbeiten haben in Unternehmen mehr denn je Einzug erhalten und überzeugt.

Die Homeoffice-Bewegung hat in vielen Unternehmen zu veränderten Sichtweisen geführt und neue Chancen für Outsourcing eröffnet. Ob eigene Mitarbeitende, die ihre Arbeit zu Hause erledigen oder externes Personal, das aus dem Dienstleisterbüro oder dem Homeoffice agiert – die Grenzen verblassen. Die Auslagerung bestimmter Aufgaben an Remote-Teams ist für viele UnternehmerInnen eine Option, die sie jetzt treiben. Eine aktuelle Studie von SD Worx zeigt beispielsweise, dass Deutschland im Europa-Vergleich nach der Corona-Pandemie die höchste Bereitschaft hat, Projekte im Personalwesen auszulagern. Deutsche Unternehmen suchen externe Unterstützung vor allem bei sozialrechtlichen Sachverhalten, Lohnkostenerhebung, Digitalisierung sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung und Rekrutierung.

Die Chancen sind offensichtlich

Schon vor der Pandemie war das Verlagern von Aufgaben an externe spezialisierte Dienstleister ein bewährtes Konzept. Unternehmen haben Zugriff auf Expertenwissen, das selbst nicht vorgehalten werden kann bzw. muss.

Sind Backoffice-Prozesse wie Entgeltabrechnung oder Finanzbuchhaltung Wertschöpfung oder Administration? Smart aufgestellte Unternehmen haben ihr Kerngeschäft klar im Fokus und setzen bei den nicht wertschöpfenden Aufgaben auf die Fach-, IT-, und Digitalisierungskompetenz spezialisierter Partner. Sie profitieren so von einer höheren Prozess- und Personaleffizienz, Flexibilität und Kostentransparenz.

Fluktuation und innere Kündigungen gehören zu den größten Kostentreibern im Personalwesen. Dieses Risiko trägt der Dienstleister. Der Aufwand für kurzfristigen Personalaufbau und das Vorhalten von eigenem Personal entfällt mit dem Modell Outsourcing.

Laut dem HR Report „Monster Insights 2021“ der Jobbörse Monster ist der Wunsch nach verlässlichem Personal bei Arbeitgebern aktuell gestiegen. 43 Prozent der befragten Unternehmen ist insbesondere Verlässlichkeit bei Bewerbern sehr wichtig, gefolgt von Teamfähigkeit (33 Prozent), Flexibilität (28 Prozent) und Engagement (27 Prozent). Mit dem Dienstleister vereinbarte Service Level Agreements sichern diese Zuverlässigkeit ab. Sie beinhalten zugesicherte Leistungseigenschaften wie Leistungsumfang und -qualität. Reaktionszeiten und Bearbeitungszeiten werden darin u.a. genau festgeschrieben. 

Einen weiteren Vorteil bietet die Kostenvariabilisierung. Die Services werden nach Aufwand berechnet, sodass bei geringerem Arbeitsaufkommen, auch geringere Kosten für den Auftraggeber entstehen.

Als Nachteil in der Zusammenarbeit mit externen Service Partnern wurde in der Vergangenheit nicht selten die räumliche Distanz und eine dadurch bedingte mangelhafte Kommunikation mit externem Personal gesehen. Mit der Digitalisierung und der zunehmenden Selbstverständlichkeit der Nutzung entsprechender Tools, gehört dieses vermeintliche Hindernis der Vergangenheit an.

Worauf kommt es jetzt beim Outsourcing an?

  • Klarheit verschaffen
  • Es sollte Klarheit darin bestehen, was ausgelagert werden soll und welche genaue Erwartungshaltung gegenüber dem Service-Partner besteht. Welche Arbeiten sollen im Unternehmen verbleiben? Ist möglicherweise eine schrittweise Auslagerung die beste Lösung? Welche Vorstellung von der Zusammenarbeit gibt es? Welches Ziel wird mit Outsourcing verfolgt? Zudem sollte Klarheit hinsichtlich der Konsequenzen bestehen, die mit dem Schritt der Auslagerung verbunden sind. Welche Veränderungen ergeben sich? Welche Risiken bestehen? Spezialisierung nutzen bedeutet auch sich in Abhängigkeit zu begeben. Da Outsourcing jedoch für Prozesse erfolgt, die nicht direkt an der Wertschöpfung beteiligt sind, spielt der Verlust von Know-how im Grunde eine geringe Rolle. Dennoch sollte das Vorgehen im Trennungsfall abgeklärt sein, um die ausgelagerten Prozess abzusichern.

  • Zeit investieren
  • Ein erfolgreiches Outsourcing-Vorhaben ist gut vorzubereiten. Frühzeitig sollten beteiligte Fachabteilungen eingebunden werden, um Aufwand und Kosten von Anfang an realistisch bewerten zu können. Ebenso ist ausreichend Energie in die Projektplanung zu stecken. Hierbei kann der externe Partner bereits wertvolle Unterstützung leisten. Die betreffenden Arbeitsabläufe sind detailliert zu dokumentieren, Unternehmensspezifika sind herauszustellen, um in Zusammenarbeit mit dem externen Partner den smarten Soll-Prozess zu definieren und klare Regelungen für die Zusammenarbeit zu treffen. Präzise Service Level Agreements, eindeutig formuliert und übersichtlich strukturiert, sind das Ergebnis und bilden die Grundlage einer für Klarheit und Zufriedenheit in der Kooperation.

  • Sorgfalt bei der Partnerwahl
  • Dreh- und Angelpunkt für ein langfristig erfolgreiches Outsourcing ist der richtige Partner. Bei der Auswahl des BPO-Partners sollte daher genau hingesehen werden und auch das Bauchgefühl nicht außer Acht gelassen werden. Was macht einen passenden Service-Partner aus?

Das Augenmerk sollte auf folgenden Punkten liegen:

Zielerreichbarkeit prüfen: Das mit dem Outsourcing verfolgte Ziel ist klar zu formulieren, dem BPO-Partner gegenüber offen zu kommunizieren und stets im Auge zu behalten. Outsourcing muss sich für das Unternehmen lohnen. Im offenen Austausch mit dem Dienstleister sollte eine realistische Einschätzung erfolgen, damit das Projekt zum Win-win werden kann.

Preis-Leistung muss stimmen: Kosten sind nicht alles. Vor allem die fachliche Qualität und Leistungsfähigkeit sind entscheidend. Natürlich sollte ein Outsourcing im Allgemeinen auf Dauer nicht teurer sein als die Eigenleistung. Qualität und Effektivität haben aber auch ihren Preis. Hier ist im Detail hinzusehen, an welchen Stellen das Mehr für das Geld entsteht. Ganz klar können BPO-Partner Vorteile aus der Spezialisierung an ihre Kunden weitergeben. Darauf sollte je nach Art der auszulagernden Aufgaben jedoch nicht einzig der Fokus liegen. Denn es ergeben sich neben monetären vor allem auch viele nicht monetäre Vorteile bei einer Auslagerung.

Sicherheit & Digitalisierungskompetenz prüfen: Moderne Service-Dienstleister sind neben der reinen Übernahme von administrativen Aufgaben auch starke Partner in Bezug auf IT und Digitalisierung. Ob moderne Software, digitale Workflows oder Robotic Process Automation, die Notwendigkeit regelmäßiger Investitionen in die betreffenden Bereiche liegt beim Dienstleister ebenso wie die Instandhaltung und Entwicklung. Großes Augenmerk ist auch auf die Punkte Datenhaltung, Datenschutz und Compliance zu legen. BPO-Dienstleister sollten diesbezüglich entsprechende Vorrausetzungen und Zertifikate nachweisen können.

Wert auf Augenhöhe und den “menschlichen Fit“ legen: Unternehmen und Dienstleister müssen zueinander passen. Passt es im Hinblick auf die Größe des Dienstleisters? Welche Priorität wird man beim externen Partner haben? Passt es hinsichtlich der Einstellung? Agiert der Dienstleister eher konservativ oder ist er proaktiv und bereit, moderne Wege zu gehen? Eine Partnerschaft auf Augenhöhe ist der Schlüssel zum Erfolg. Vor allem muss zwischen den handelnden Personen die Chemie stimmen.

In der Spezialisierung liegt die Zukunft

Mit Corona und der Dynamik der Anforderungen an die eigene Unternehmenswelt ist das Bewusstsein der Aufgabentrennung höher denn je. Outsourcing ist sinnvoll, jedoch auch nicht leichtfertig anzugehen. Unternehmen können die Expertise externer Spezialisten nutzen, um die Potenziale ihrer Unterstützungsprozesse aufzudecken und sich so für die Zukunft zu wappnen.

Denken Sie über Outsourcing und Digitalisierung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung oder der Buchhaltung nach? Kommen Sie gerne dazu in den Austausch mit unseren Experten.

Bildquelle: Unsplash, Fotograf: Raj Rana


Autor

Abbildung: Claudia Herrmann, Marketingreferentin

Claudia Herrmann
Marketingreferentin

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