Ferienjobs in Unternehmen: Rechtliche & steuerliche Fragen

Immer mehr Unternehmen beschäftigen Ferienjobber. Schüler und Studenten erhalten so die Möglichkeit, etwas Geld zu verdienen. Und Unternehmen können in Urlaubszeiten Personalengpässe vermeiden. Allerdings müssen einige rechtliche und steuerliche Aspekte beachtet werden.

Ferienjobber in Zeiten von Fachkräftemangel

In vielen Firmen ist die Personaldecke angespannt. Es wird immer schwieriger, geeignete Fachkräfte zu finden. Die Arbeitsbelastung ist daher entsprechend hoch bei den Beschäftigten. Wenn dann auch noch Urlaubszeiten anstehen und vielleicht auch noch Mitarbeitende aufgrund von Krankheitszeiten fehlen, müssen Unternehmen sich Gedanken machen, wie der Betrieb aufrechterhalten werden kann.

Eine Möglichkeit besteht darin, einfachere Aufgaben und Arbeiten an Aushilfen zu geben. In Ferienzeiten suchen viele Studenten und Schüler eine Möglichkeit, sich etwas Geld dazuzuverdienen. Eine Win-Win-Situation für beide Seiten. Allerdings müssen Unternehmen dabei sowohl rechtliche als auch steuerliche Besonderheiten bedenken, wenn sie Ferienjobber beschäftigen wollen:

Alter der Ferienjobber

Grundsätzlich muss der Ferienjobber mindestens 15 Jahre alt sein. Zwar ist es in Ausnahmefällen möglich, mit Einverständnis der Eltern auch Kinder zwischen 13 und 15 Jahren zu beschäftigen, „soweit die Beschäftigung leicht und für Kinder geeignet ist“ (zum Beispiel einfache Botengänge). Allerdings dürfen die Kinder nicht mehr als zwei Stunden täglich (in landwirtschaftlichen Familienbetrieben nicht mehr als drei Stunden täglich) nicht zwischen 18 und 8 Uhr, nicht vor dem Schulunterricht und nicht während des Schulunterrichts beschäftigt werden (vgl. § 5 Jugendarbeitsschutzgesetz).

Wichtig: Minderjährige Ferienjobber benötigen das Einverständnis ihrer Eltern. Unternehmen müssen deshalb darauf achten, sowohl das Alter des Ferienjobbers zu prüfen als auch eine Einverständniserklärung der Eltern bei Minderjährigen einzuholen. Außerdem müssen bei Minderjährigen de Regelungen des Jugendarbeitsschutzgesetzes beachtet werden. Das gilt beispielsweise für die Arbeitszeiten. Einen Überblick gibt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales in dem Merkblatt „Klare Sache – Jugendarbeitsschutz und Kinderarbeitsschutzverordnung“ (Stand April 2023).

Arbeitsschutz und Verträge

Gerade bei minderjährigen Aushilfen müssen auch arbeitsschutzrechtliche Anforderungen beachtet werden. Nicht jede Tätigkeit ist hier zulässig (zum Beispiel gefährliche Arbeiten).

Ferienjobs sind zwar in der Regel nur befristet – doch auch hier sollten eindeutige Regelungen vertraglich festgehalten werden. Dazu gehört beispielsweise der Urlaubsanspruch (wenn der Ferienjobber mindestens einen Monat beschäftigt ist).

Hinweis: Beim Gehalt muss der Mindestlohn beachtet werden – es sei denn, es handelt sich um einen minderjährigen Ferienjobber, der noch über keine Berufsausbildung verfügt. Doch volljährige Studenten beispielsweise haben Anspruch auf den Mindestlohn!

Ferienjobber in der Lohnbuchhaltung

Es gibt also bereits zahlreiche rechtliche Voraussetzungen, die bedacht werden sollten. Die konkreten rechtlichen Vereinbarungen sind auch maßgeblich für die Buchhaltung. In der Lohnbuchhaltung sollten alle Verträge, Einverständniserklärungen und Dokumente aufbewahrt sowie die buchhalterische Abwicklung vorgenommen werden.

So bleibt der Job sozialversicherungsfrei

Minijobs (max. 520 Euro/Monat) sind versicherungsfrei in der Kranken-, Pflege und Arbeitslosenversicherung. Und auf Antrag auch von der Rentenversicherung.

Eine kurzfristige Beschäftigung umfasst nicht mehr als drei Monate oder 70 Arbeitstage pro Jahr. Dann ist der Job sozialversicherungsfrei, unabhängig davon, wie viel der Ferienjobber in der Zeit verdient. Arbeitgeber sollten nicht vergessen: Die Meldung bei der Minijob-Zentrale!

Achtung: Von diesen beiden Beschäftigungsformen abzugrenzen sind Werkstudenten. Sie jobben häufig neben dem Studium bei einem Unternehmen. Mehr dazu: https://www.minijob-zentrale.de/DE/die-minijobs/studenten/studenten_node.html

Steuerliche Behandlung

Ferienjobber sind grundsätzlich auch lohnsteuerpflichtig. Die Besteuerung kann mit dem individuellen Steuersatz vorgenommen werden. Hier benötigt der Arbeitgeber die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale. In der Regel haben Schüler und Studenten nur wenig Jahreseinkommen. Wurde dennoch Lohnsteuer abgeführt, kann diese also mithilfe einer Steuerveranlagung wieder erstattet werden.

Es gibt jedoch eine einfache Handhabung: Der Arbeitgeber kann eine pauschale Besteuerung vornehmen (zum Beispiel Minijob mit 2 % oder 20%, aber Achtung: kurzfristige Beschäftigung 25 %). Hier ist die Einordnung der Beschäftigung wichtig, damit die Pauschalbesteuerung korrekt vorgenommen wird. Gerade in diesen Fällen ist deshalb Fachwissen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung von großer Bedeutung. So kann sichergestellt werden, dass auch bei Ferienjobbern keine Fehler bei der Lohnsteuer oder Sozialversicherung gemacht werden.

Bildquelle: AdobeStock Fotograf: rh2010

Autor

Sylvia Meier
Gastautorin

Sylvia Meier ist Diplom-Finanzwirtin (FH) und war bereits im Finanzamt, in der Beratung (Big Four-Gesellschaft) und in einem Fachverlag tätig. Sie unterstützt heute als freie Mitarbeiterin Unternehmen und kann insbesondere zu den Themen Steuern, Controlling, Rechnungswesen und Finanzen zahlreiche Publikationen vorweisen.

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