Entgeltabrechnung: Das mach ich doch nicht selbst!

Was soll ich selbst machen, was soll ich outsourcen? Diese Frage stellt sich jeder Unternehmer, vom Kleinunternehmer bis zum Vorstandsvorsitzenden eines DAX-Konzerns. Üblicherweise sind Unternehmen umso eher bereit eine Dienstleistung auszulagern, je weiter diese vom eigenen Kerngeschäft entfernt ist. Bereits an dieser Stelle wird deutlich, dass das Payroll-Outsourcing in diesen Überlegungen eine Sonderstellung einnimmt. Lohn- und Gehaltsabrechnungen gehören weder zum Kerngeschäft eines selbständigen KFZ-Meisters noch eines internationalen Autokonzerns. Dennoch wird einem Großkonzern nahezu selbstverständlich unterstellt, diese selbst zu erstellen. In Kleinbetrieben ist es dagegen üblich, diese Aufgabe dem Steuerberater oder einem anderen Dienstleister zu übertragen. Je größer ein Unternehmen ist, desto eher ist es also geneigt, die gesamte Lohnbuchhaltung zu den eigenen unternehmerischen Kernaufgaben zu zählen. Zwischen der Autowerkstatt und dem Großkonzern findet sich ein breites Spektrum mittelständischer Betriebe unterschiedlicher Größe, bei denen nicht immer offensichtlich ist, für welchen Weg sie sich entscheiden sollten.

Zwingende Voraussetzungen für eine interne Lösung

Am Anfang aller Überlegungen steht selbstverständlich die Frage, ob überhaupt alle Ressourcen für eine interne Lösung vorhanden sind. Lohn- und Gehaltsabrechnungen erfordern erhebliches Fachwissen. Schon die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften überfordert den Laien gewöhnlich. Kommen noch tarifliche Regelungen eines oder gar mehrerer anzuwendender Tarifverträge hinzu, kommt niemand mehr ohne Expertenwissen aus. Weil nicht nur die Abrechnungen, sondern auch die An- und Abmeldungen bei den Sozialversicherungen unbedingt pünktlich fertiggestellt werden müssen, muss auch die nahtlose Urlaubs- und Krankheitsvertretung sichergestellt sein. Es gibt inzwischen einige leistungsfähige Softwarelösungen für die Lohnbuchhaltung, die zwar die Arbeitsabläufe beschleunigen, aber nach wie vor qualifizierte Mitarbeiter erfordern. Eine Personalabteilung muss also über eine Mindestgröße verfügen, die wechselseitige Vertretungsregelungen erlaubt. Für zu kleine mittelständische Betriebe ist der damit verbundene Overhead in der Verwaltung schlicht zu groß.

Kostenvorteile des Payroll-Outsourcings

Outsourcing weist immer dann besonders hohe Kostenvorteile auf, wenn alternativ die internen Ressourcen sogar redundant vorgehalten werden müssten, weil die Prozesse ständig verfügbar sein müssen – dies trifft für die Lohnbuchhaltung zu. Überproportionale Kostenvorteile sind dann zu erwarten, wenn der personelle Aufwand besonders hoch ist. Einige Indikatoren dafür sind

• häufig wechselndes Personal
• Mitarbeiter mit variierender Arbeitszeit und variierendem Lohn
• anwendbare Sonderregelungen aus Tarifverträgen
• Dokumentationspflichten des Mindestlohngesetzes
• eventuell vorliegende Pfändungsbeschlüsse für einzelne Mitarbeitergehälter
• Arbeitnehmer mit ausländischem Wohnsitz (Grenzgänger)

Gut geplant ist halb gewonnen!

Im Grunde spricht also sehr viel dafür, dass sich kleine und mittlere Unternehmen für ein Payroll-Outsourcing entscheiden sollten. Und im Grunde wissen die Unternehmen das auch, denn die Pro-Argumente ähneln doch sehr stark denen, die beispielsweise auch für ein Outsourcing des IT-Services sprechen. Dennoch halten viele Unternehmen die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung für ein zu großes Risiko. Ein wesentlicher Grund dafür ist der, dass die rechtliche Verantwortung für die korrekte Lohnabrechnung immer beim Unternehmen verbleibt und man daher fürchtet, für mögliche Fehler Dritter in Haftung genommen zu werden. Auch die strikte Einhaltung der Zahlungstermine für Löhne und Gehälter ist in jedem gut geführten Unternehmen Chefsache. Es darf einfach nicht passieren, dass Mitarbeiter auf ihr Geld warten müssen. Beides sind gute Gründe – aber beides spricht nicht gegen ein Payroll-Outsourcing, sondern dafür! Denn auch hier gilt, dass ein spezialisierter Dienstleister die Einhaltung von Gesetzen und Termine besser sicherstellen kann, als der typische Mittelständler dies mit Bordmitteln könnte. Das setzt jedoch eine sorgfältige Planung voraus, damit dem externen Dienstleister von Anfang an wirklich alle notwendigen Daten zur Verfügung stehen. Außerdem kommt es natürlich entscheidend auf Wahl des richtigen Dienstleisters und auf die Vertragsgestaltung an. Denn wenngleich die rechtliche Verantwortung immer beim Auftraggeber verbleibt, kann der Outsourcing-Partner sehr wohl für wirtschaftliche Folgen möglicher Fehler in Haftung genommen werden. Selbstverständlich wird jeder Anbieter die Einhaltung von Gesetzen und Terminen zusichern. Die Spreu trennt sich vom Weizen wenn es darum geht, diese Zusicherung durch entsprechende Haftungsregelungen und vereinbarte Vertragsstrafen zu untermauern!

Machen Sie Ihre Entgeltabrechnung noch selbst? Haben Sie bereits über ein Payroll-Outsourcing nachgedacht? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar.

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