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Abbildung: Weltkarte Dienstreise ins Ausland

Zu Beginn dieses Jahres kursierten verschiedene Meldungen, dass die EU die A1-Bescheinigungen abschaffen will. Leider besteht nunmehr Klarheit darüber, dass die von vielen Wirtschaftsvertretern gewünschte Abschaffung der A1-Bescheinigung, insbesondere für kurzfristige Dienstreisen, nicht kurzfristig kommt.

Warum wird eine A1-Bescheinigung bei Auslandsdienstreisen benötigt?

Wird ein (deutscher) Arbeitnehmer, Selbstständiger oder Beamter für sein Unternehmen im EU-Ausland (auch Staaten des EWR und Schweiz) tätig, würden ohne besondere Regelungen doppelte Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Neben der Versicherungspflicht in Deutschland wären aufgrund der Tätigkeit im Ausland möglicherweise auch ausländische Sozialabgaben zu entrichten.
Um dies zu vermeiden, wurde innerhalb der EU (auch Staaten des EWR und Schweiz) vereinbart, dass bei nicht langfristigen Auslandseinsätzen nur Versicherungspflicht im Heimatland des Arbeitnehmers besteht. Als Nachweis für die Versicherungspflicht im Heimatland und somit für die Versicherungsfreiheit im Ausland gilt die A1-Bescheinigung

Ist die A1-Bescheingung auch bei kurzfristigen Einsätzen erforderlich?

Häufig besteht der Irrglaube, dass die A1-Bescheinigung nur bei mehrmonatigen Projekten im Ausland erforderlich sei. Dem ist nicht so. Selbst für eintägige Dienstreisen bzw. stundenweise Aufenthalte muss eine A1-Bescheinigung beantragt werden.

Was passiert bei fehlender A1-Bescheinigung?

In einigen Staaten drohen Bußgelder, wenn bei Kontrollen die A1-Bescheinigung nicht vorgelegt werden kann. Manche Staaten akzeptieren zumindest den gestellten Antrag als Nachweis für eine A1-Bescheinigung.

Benötigt der ausländische Auftraggeber die A1-Bescheinigung?

Nicht selten sind sozialversicherungsrechtliche Fragestellungen Teil eines unternehmensinternen Compliance-Systems. Somit besteht die Gefahr, dass ausländische Auftraggeber die A1-Bescheinigung als Voraussetzung für das Tätigwerden im Ausland fordern. Bei Nichtvorlage derselben besteht somit das Risiko, dass der Zutritt zur ausländischen Baustelle bzw. zum ausländischen Unternehmen des Auftraggebers verweigert wird.

Kann die A1-Bescheinigung auch nachträglich beantragt werden?

Vor dem Hintergrund begonnener Kontrollen und möglicher Bußgelder ist Unternehmen zu empfehlen, für Arbeitnehmer vor Dienstreiseantritt die A1-Bescheingung zu beantragen und die A1-Bescheinigung bei der Dienstreise mitzuführen. Da die Antragsbearbeitung durchaus ein paar Tage in Anspruch nimmt, sollte die Beantragung möglichst frühzeitig erfolgen. Es gilt der Grundsatz: erst Antrag und Ausstellung der A1-Bescheinigung, dann Dienstreise!

Wie läuft das Antragsverfahren?

Seit Beginn des Jahres 2019 können Anträge auf Erteilung einer A1-Bescheinung nur noch elektronisch gestellt werden. Für gesetzlich versicherte Arbeitnehmer ist die jeweilige Krankenkasse zuständig; für Selbstständige, Beamte und privat Versicherte sind andere Stellen zuständig. Bei Dauereinsätzen kann eine „Dauerbescheinigung A1“ beantragt werden. Dies muss für jeden Tätigkeitsstaat erfolgen. Die Beantragung erfolgt zumeist über das Lohnprogramm des Unternehmens, welches regelmäßig auch Nachweise für die Beantragung generiert.

Was sollte ich als Unternehmen tun?

Insbesondere in größeren Unternehmen bzw. in Unternehmen mit dezentraler Struktur sind die Prozesse Dienstreiseantrag und Dienstreiseabrechnung entkoppelt. Häufig erfolgt die Beantragung von Dienstreisen in den Fachabteilungen; die Abrechnung dann aber mit Zeitverzug in der Personalabteilung. Zu diesem Zeitpunkt ist die Beantragung einer A1-Bescheingung zu spät. Somit sollten Unternehmen ihre diesbezüglichen Prozesse überprüfen und anpassen.

Hat die Thematik „A1-Bescheinung“ Auswirkungen auf Compliance-Systeme?

Unternehmen, die regelmäßig Arbeitnehmer ins Ausland entsenden bzw. Mitarbeiter ausländischer Auftraggeber in Deutschland tätig werden lassen, sollten die damit verbundenen sozialversicherungsrechtlichen Aspekte in ein bestehendes Compliance-System implementieren bzw. alternative Maßnahmen ergreifen, die eine sachgerechte Behandlung solcher Sachverhalte gewährleistet.

Haben Sie Auslandsentsendungen im Unternehmen? Welche Erfahrungen haben Sie zum Thema A1-Bescheinigung gemacht? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar.

Bildquelle: Unsplash, Fotograf: Brett Zeck

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