Verbindlichkeiten optimal steuern mit Kreditorenmanagement

In vielen Unternehmen wird ein besorgter Blick auf die Liquidität geworfen. Steigende Kosten belasten die Finanzsituation enorm. Das Kreditorenmanagement ist ein wichtiger Stellhebel beim Begleichen von Verbindlichkeiten.

Ein wichtiger Bestandteil der Finanzbuchhaltung ist die sog. Kreditorenbuchhaltung. Sämtliche Eingangsrechnung eines Unternehmens landen hier, werden bearbeitet und verbucht. Die aktuellen Preissteigerungen betreffen nicht nur private Verbraucher. Auch Unternehmen blicken besorgt auf die Rechnungseingänge. Werden die Verbindlichkeiten immer mehr steigen? Wie beeinflusst das die Liquidität? Umso wichtiger wird die Kreditorenbuchhaltung. Doch was ist eine Kreditorenbuchhaltung überhaupt? Und warum spielt sie so eine große Rolle? Hier ein kleiner Einblick:

Definition und Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung

Einfach erklärt: Die Kreditorenbuchhaltung bearbeitet alle Rechnungen, die die sog. Kreditoren dem Unternehmen stellen. Bei Kreditoren handelt es sich um Gläubiger einer Forderung. Das Unternehmen hat gegenüber dem Kreditor eine Verbindlichkeit. Diese Verbindlichkeit wird in Rechnung gestellt.

Übrigens: Nicht zu verwechseln ist die Kreditorenbuchhaltung mit der Debitorenbuchhaltung. Die Abgrenzung gelingt recht simpel: Die Kreditorenbuchhaltung kümmert sich um die Eingangsrechnungen, die Debitorenbuchhaltung ist für die Ausgangsrechnungen zuständig.

Die Kreditorenbuchhaltung übernimmt wichtige Aufgaben im Zusammenhang mit dem Kreditorenmanagement. So beispielsweise folgende:

Verwaltung der Stammdaten: Die Buchhaltung muss erst einmal die Stammdaten eines Kreditors einrichten. Doch diese Daten müssen natürlich auch verwaltet und bei Bedarf geändert werden.
Prüfung der Eingangsrechnungen: Geht eine Rechnung ein, muss geprüft werden, ob die formalen Voraussetzungen (vor allem im Sinne der Umsatzsteuer) erfüllt sind. Vor der Bezahlung der Rechnung muss auch inhaltlich geprüft werden: Wurde die in Rechnung gestellte Lieferung oder Leistung überhaupt bestellt? Ist der Rechnungsbetrag berechtigt? Wurde beispielsweise ein vereinbarter Rabatt berücksichtigt?
Buchung der Eingangsrechnungen: Die Eingangsrechnung muss gebucht werden. Dabei ist auch bereits Vorsteuerverbuchung zu bedenken: Die ausgewiesene Umsatzsteuer in der Rechnung muss (falls vorsteuerabzugsberechtigt) dann später in der Umsatzsteuer-Voranmeldung als Vorsteuer geltend gemacht werden.
Offene Posten: Nicht jede Rechnung muss sofort bezahlt werden. Manchmal werden großzügige Zahlungsfristen gewährt, die entsprechend genutzt werden können, um die Liquidität zu schonen, bis beispielsweise mehr Zahlungseingänge verzeichnet wurden. Das Kreditorenmanagement hält die verschiedenen Fälligkeitstermine im Blick.
Rechnungen bezahlen: Die Eingangsrechnungen sollten (idealerweise pünktlich) bezahlt werden. Ist jedoch bereits eine Mahnung eingegangen, ist ggf. auch Diplomatie gefragt: Schließlich müssen die Beziehungen zu den Kreditoren gepflegt werden, auch wenn einmal etwas schief geht.
Aufbewahrungspflicht: Die Rechnungen müssen aufbewahrt werden – und zwar ordnungsgemäß. Wenn beispielsweise eine Betriebsprüfung ansteht, muss jede Eingangsrechnung auffindbar sein. Der Grundsatz lautet auch hier: Keine Buchung ohne Beleg!

Die Kreditorenbuchhaltung übernimmt jedoch noch viel mehr Aufgaben. So werden beispielsweise komplexe Bilanzierungsfragen geklärt, Vorbereitungen getroffen für die Jahresabschlusserstellung und Datenanalysen erstellt. Das zeigt bereits: Ohne Fachwissen geht es nicht.

Bedeutung der Kreditorenbuchhaltung bei der Sicherung des Vorsteuerabzugs

Vor allem bei der Prüfung der Eingangsrechnungen steckt der Fehler bereits im Detail. Grenzüberschreitende Sachverhalte sorgen beispielsweise für Stolpersteine. Unternehmen können sich nicht einfach darauf verlassen, dass die Rechnung schon richtig sein wird. Ggf. kann es zu einem Wechsel der Steuerschuldnerschaft (§ 13b UStG) kommen. Wenn der Kreditor hier einen Fehler macht, muss darauf hingewiesen und um eine Rechnungskorrektur gebeten werden. Fehler in der Umsatzsteuer können teuer werden – für beide Seiten. Deshalb steckt hier bereits ein wichtiger Schritt zur Liquiditätssicherung.

Eigene Finanzexperten oder Outsourcing der Kreditorenbuchhaltung

Fachkenntnisse sind zwingend erforderlich. Zwar nutzen bereits viele Unternehmen technische Möglichkeiten, wie Automatisierungen im Rechnungseingangsprozess. Doch bei den komplexen Fragen entscheidet am Ende immer noch ein Mensch. Deshalb sind Kreditorenbuchhalter am Stellenmarkt sehr begehrt. Viele Firmen versuchen, eigene Expertise im Rechnungswesen für diesen Bereich aufzubauen. Das hängt jedoch auch von der Struktur und Größe des Unternehmens ab. Nicht jedes Unternehmen beschäftigt einen Umsatzsteuer- bzw. Kreditorenexperten. Trotzdem müssen die Verbindlichkeiten professionell gesteuert werden. Outsourcing kann hier ein Lösungsansatz sein. So können Experten bei der Einführung moderner Technologien beratend und unterstützend zur Seite stehen. Der Rechnungseingangsprozess kann auf diese Weise im Idealfall so umfassend wie möglich automatisiert werden. Dabei werden die Prozesse bereits so gestaltet, dass Risiken bei der Zahlungsabwicklung minimiert und manueller Aufwand möglichst vermieden wird. Digitale Prozesse können so kostenoptimiert und rechtssicher gestaltet werden. Und nicht zuletzt können auch komplexe Bilanzierungsfragen von erfahrenen Experten geklärt werden.

Wie ist Ihre Kreditorenbuchhaltung organisiert? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar.

Bildquelle: Adobe Stock Fotograf: Andrey Popov

Autor

Sylvia Meier
Gastautorin

Sylvia Meier ist Diplom-Finanzwirtin (FH) und war bereits im Finanzamt, in der Beratung (Big Four-Gesellschaft) und in einem Fachverlag tätig. Sie unterstützt heute als freie Mitarbeiterin Unternehmen und kann insbesondere zu den Themen Steuern, Controlling, Rechnungswesen und Finanzen zahlreiche Publikationen vorweisen.

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