Umstellung auf digitale Buchhaltung – (k)ein Problem?

In allen Bereichen des gesellschaftlichen Lebens und der Wirtschaft sorgt die Digitalisierung für einen tiefgreifenden Wandel. Während die einen engagiert über die Industrie 4.0 diskutieren, scheint in vielen Buchhaltungsbüros die Zeit stehen geblieben zu sein. Wie eh und je werden hier Belege in Ordnern abgeheftet und endlose Datenreihen abgetippt, um sie für die elektronische Verarbeitung zugänglich zu machen. In der Hektik des Alltags können sich dabei schnell Fehler einschleichen. Insofern ist es nachzuvollziehen, dass lediglich in 5 % der Firmen die betriebswirtschaftlichen Auswertungen vom Dezember mit dem Jahresabschluss übereinstimmen.

Zwar gibt es auch in diesem Bereich schon seit längerer Zeit starke Bestrebungen, die Möglichkeiten moderner Technik zu nutzen und Schritt für Schritt auf digitale Buchhaltung umzustellen – doch bisher gibt es keine belastbaren Zahlen, wie weit dieser Prozess tatsächlich fortgeschritten ist. Speziell kleine und mittlere Unternehmen fühlen sich von diesem Schritt überfordert. Doch meist sind es die gewohnten Denkmuster, die den Fortschritt bremsen. Im Bereich der Startups ist der Anteil der Firmen, die bereits mit digitaler Buchhaltung sehr viel Arbeitskraft sparen, deutlich höher als in etablierten Unternehmen.

Ohne Buchhaltung geht es nicht

Kein Unternehmen kommt ohne ordnungsgemäße Buchhaltung aus. Einerseits werden die Zahlen benötigt, um die wirtschaftlichen Abläufe im Unternehmen effektiv zu planen und den wirtschaftlichen Erfolg der unternehmerischen Aktivitäten objektiv beurteilen zu können. Andererseits ist jeder Unternehmer gesetzlich verpflichtet, alle geschäftlichen Aktivitäten und Vorgänge aufzuzeichnen, aufzubewahren und für eventuelle Prüfungen bereitzuhalten. Um diesen vielfältigen Anforderungen gerecht zu werden, müssen die Unternehmen viel Zeit und damit Kosten in die Buchhaltung investieren. Dabei lassen sich viele Routinearbeiten in der Buchhaltung schon heute weitgehend automatisieren.

Die Vorteile der digitalen Buchhaltung

In der traditionellen Buchhaltung werden alle Aufzeichnungen in Papierform verarbeitet. Da heute bereits viele Daten elektronisch übermittelt werden, kommt es zu der absurden Situation, dass E-Mails und Dateien ausgedruckt, kontiert und dann wieder in ein EDV-System eingepflegt werden. Um einen solchen Medienbruch zu vermeiden, ist es sinnvoller, die Belege gleich zu digitalisieren. Auf diese Weise lassen sich Fehlerquellen vermeiden und der Personalaufwand im Bereich der Buchhaltung kann deutlich reduziert werden.

Weiterhin sinkt der Materialaufwand und die Umwelt wird entlastet, weil weniger Drucker, Toner und Papier benötigt werden. Werden die Belege und Dokumente digital erfasst, entfällt das zeitraubende Suchen einzelner Belege. Die Daten können zeitnah und portofrei an den Steuerberater weitergeleitet werden. Der Pendelordner hat ausgedient und Daten für wichtige unternehmerische Entscheidungen können auf Knopfdruck generiert werden. Gelingt es, die Buchhaltung völlig papierlos zu organisieren, können alle Berechtigten von jedem beliebigen Ort aus, auf die benötigten Daten zugreifen.

Was muss beachtet werden?

Seit dem 1. Januar 2017 gelten die GoBD oder „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung auf Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ verbindlich. Darin ist festgelegt, wie die „Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB)“ durch Softwaresysteme umgesetzt sein müssen.
Belege müssen in der Form aufbewahrt werden, in der Sie im Unternehmen eingegangen sind. Gehen Rechnungen originär elektronisch ein, sind sie auch in elektronischer Form abzulegen und zu speichern. Darüber hinaus sind alle aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen, insbesondere handels- und steuerrechtlich relevante Daten und Belege, GoBD-konform zu verarbeiten, zu speichern und unveränderbar für die zehnjährige Aufbewahrungsfrist zu archivieren. Sie müssen während der kompletten Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar, unveränderbar und maschinell auswertbar sein.
Eine revisionssichere, digitale Dokumentenablage ist unbedingt notwendig.
Alle kaufmännischen Prozesse müssen auf die Anforderungen hin überprüft werden. Auch die unterstützenden Software-Systeme sind bezüglich Ihrer GoBD-Konformität zu prüfen. Zugriffsrechte auf Daten sind zu regeln und die betroffenen Prozesse sind mittels Verfahrensanweisungen im Unternehmen zu dokumentieren.
Mit Standardbetriebssystemen ist eine GoBD-konforme Archivierung nur mit sehr großem organisatorischem Aufwand möglich. In Excel oder Word sind Veränderungen nicht nachvollziehbar. Wer geschäftlich damit arbeitet und viele digitale Daten verarbeitet, braucht entweder eine IT-Lösung, die alles intern archiviert, oder einen externen Partner, der die Archivierung übernimmt.
Die Anpassung der Rechnungswesenprozesse und die Anschaffung neuer Technik stellen im Grunde die größten Herausforderungen auf dem Weg zur digitalen Buchhaltung dar.

Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern

Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren und Routinearbeiten externen Dienstleistern zu übertragen. Was liegt also näher, als die Umstellung auf digitale Buchhaltung mit dem Business Process Outsourcing (BPO) zu koppeln? Mit einem spezialisierten Service-Partner für Rechnungswesen können die internen Prozesse professionell für die Digitalisierung vorbereitet werden. Hier reicht es nicht aus, die Digitalisierung und neue IT-Lösungen an bewährte Prozesse anzupassen. Neben der reinen Übernahme von administrativen Aufgaben deckt der Dienstleister auch das zugehörige IT-Umfeld ab.
Aufwendungen für Hard- und Software sowie Datensicherung entfallen. Belege werden auf sicheren Servern in Hochleistungsrechenzentren verwahrt und sind per Suchabfrage ganz leicht zu finden. Weder Wasser- noch Brandschäden oder menschliches Versagen sind zu befürchten. Die digitalen Originale sind sicher – auch vor Datendiebstahl.
Entscheiden Sie sich für BPO, bekommen Sie eine professionelle Lösung und vermeiden alle Komplikationen, die bei der langwierigen Umstellung auf das papierlose Büro nahezu unvermeidlich sind.

Wie gehen Sie die Umstellung auf eine digitale Buchhaltung an? Welche Herausforderungen sehen Sie? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar.

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