Umsatzsteueränderungen zum 01. Juli 2020 – Was Unternehmen jetzt tun müssen?

Nachdem vom Bundesrat am 05. Juni 2020 zur Bewältigung der Corona bedingten wirtschaftlichen Schwierigkeiten Umsatzsteuerermäßigungen für das Hotel- und Gaststättengewerbe beschlossen wurden, hat die Bundesregierung am 12. Juni 2020 für alle Unternehmer und Privatpersonen die Reduzierung der Umsatzsteuersätze von 19 % auf 16 % (Regelsteuersatz) bzw. von 7 % auf 5 % (ermäßigter Steuersatz) auf den Weg gebracht. Auch wenn noch nicht alle Einzelheiten bekannt sind und noch einige Diskussionen über mögliche Erleichterungen und Vereinfachungen bei der praktischen Umsetzung geführt werden, sollten sich alle Unternehmen darauf einstellen, dass ab dem 01. Juli 2020 bei der Umsatzsteuer die reduzierten Steuersätze gelten werden.

Die doch recht kurzfristige und überraschende Reduzierung der Umsatzsteuer stellt für alle Unternehmen eine Herausforderung dar.

Stichtag für die Anwendung der reduzierten Steuersätze

Vorbehaltlich des noch zu beschließenden Gesetzes ist davon auszugehen, dass die Umsatzsteuersätze für den Zeitraum vom 01. Juli 2020 bis zum 31. Dezember 2020 reduziert werden. Unstrittig ist die umsatzsteuerliche Behandlung von Leistungen, die vor dem 01. Juli 2020 bzw. nach dem 31. Dezember 2020 erbracht werden. Hier gelten die Steuersätze 19 % bzw. 7 %.

Kritisch sind die Fälle, bei denen vor dem 01. Juli 2020 mit der Ausführung der Leistung begonnen wurde und die Beendigung der Leistungserbringung im Zeitraum vom 01. Juli bis 31. Dezember 2020 liegt. Das Gleiche gilt dann auch für die Fälle, in denen nach dem 01. Juli 2020 mit einer Leistung begonnen wurde, die allerdings erst nach dem 31. Dezember 2020 beendet wird.

Für die Entstehung der Umsatzsteuer und somit für die Verwendung des „richtigen“ Steuersatzes ist entscheidend, wann die Leistung (Lieferung oder sonstige Leistung) ausgeführt wird. Der Zeitpunkt der Rechnungslegung oder der Vereinnahmung des Rechnungsbetrags ist hier irrelevant.

Lieferungen sind grundsätzlich dann erbracht/ausgeführt, wenn dem Leistungsempfänger die Verfügungsmacht über den gelieferten Gegenstand verschafft wird.

Sonstige Leistungen sind mit ihrer Vollendung erbracht; dann entsteht die Umsatzsteuer. Dauerleistungen, die zeitlich begrenzt erbracht werden, sind zum Ende des Leistungszeitraums erbracht, wenn keine Teilleistungen vorliegen.

Bei innergemeinschaftlichen Erwerben besteht die Besonderheit, dass die Umsatzsteuer entweder im Zeitpunkt der Rechnungsausstellung oder zum Ende des Folgemonats nach dem Erwerb entsteht.

Teilleistungen, Anzahlungen, Preisnachlässe und Boni

Eine Abrechnung von Aufträgen in mehreren Raten (Teilen) führt nicht automatisch zu der Annahme, dass umsatzsteuerlich Teilleistungen vorliegen. Teilleistungen liegen dann vor, wenn es sich um wirtschaftlich sinnvoll abgrenzbare Leistungen handelt. Des Weiteren muss vertraglich eine Vereinbarung über die Erbringung der Leistungen in Teilleistungen bestehen. Und schlussendlich muss die Teilleistung gesondert abgenommen und abgerechnet werden.

Bei Anzahlungen auf Leistungen gilt die Besonderheit, dass die Umsatzsteuer bereits mit der Vereinnahmung entsteht. Die Anzahlungen werden mit der späteren Schlussrechnung verrechnet. Wird zum Beispiel über eine Lieferung, die im Monat Oktober 2020 erbracht wird, bereits im Monat Juni 2020 eine Anzahlung durch den Lieferanten vereinnahmt, ist die Anzahlung im Juni 2020 mit 19 % zu versteuern; die Schlussrechnung im Oktober wird allerdings mit 16 % Umsatzsteuer gelegt, da die Leistung erst im Oktober erbracht wurde. Die bereits entrichtete Umsatzsteuer (19 %) wird angerechnet.

Preisnachlässen, Rabatte und Skonti stellen nachträgliche Entgeltminderungen dar. Insoweit sind diese immer mit dem Steuersatz zu berücksichtigen, der für die zugrundeliegende Leistung angesetzt wurde. Somit muss ein im Juli 2020 gewährter Rabatt auf eine Lieferung aus Juni 2020 mit 19 % (bzw. 7 %) berücksichtigt werden. Jahresboni, die im Jahr 2021 für das gesamte Jahr 2020 gewährt werden, müssen – den Regelsteuersatz unterstellend – aufgeteilt werden in einen Boni zu 19 % und einen Boni zu 16 %.

Risiko: Haftung für unrichtig ausgewiesene Umsatzsteuer

Problematisch werden die Übergänge von 19 % auf 16 % (bzw. 7 % auf 5 %) am 01. Juli 2020 und dann wieder von 16 % auf 19 % (bzw. 5 % auf 7 %) zum 01. Januar 2021 sein. Hier drohen Haftungsrisiken für Unternehmen. Erbringt ein Unternehmen eine Leistung nach dem 01. Juli 2020, legt aber eine Rechnung mit dem alten Steuersatz 19 %, haftet er für die zu hoch ausgewiesene Umsatzsteuer. Anfällig für diese Umsatzsteuerhaftung sind insbesondere nicht angepasste Dauerrechnungen (Miete, Leasing) und Verträge.

Vorsteuerabzug bei unrichtig ausgewiesener Umsatzsteuer

Da Unternehmen nur die gesetzlich zulässige Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen als Vorsteuer geltend machen dürfen, müssen Unternehmen auch bei ihren Eingangsrechnungen auf die sachgerechte Umsatzbesteuerung durch den Lieferanten achten.

Anpassungsbedarf im Rechnungswesen und IT-Umfeld

Neben der Implementierung neuer Konten und Steuerkennzeichen müssen alle Formulare, insbesondere Rechnungslayouts, überprüft und bei Bedarf angepasst werden. Hierbei dürfen vor- und nachgelagerte Abrechnungssysteme nicht vergessen werden.

Anpassungsbedarf bei Verträgen und Dauerrechnungen

Nicht selten werden Vergütungen ausschließlich in Verträgen ohne gesonderte zusätzliche Rechnungslegung vereinbart. Diese müssen überprüft und angepasst werden. Auch Dauerrechnungen zu Miet- und Leasingverträgen sind zu prüfen und anzupassen.

Schulungsbedarf bei Mitarbeiter*innen

Die Mitarbeiter*innen der Bereiche Fakturierung und Rechnungswesen müssen auf die bevorstehenden Änderungen im Umsatzsteuerrecht vorbereitet sein. Es ergibt sich somit für diese Schulungsbedarf. Aber auch die Mitarbeiter*innen, die Dienstreisen unternehmen oder organisieren (Bereich Reiseservice) müssen im Umgang mit den sich ändernden Steuersätzen geschult werden, damit z. B. Hotelübernachtungen, Mietwagen oder Bahntickets durch Dritte umsatzsteuerlich korrekt in Rechnung gestellt werden. Gerade die Umstellungsphasen um den 01. Juli und den 31. Dezember 2020 sind hier fehleranfällig.

Nur temporäre Reduzierung der Umsatzsteuersätze

Bei allen Änderungen und Anpassungen, die Unternehmen in den nächsten Tagen und Wochen umsetzen, sollte immer beachtet werden, dass nach aktuellem Stand, die Reduzierung der Steuersätze am 31.12.2020 ausläuft und dann wieder der „alte“ Rechtsstand hergestellt wird. Insoweit besteht Ende des Jahres wieder ein zusätzlicher Aufwand für das „Rückgängigmachen“ der Änderungen.

Weitreichende Konsequenzen der Corona-bedingten Umsatzsteuersenkung für die Praxis

Die überraschende und kurzfristige Reduzierung der Umsatzsteuersätze bindet in den nächsten Tagen und Wochen erhebliche zeitliche und personelle Ressourcen bei den Unternehmen und ihren Softwarepartnern. Für viele Unternehmen wird dies zu finanziellen Mehraufwendungen führen, die zumeist nicht durch Kosteneinsparungen auf der Ausgabenseite aufgefangen werden. Insoweit stellt sich für viele Unternehmen die Frage, ob die von der Bundesregierung gewünschten Entlastungseffekte bei jedem Unternehmen ankommen. Es bleibt zu hoffen, dass im Zuge des Gesetzgebungsprozesses oder durch Verwaltungsanweisungen Erleichterungen und Vereinfachungen für die Unternehmen vorgesehen werden. Es kann davon ausgegangen werden, dass in künftigen Betriebsprüfungen oder Umsatzsteuersonderprüfungen das Finanzamt besonderes Augenmerk auf die umsatzsteuerliche Behandlung von Geschäftsvorfällen im Zeitraum Juli bis Dezember 2020 legt.

Kunden-Support durch ICS adminservice

Als BPO-Dienstleister im Finanz- und Rechnungswesen überprüfen wir für unsere Kunden die sachgerechte Anwendung der umsatzsteuerlichen Änderungen durch deren Lieferanten; für die Fakturierer und andere betroffene Mitarbeiter*innen unserer Kunden stehen wir neben deren Steuerberater für Auskünfte bereit. Soweit wir auch den IT-Support für die ERP-Software des Kunden übernommen haben, sichern wir die fristgerechte Anpassung der Software zu.

Wie sehen Sie die befristete Absenkung des allgemeinen und ermäßigten Umsatzsteuersatzes zum 1. Juli 2020 als Hilfsmaßnahme zur Bewältigung der Corona-Krise? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar.

Bildquelle: Adobe Stock, Fotograf: XtravaganT

Interessante Themen:

Gut durch die Corona-Krise – Was der CFO beachten sollte?

Leasing und Umsatzsteuer – das Ende der Maßgeblichkeit der Leasingerlasse

Ressourcen­problem adé! – Nie wieder personelle Engpässe in der Buchhaltung