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Die Buchhaltung ist ein wichtiges Werkzeug für die Unternehmensführung. Organisatorische Mängel fallen gerade hier erheblich ins Gewicht.
Sämtliche Geschäftsvorfälle und Transaktionen landen in der Buchhaltung und sollen dort möglichst schnell bearbeitet werden. Für die Geschäftsleitung eines Unternehmens ist es – auch aus Liquiditätsgründen – von großer Bedeutung, auf aktuelle Zahlen zurückgreifen zu können.
Eingehende Rechnungen müssen beispielsweise geprüft und verbucht werden. Hier sollten in der Buchhaltung auch klare Abläufe geregelt sein. Bei Reisekostenabrechnungen sollten Mitarbeitern klar festgelegten Standards folgen. Doch gerade diese Tätigkeiten sind häufig sehr zeitraubend und fehleranfällig.
Verwaltung kostet Zeit und Geld
Für eine Studie von American Express wurden 500 Geschäftsführende sowie Mitarbeitende von KMUs in Großbritannien befragt. Das Ergebnis: KMUs verlieren in Großbritannien im Schnitt 11 Stunden pro Monat für die Verwaltung ihrer Ausgaben. Und 50 Prozent gaben an, dass das Ausgabenmanagement zu großem Frust führt. Außerdem gehen Geschäftsführende davon aus, dass ihre Mitarbeitenden aufgrund manueller Fehler sowie von Ineffizienzen in Summe ca. 300 britische Pfund pro Monat verlieren. Nun ist diese Studie zwar auf UK bezogen. Doch die Problematik ist in Deutschland durchaus ebenfalls spürbar. Eine Studie von Sage zeigte bereits 2019, dass ineffiziente Verwaltungsabläufe die deutsche Wirtschaft Milliarden kosten.
Typische Zeitfresser in der Buchhaltung
Reisekostenabrechnungen sind auch für deutsche Unternehmen zeitintensiv in der Verarbeitung. Außerdem sind gerade die steuerlichen Anforderungen komplex. Für Mitarbeiter ergeben sich hier häufig Rückfragen, die es zu klären gilt. Nicht nur hier kann Ineffizienz die Buchhaltung belasten: Es gibt zahlreiche weitere Zeitfresser. Hier einige typische Beispiele:
- Manuelle Rechnungseingangsprüfung
- Suche nach Belegen/Chaos in der Ablage
- Manueller Abgleich von Zahlungstransaktionen (zum Beispiel Bankauszug)
- Manueller Versand von Rechnungen
- Klärung komplexer Sachverhalte
Fehler sind menschlich und kommen vor. Wenn jedoch gerade bei den manuellen Aufgaben Fehler passieren, kostet die Aufklärung des Fehlers erneut Zeit und Geld.
Umso wichtiger ist es für Unternehmen, eine professionelle Buchhaltung sicherzustellen. Das ist jedoch gar nicht immer so einfach, denn der Fachkräftemangel macht sich auch in der Buchhaltung bemerkbar. Qualifizierte Mitarbeiter zu finden, ist derzeit schwierig – die Konkurrenz unter den Arbeitgebern ist groß. Das führt auch zu hohen Personalkosten.
Nachholbedarf bei der Digitalisierung
Zudem lag der Fokus in vielen Unternehmen in den vergangenen Jahren auf der andauernden Krisensituation: Corona-Pandemie, Lieferkettenprobleme, Ausbruch des Ukraine-Krieges, Energiekrise – im Alltag versuchten die Firmen, diese Themen irgendwie zu bewältigen. Und häufig blieben Digitalisierungsprozesse in der Folge auf der Strecke. Doch gerade eine „Zettelwirtschaft“ macht eine Buchhaltung weder einfacher – noch effizient. Der Einsatz moderner Technologien sorgt außerdem bereits dafür, dass viele Tätigkeiten kaum fehleranfällig sind. Die Buchhaltung sollte nicht vernachlässigt, sondern professionell aufgesetzt werden. Qualifiziertes Fachwissen ist hierbei von großem Wert.
Moderne Buchhaltung als externe Lösung
Mit dem Outsourcing von Buchhaltungsprozessen an spezialisierte Service-Partner können Unternehmen Ressourcen stärker auf ihren Geschäftszweck richten. Die bestehenden Abläufe werden optimiert, wodurch nicht nur die Digitalisierung besser Fahrt aufnehmen kann. Unnötige Wege im Rechnungswesen, welche nur scheinbar mehr Sicherheit und Qualität bringen und letztlich viel Zeit und Geld kosten, werden aufgedeckt. Schlanke, effiziente Soll-Prozesse zur Unterstützung der Geschäftsstrategien sind das Ergebnis.
Nur flexibel und gut organisiert können Unternehmen den Anforderungen an ein modernes Rechnungswesen bei wachsendem Kostendruck und knappen Ressourcen begegnen.
Gute BPO-Partner im Finanz- und Rechnungswesen verfügen neben Fach-Know-how und Kapazitäten auch über Digitalisierungs- und Prozessoptimierungsexpertise. Der Outsourcing-Dienstleister sichert darüber hinaus die langfristig operative Umsetzung der ihm übertragenen Aufgaben ab.
Sprechen Sie uns bei Interesse an einer Outsourcing-Partnerschaft gerne an! Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme und beraten Sie persönlich und unverbindlich.
Bildquelle: Adobe Stock Fotograf: Krakenimages.com
Autor
Sylvia Meier
Gastautorin
Sylvia Meier ist Diplom-Finanzwirtin (FH) und war bereits im Finanzamt, in der Beratung (Big Four-Gesellschaft) und in einem Fachverlag tätig. Sie unterstützt heute als freie Mitarbeiterin Unternehmen und kann insbesondere zu den Themen Steuern, Controlling, Rechnungswesen und Finanzen zahlreiche Publikationen vorweisen.
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