Thomas KopilowFinance & Accounting0 Kommentare

Abbildung: Business Management Software SAP4HANA

Wenn klar ist, dass die Reise im Unternehmen mit SAP weitergehen soll, dann gilt es, die bestehende SAP Lösung in die neue S/4 Welt zu bringen. Da dies wie im letzten Blogbeitrag schon skizziert für die meisten Unternehmen eine große Veränderung bedeutet, lohnt es sich, im zweiten Schritt über das „Wie“ und „Was“ nachzudenken und bestehende Optionen zu bewerten.

Am Anfang steht die  Entscheidung, beim aktuellen Implementierungsmodell zu bleiben, also heute i.d.R. im eigenen Rechenzentrum bzw. bei einem Dienstleister oder die Transformation zu nutzen und auf eine Alternative umzuschwenken. Die Kenntnis der grundlegenden verschiedenen Szenarien (sog. „Deploymentoptionen“) ist hierfür erforderlich. In diesem Zusammenhang werden seit Jahren Cloud-Lösungen vermarktet, entweder direkt bei bzw. von SAP in der „SAP Cloud“ oder auch über bzw. bei den drei großen Cloud Anbietern (Amazon Web Services, Microsoft Azure, Google Cloud Platform), den sogenannten „Hyperscalern“. Diese teilen 75 % des weltweiten „Public Cloud“ Marktes unter sich auf.

Welche Optionen bietet SAP (Stand Q4 2020) konkret an?

SAP S/4HANA Implementierung: Die 4 Implementierungsoptionen im Überblick

Option 1: „on Premise“ – der Klassiker

„On Premise“ (sinngemäß „auf dem eigenen Gelände“) ist die bisher übliche Implementierung von SAP. Hier hat der SAP Kunde ein eigenes System, was er selber betreibt oder auch von einem Dienstleister betreiben lässt, wenn er keine eigene Anwendungsbetreuung  hat.

In diesem Modell ist der Kunde selber verantwortlich für Weiterentwicklung und Updates des Systems, weshalb es heute auch noch Systeme gibt, die einen Stand von vor 10 Jahren haben.

Option 2: „Private Cloud“ – auch bekannt als „HANA Enterprise Cloud“ („HEC“)

Geboren als „HANA Enterprise Cloud“ ist diese Implementierungsform geschaffen, um SAP nicht mehr als Produkt sondern als Dienst bzw. Service zu etablieren. Die Idee dahinter ist, Basistätigkeiten und den größten Teil der Anwendungsbetreuung abzugeben und  weitestgehend den von SAP angebotenen Standard zu nutzen.

Dieses Szenario bietet die Möglichkeit, eigene Customizing Einstellungen und Strukturen zu verwenden. Auch bei den jährlich zur Verfügung gestellten Updates bestehen Wahlrechte und es muss nicht jedes Jahr die neuste Version mitgenommen werden.

Option 3: „Public Cloud“ – der Trendsetter

Die Steigerungsform von Option 2 ist die „Public Cloud“, in der wenige bis keine Freiheitsgrade mehr bestehen. Hier unterscheidet SAP (Stand Dez. 2020) die Essentials und Extended Edition.

Ein für Unternehmen vermutlich wesentlicher Unterschied zwischen den Editionen ist die Möglichkeit, Umsysteme anzubinden. Während bei der Essentials „nur“ aus einem Katalog gewählt werden kann, erlaubt die Extended größere Freiheitsgrade bezüglich der Anbindung der Systeme.

Beide Editionen erhalten alle drei Monate Updates, die automatisch eingespielt werden. Was im Umkehrschluss auch bedeutet, dass sich Oberflächen und Prozessabläufe „über Nacht“ ändern könnten.

Option 4: Hybrid – eine Mischung aus den bisherigen Optionen

Die „Lösung“ von SAP für Systeme mit Bestandteilen, die noch nicht S/4HANA-fähig sind oder in denen viele Eigenentwicklungen stecken, ist eine Mischform aus dem Status Quo und einer Cloud Variante. Soll  z.B. das Rechnungswesen standardisiert werden, kann das  System für die Hauptbuchhaltung in die Cloud gebracht werden, ohne das hoch spezialisierte System für die Produktion abzuschaffen. Ein weiteres Beispiel für die Hybrid-Option könnte die Tochterfirma sein, die vielleicht noch zu klein ist für das große ERP-System des Mutterunternehmens.  So kann hierfür eine kleine Instanz beim Hyperscaler angemietet werden und zum Jahresabschluss wird dann „nach oben“ konsolidiert.

Chancen für das Rechnungswesen

Nachdem wir die Szenarien aus technologischer Sicht grob vorgestellt haben, stellt sich natürlich die Frage, was „ich“ als Leiter Rechnungswesen bzw. Fachbereich damit anfange.

Die erste und wichtigste Antwort darauf ist, sich der Transformation zu stellen, gemeinsam mit der IT, statt die Veränderung einfach passieren zu lassen. Nur wer aktiv dabei ist, kann die Zukunft gestalten und wird nicht vor vollendete Tatsachen gestellt.

Außerdem habe ich im Rahmen eines solchen Projektes auch die Chance, über die Fragen nach Verstärkung und Ausfallsicherheit nachzudenken. Wenn ich dann sehe, dass mir im Rechnungswesen ein Generationenwechsel bevorsteht, dann ist das der Zeitpunkt über Verstärkung nachzudenken und Rechnungswesen Outsourcing als Option in Betracht zu ziehen.

Gleiches gilt, wenn ich mein Wachstum managen möchte und vielleicht schon jetzt Probleme habe, da mein Rechnungswesen nicht mit meinem Wachstum skaliert. Hier bietet sich die Chance, mit einer Hybridlösung die Buchhaltung meiner kleinen Tochter oder meines neuen Geschäftsfeldes direkt in einer Cloud Lösung mit Standardprozessen abzubilden und „nur“ in das Hauptsystem zu berichten. Hier kann die Technologie auch eine Chance sein, neue Partner ins Boot zu holen.

Ein weiterer Ansatzpunkt, bei dem moderne Implementierungsszenarien helfen können, die Arbeitslast meines Fachpersonals zu reduzieren oder zumindest konstant zu halten, ist das Konzept der „verlängerten Werkbank“. So können Standardprozesse mit viel Volumen (z.B. Rechnungseingangsworkflow) von einem verlässlichen Partner bearbeitet werden, während die Steuerfachwirte oder Bilanzbuchhalter sich auf die Kernarbeit fokussieren können. Das Argument „die sitzen dann ja nicht bei mir“ ist spätestens seit Corona auch irgendwie obsolet geworden.

Fazit

SAP unterstützt das alte System noch bis 2027 und selbst mit kostenpflichtiger Verlängerung auf 2030 ist das Ende von R/3 am Horizont. Die Möglichkeiten sind teilweise erschlagend und wechseln gefühlt auch ständig.

Verpassen Sie deshalb nicht den Zeitpunkt, um sich dem Thema S/4HANA und Perspektiven für das Rechnungswesen zu stellen! Und wenn Sie hierfür kompetente Partner suchen, die auf Augenhöhe mit Ihnen kommunizieren und auf Werbefolien verzichten, dann melden Sie sich gerne bei uns.

Bildquelle: iStock.com, Fotograf: marchmeena29


Autor

Abbildung: Thomas Kopilow, Geschaeftsbereichsleiter Finanz- und Rechnungswesen

Thomas Kopilow
Geschäftsbereichsleiter Finanz- und Rechnungswesen

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