RPA in der Praxis – Was hätte ich gerne vorher gewusst

#1 Robotergesteuerte Prozessautomatisierung – Warum eigentlich?

Die erste Frage bei jedem Change Prozess bzw. bei allen Neuerungen sollte immer sein „Warum eigentlich?“ Für Robotic Process Automation (RPA) kann diese Frage mit dem stetig steigenden Wachstum an Daten bzw. Datenaustausch begründet werden. Eine mögliche Analogie kann der Wechsel von der Schreibmaschine zum PC sein. Natürlich könnte man rein theoretisch auch heute noch alle Rechnungen per Schreibmaschine schreiben, praktikabel ist es aber sicher nicht.

Die Einführung von RPA in die Unternehmensprozesse hat das Potential zu so einem „Muss“ zu werden. Die Kunst besteht darin, idealerweise direkt nach den sog. „Early Adoptern“ zur „Early Majority“ zu gehören, um noch Wettbewerbsvorteile nutzen zu können, statt hinterherzulaufen.

#2 Software Roboter im Rechnungswesen -Was kann ich (m)einem Roboter überhaupt an Arbeit geben?

Nachdem die initiale Hürde genommen und man entschlossen ist, das Thema anzugehen, ist die 2te Frage „Was kann ich (m)einem Roboter überhaupt an Arbeit geben?“ Die Antwort aus den Fachbereichen ist erfahrungsgemäß erstmal – „nichts, unsere Prozesse sind zu kompliziert“. Hier schwingt manchmal noch die Angst mit, dass durch den Roboter menschliche Arbeitskräfte ersetzt werden sollen. An dieser Stelle kann man schon anfangen zu beschwichtigen und erklären, dass es um Erleichterung und nicht um Entlassung geht. Ab jetzt geht es über mindestens 2 Wege weiter:

Ich fange in Bereichen an zu suchen, in denen sich RPA im Querschnitt als sinnvoll erwiesen hat, z.B. bei der Berichterstattung oder im Internen Kontrollsystem (IKS). Diese Bereiche bieten sich an, da hier oft viele Datenquellen involviert sind oder/und auch immer wieder vergleichbare Aktivitäten durchgeführt werden müssen. Alternativ dazu kann man auf die Suche nach „Volumen“ gehen, also identifizieren mit was bzw. wo im Unternehmen die meisten Geschäftsvorfälle entstehen. Denn hier kann selbst eine Teilautomatisierung eines kleinen Prozesses in Summe große Effekte erzielen.

#3 RPA in der Umsetzung – Kann ich das alleine realisieren oder brauche ich einen Partner?

Nachdem die Richtung klar ist und man bis zu diesem Punkt auch sehr gut alleine kommen kann, ist die nächste Frage: „Kann ich das alleine realisieren oder brauche ich einen Partner?“ Die Antwort darauf hängt sicher ganz stark von Ihrer aktuellen Unternehmensstruktur ab. Wenn IT komplett im Unternehmen abgebildet wird und gute motivierte Fachkräfte vorhanden sind, könnte man sicher auch im Laborversuch schauen, ob eigenes Know-how aufgebaut werden kann.

Wenn die IT aber eher Spitz auf Knopf läuft und es schon einen großen Innovations- oder Projektstau gibt, kommt man eigentlich um einen Partner nicht herum. Hier gibt es dann die Möglichkeit, für die Umsetzung einen reinen Technologiepartner ins Boot zu holen oder gleich zusätzlich die Fachexpertise mit einzukaufen. Letzteres hat den Charme, im Fachbereich die Akzeptanz zu erhöhen, da es so nicht nur als reines IT Projekt im Unternehmen läuft, sondern Ansprechpartner „auf Augenhöhe“ mit im Projekt sind.

#4 Hybrid aus Mensch und Maschine – Ist dann alles automatisiert und ich brauche keine Menschen mehr?

Eine Frage, die häufig gestellt wird und oben bereits aufgemacht wurde, ist normalerweise „Ist dann alles automatisiert und ich brauche keine Menschen mehr?“ Die kurze Antwort darauf ist in 99% aller Fälle ein klares „Nein – der Roboter ersetzt nicht, sondern entlastet.“

Im Rahmen der RPA Einführung ist eine Prozessaufnahme erforderlich und hier muss sehr genau beschrieben werden, was und wie der Roboter tun muss. Denn im Gegensatz zum Menschen muss zumindest aktuell noch jede mögliche Entscheidung definiert werden. Je größer bzw. komplexer der Prozess bzw. Teilprozess, desto länger die Einführung und fehleranfälliger der Prozess.

Genau wie andere Technologien, z.B. digitaler Rechnungseingang mit Vorerfassung des Belegs, führt die Automatisierung von Teilprozessen mit RPA nicht zu einem Ersetzen menschlicher Arbeit. Das Tätigkeitsfeld verlagert sich stattdessen auf Spezialfälle und Kontrolle.

#5 Outsourcing & Automation von Finanz- und Rechnungswesen Aufgaben – Wie sieht der Business Case aus?

Die schwierigste Frage von allen kommt aber in der Regel entweder vom Controller, von der Finanzabteilung oder direkt von der Geschäftsführung. „Wie sieht der Business Case aus?“

Hier gibt es leider sehr oft keine einfache Antwort. Selten kann man ganz klar direkt den Effizienzgewinn ausrechnen. Gerade wenn der Pilot im Bereich Reporting oder IKS liegt, weil sich hier ein Effizienzgewinn in der Regel nicht positiv auf die Wertschöpfung auswirkt.

Eine Möglichkeit kann sein, das Pilotprojekt emotional als Investition in die Zukunftssicherheit des Unternehmens zu verkaufen. Eine Alternative dazu wäre, gerade für stark wachsende Unternehmen, die RPA Einführung mit der Exploration in Outsourcing zu verknüpfen. Auf diesem Weg geht Digitalisierung Hand in Hand mit der Auslagerung unliebsamer Prozesse bzw. der Suche nach einem Partner der mit skaliert.

Wenn Sie sich als Entscheider im Unternehmen von den Fragen angesprochen fühlen und Ihr Interesse geweckt wurde, melden Sie sich und lassen Sie uns in einen Austausch kommen, wie wir RPA und/oder Outsourcing? für Sie nutzbar machen können, damit Sie den nächsten Sprung in die Zukunft nicht verpassen.

Bildquelle: Pixabay, Fotograf: Bruno DE LIMA