HS Anhalt – Erfahrungen mit externer Reisekostenabrechnung

BPO-Partnerschaft Reisekosten: Eine gemeinsame Reise von papiergebunden bis digital

Referenzkunde Hochschule Anhalt

Die Hochschule Anhalt wurde 1991 gegründet und bietet an den Standorten Bernburg (Saale), Dessau-Roßlau und Köthen (Anhalt) etwa 8.000 nationalen und internationalen Studierenden mehr als 80 Studiengänge in 7 Fachbereichen. Das klare Konzept der Hochschule Anhalt führt Wissenschaft und Innovation konsequent zusammen. Neben der Ausbildung von Studierenden liegt der Fokus auf anwendungsorientierter Forschung und Entwicklung. Sie leistet mit ihrem Technologietransfer einen nennenswerten Beitrag zur wissenschaftlich-technischen und wirtschaftlichen Entwicklung der Region. https://www.hs-anhalt.de/

Branche: Hochschulen, öffentliche Auftraggeber
Mitarbeitende: ca. 700
Produktivstart 21.11.2018

„Die Reisekostenabrechnung in die Hände der ICS adminservice zu geben, war eine sehr gute Entscheidung. Die ICS adminservice hat mit ihrer Dienstleistung einen wertvollen Beitrag zur Servicesteigerung der Verwaltung gegenüber unseren ProfessorInnen und MitarbeiterInnen beigetragen. Durch die kompetente Nutzung der Hochschulsoftware zur Berechnung und Buchung durch die Mitarbeiter der ICS adminservice können die Abrechnungen der Dienstreisen nun schnellstmöglich realisiert werden. Es ist schön einen Partner an unserer Seite zu haben, der mitdenkt, proaktiv agiert und uns wesentlich bei unseren Schritten in Richtung Digitalisierung unterstützt. Unsere Reisenden erhalten ihre Erstattung innerhalb von wenigen Tagen nach Einreichung ihrer Unterlagen. Für den Fall, dass Unklarheiten bei der Dienstreiseabrechnung bestehen, werden diese eigenständig mit dem nötigen Fach-Know-how durch die KollegInnen der ICS adminservice mit den Reisenden geklärt und die Vorgänge abgeschlossen. Bisher gibt es nur positive Rückmeldungen, was uns sehr freut.“
Andreas Severin, Dezernent für Personalangelegenheiten, ständiger Vertreter der Leiterin der Verwaltung, Hochschule Anhalt

Ausgangslage

Eine Mitarbeiterin der Hochschule Anhalt war mit der Bearbeitung der ca. 2.600 Reisekostenabrechnungen im Jahr betraut. Die Reisekostenabrechnung erfolgte noch papiergebunden. Die Administration sowie eine Vielzahl von Anfragen der Reisenden führten zur Überlastung. Zudem konnten Abwesenheiten nicht adäquat abdeckt werden und Mitarbeitende mussten teils länger auf die Auszahlung der Reisekosten warten. In einem Pilotprojekt mit der Hochschule Anhalt wurde mit dem Systemanbieter Hochschul-Informations-System eG (HIS eG) das Dienstreiseverwaltungssystem eingeführt und etabliert. Mit dieser Lösung können Dienstreisen digital über einen Workflowprozess beantragt und bis auf nachzuweisende Belege und einem Beiblatt nahezu papierlos abgerechnet werden.

Projektziel & Projektverlauf

Seitens der Hochschule Anhalt bestand von Anfang an die Zielstellung, die Vergabe der kompletten Reisekostenabrechnung an einen externen Dienstleister umzusetzen. Damit verbunden sollte eine Entlastung von administrativen Prüfungsaufgaben bei der Abrechnung der Reisekosten, die Absicherung des Prozesses sowie der Zugriff auf technisches und fachliches Know-how bei der Einführung und Entwicklung des Tools HIS SVA (RKA) erzielt werden.

ICS adminservice hat sich bereits sehr früh in der Entscheidungsphase stark positioniert, die Hochschule Anhalt auf dem Weg hin zu einer digitalen Reisekostenabrechnung zu begleiten.

Nach internen Prüfungen entschied die Hochschule Anhalt 2018 die Reisekostenabrechnung mittels Freihandvergabe an die ICS adminservice GmbH auszulagern, da sie als Service-Partner bereitstand, der die notwendigen Kompetenzen und Kapazitäten zur Verfügung stellen konnte.

Bereits 2017 führte die Hochschule Anhalt einen Workshop mit Erläuterungen zum ERP-System und Buchungssystem für Mitarbeitende der ICS adminservice durch. In einem anschließenden 6-monatigen Pilotprojekt erfolgte die gemeinsame Einführung von HIS SVA (RKA). In intensiver Zusammenarbeit wurden die bestehenden Prozesse analysiert und unter Berücksichtigung von Besonderheiten, internen Regelungen sowie Wünschen der Hochschule für eine Übernahme gestaltet. Die ICS adminservice erbrachte in dieser Testphase bereits Leistungen im Bereich Reisekostenabrechnung.

Schließlich erfolgte die finale Produktivsetzung des BPO-Services für die Reisekostenabrechnung nach Bundesreisekostengesetz im November 2018. Seither begleitet die ICS adminservice die schrittweise Umstellung von der analogen zur papierlosen – digitalen – Reisekostenabrechnung. Die Reisenden der Hochschule Anhalt beantragen ihre Dienstreise und Reisekostenrechnung vermehrt online über das Webportal des genutzten ERP Systems der HIS eG.

Lösung und Vorteile

Mit dem Service Reisekostenabrechnung übernimmt die ICS adminservice die Überprüfung und Abrechnung der Reiseunterlagen und Abrechnungsbelege aller In- und Auslandsreisen der Hochschule Anhalt, einschließlich der Buchung der Kosten im Buchungssystem der HIS eG. Dabei greift das Team über eine gesicherte VPN Verbindung auf das ERP-System der Hochschule Anhalt zu. Feste Ansprechpersonen stehen den Reisenden über Telefon und E-Mail direkt für Rückfragen in der Bearbeitung der Dienstreiseabrechnungen zur Verfügung.

Durch die enge Zusammenarbeit mit der ICS adminservice konnten viele hochschulspezifische Anforderungen realisiert werden:

Entlastung von administrativen Prüfungsaufgaben bei der Abrechnung der Reisekosten
Sicherstellung der Personalverfügbarkeit und des dauerhaften optimalen Regelbetriebs
Sicherstellung der gesetzeskonformen Abrechnung und eines jederzeit hohen Qualitätsstandards
fristgerechte, schnellere Erstattung der Reisekosten
verbesserter Support für die Reisenden (Erreichbarkeit / Reaktionszeit)
stete Perfektionierung und Weiterentwicklung des ERP Systems der HIS eG durch regelmäßiges Feedback der ICS adminservice
Gewinnung eines Partners für die Umsetzung der digitalen Transformation in der Reisekostenabrechnung
Kostentransparenz pro Reise (pay per use)

Denken Sie über Outsourcing und Digitalisierung in der Reisekostenabrechnung oder der Buchhaltung nach? Kommen Sie dazu gerne in den Austausch mit unseren Experten.

Bildquelle: Hochschule Anhalt