Moderne Prozesse bei der Rechnungsstellung

Viele Buchhaltungsabteilungen werden Schritt für Schritt digitalisiert. Zahlreiche Prozesse verändern sich. Doch was bleibt, ist der hohe Anspruch auf fachliche Expertise.

Der Bereich Rechnungswesen wird für Unternehmen immer kleinteiliger und komplexer. Das Datenvolumen – und somit auch die damit verbundenen manuellen Aufgaben – nimmt erheblich zu und auch an die Fachkenntnisse der Mitarbeiter werden hohe Erwartungen geknüpft. So sind beispielsweise umsatzsteuerliche Beurteilungen alles andere als einfach. Gerade bei international tätigen Unternehmen können sich sehr komplexe Sachverhalte ergeben. Wenn manuelle, einfache Tätigkeiten jedoch schon viel Arbeitszeit in Anspruch nehmen, fehlt diese Zeit für die Klärung komplexer Fälle. Es stellt sich dann die Frage: Wie können all diese Aufgaben und Erwartungen ressourcenschonend erfüllt werden?

Digitalisierung in der Buchhaltung

Digitale Prozesse in der Buchhaltung bewähren sich außerdem in Zeiten von Homeoffice. Denn immer mehr Mitarbeiter wünschen sich mehr Flexibilität und die Möglichkeit, auch einmal einen Tag von zuhause zu arbeiten. Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel ist es für Arbeitgeber daher essenziell, mit modernen Arbeitsprozessen punkten zu können. Digitale Daten haben den Vorteil, dass sie jederzeit von überall zugänglich sind. Viele Unternehmen bauen also immer mehr auf digitale Lösungen. Dies zeigt sich aktuell beispielsweise deutlich bei der Rechnungsstellung:

Rechnungsstellung wird digital

Das Thema Rechnungsstellung ist von zentraler Bedeutung. Rechnungen sollten zeitnah und vor allem korrekt gestellt werden, damit die Liquidität des Unternehmens gesichert wird. Doch gerade bei der manuellen Rechnungsstellung ist der Prozess einerseits zeitaufwendig, andererseits auch fehleranfällig. Bei international agierenden Unternehmen ist die Rechnungsstellung zudem mit erheblichen Compliance-Anforderungen verbunden. Je nach Land müssen verschiedene Pflichten in der Rechnungsstellung beachtet werden. Welches Rechnungsformat ist verpflichtend? In einigen EU-Mitgliedsstaaten ist die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich bereits obligatorisch oder soll in Kürze umgesetzt werden. Doch auch weitere Fragen müssen in der Rechnungsstellung dann beachtet werden:

Wann muss Umsatzsteuer ausgewiesen werden?
Welche Steuersätze sind anzuwenden?
Liegt ein Fall nach § 13b UStG (Reverse-Charge) vor?
Muss eine Registrierung im jeweiligen Staat vorgenommen werden? Oder können Umsätze im Rahmen von IOSS/OSS-Verfahren erklärt werden?

Ohne technologische Unterstützung ist dies kaum noch zu bewältigen. Wenn die Rechnungen dann doch noch in Papierform versandt werden, dann fallen zudem Papier- und Portokosten an. Der komplette Rechnungsprozess dauert dann vergleichsweise lange – und das Unternehmen muss länger auf Zahlungseingänge warten. Viele Unternehmen bauen mittlerweile auf rein digitale Rechnungsstellung. Bitkom hat in einer Analyse festgestellt, dass lediglich acht Prozent der befragten Unternehmen ausschließlich Rechnungen in Papierform versenden.

Rechnungsstandard oder PDF

Die digitale Rechnung wird also immer beliebter. Doch wann sprechen wir von einer digitalen Rechnung? Es gibt Rechnungen, die nach Standards erstellt werden, wie beispielsweise EDI, ZUGFeRD oder XRechnung. Bereits 59 Prozent der befragten Unternehmen nutzen diese Rechnungsstandards. In diesem Fall spricht man dann von einer E-Rechnung.

Doch es gibt durchaus auch Rechnungen, die nicht nach einem Standardverfahren erstellt werden (zum Beispiel als PDF) und digital übermittelt werden. 63 Prozent der Unternehmen nutzen diese Vorgehensweise.

Auslaufmodell Papierrechnungen

In beiden Fällen wird auf Rechnungen in Papierform verzichtet. Der Rechnungsversand kann schnell erfolgen und verursacht kaum Kosten. Zu beachten ist, dass bei bestimmten Fällen der Rechnungsstandard verpflichtend ist. So beispielsweise müssen elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes nach Standardformat übermittelt werden.

Insgesamt nutzen 73 Prozent der befragten Unternehmen die Rechnungsstellung – entweder mithilfe von Rechnungsstandards oder als PDF. Von der Rechnung in Papierform wird also immer häufiger abgesehen.

Hinweis: Es ist damit zu rechnen, dass der elektronische Rechnungsversand auch im B2B-Geschäft (Business-to-Business) obligatorisch wird. Entsprechende Pläne wurden bereits im Koalitionsvertrag verankert.

Analysemöglichkeiten

Bei der Rechnungsstellung nutzen mittlerweile viele Firmen Tools. Bewährte Softwarelösungen punkten hier mit einfachen Prozessen. Zudem werden die Rechnungen DSGVO- und GoBD-konform erstellt. Selbst bei grenzüberschreitenden Fällen können etablierte Softwarelösungen bereits mit Automatisierungslösungen dienen. So lässt sich die Rechnungsstellung zeitsparend und Compliance-sicher gestalten.

Die Digitalisierung der Rechnungsstellung bringt einen weiteren Vorteil mit sich: Daten können analysiert werden. So kann beispielsweise festgestellt werden: Wie schnell werden die Rechnungen im Durchschnitt bezahlt? Hierdurch können wertvolle Erkenntnisse für das Forderungsmanagement gewonnen werden. Das Beispiel Rechnungsstellung zeigt also: In der Digitalisierung liegt eine große Chance für die Finanzabteilung von Unternehmen.

Wie digital ist Ihr Rechnungswesen organisiert? Welchen Herausforderungen sehen Sie sich gegenüber? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar.

Bildquelle: Adobe Stock Fotograf: Andrey Popov

Autor

Sylvia Meier
Gastautorin

Sylvia Meier ist Diplom-Finanzwirtin (FH) und war bereits im Finanzamt, in der Beratung (Big Four-Gesellschaft) und in einem Fachverlag tätig. Sie unterstützt heute als freie Mitarbeiterin Unternehmen und kann insbesondere zu den Themen Steuern, Controlling, Rechnungswesen und Finanzen zahlreiche Publikationen vorweisen.

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