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Abbildung: hohe Steuernachzahlungen, Geschäftsmann sitzt vor seinem Laptop und vergräbt sein Gesicht in seinen Händen

Die Buchhaltung muss vor allem bei der Umsatzsteuer und Lohnsteuer sorgfältig vorgehen. Prüfungen der Finanzämter sorgen hier regelmäßig zu erheblichen Steuernachzahlungen.

In der Buchhaltung landen sämtliche Geschäftsvorfälle eines Unternehmens. Und in nicht wenigen Fällen ist gerade die umsatzsteuerliche oder lohnsteuerliche Beurteilung alles andere als einfach. Das Finanzamt schaut jedoch genau bei diesen Fällen häufig besonders genau hin.

Besondere Prüfungen zur Lohnsteuer und Umsatzsteuer

Wer an eine Prüfung durch das Finanzamt denkt, verknüpft das meist automatisch mit einer Betriebsprüfung. Die Betriebsprüfung ist als regulärer Prüfdienst viel im Einsatz. Doch es gibt noch Sonderprüfungen, die im Bedarfsfall eingesetzt werden. Insbesondere bei Unregelmäßigkeiten bei der Lohnsteuer und Umsatzsteuer können diese Prüfungen anstehen. So gibt es beispielsweise folgende Prüfungen:

  • Lohnsteuerprüfung
  • Lohnsteuernachschau
  • Umsatzsteuer-Sonderprüfung
  • Umsatzsteuernachschau

Wenn eine dieser Prüfungen durchgeführt wird, dann in der Regel deshalb, weil das Finanzamt Ungereimtheiten festgestellt hat.

Ausnahme: Lohnsteuerprüfungen werden häufig auch turnusmäßig, ähnlich wie eine Betriebsprüfung, angesetzt. Und Umsatzsteuer-Sonderprüfungen können auch bei einem neu gegründeten Unternehmen durchgeführt werden.

Statistik der Finanzverwaltung

Diese Prüfungen führen häufig zu hohen Steuernachzahlungen. Aus Sicht der Finanzverwaltung wird hier von Mehrergebnis gesprochen. Allein in 2021 führten Umsatzsteuer-Sonderprüfungen zu einem Mehrergebnis von rund 1,31 Milliarden Euro. Es wurden 64.366 Umsatzsteuer-Sonderprüfungen durchgeführt. 1.684 Prüfer waren dabei im Einsatz.

Auch bei der Lohnsteuer wurden erhebliche Mehrergebnisse erzielt: 70.193 Arbeitgeber wurden in 2021 geprüft. Im Schnitt waren 1.900 Prüfer im Einsatz. Das Mehrergebnis in 2021 lag bei 729,3 Millionen Euro. Also auch neben den regelmäßigen Betriebsprüfungen beanstandeten Außenprüfer Geschäftsvorfälle bei der Umsatzsteuer und Lohnsteuer, die zu Nachzahlungen in Millionenhöhe führten. Und bei der Lohnsteuer sei hier erwähnt, dass der Arbeitgeber in Haftung genommen werden kann.

Dass jedoch überhaupt eine Sonderprüfung ansteht, liegt meist darin begründet, dass irgendeine Auffälligkeit festgestellt wurde. Hat die Buchhaltung vielleicht einen Fehler gemacht?

Sonderprüfungen erfolgen nach Bedarf

Wenn beispielsweise ein Unternehmen außergewöhnlich viel Vorsteuer in einem Voranmeldungszeitraum anmeldet, dann kann das für das Finanzamt ein Grund sein, eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung bei dem Unternehmen anzusetzen. Der Buchhaltung muss also bewusst sein: Wenn im Hinblick auf die Lohnsteuer oder Umsatzsteuer Buchungen stattfinden, die von der „Norm“ abweichen, dann kann dies eine Prüfung auslösen. Die entsprechenden Buchungen müssen lückenlos belegt werden können. Auf eine mögliche Prüfung muss die Buchhaltung immer vorbereitet sein.

Nachschau findet ohne Ankündigung statt

Die Umsatzsteuernachschau und die Lohnsteuernachschau müssen beispielsweise nicht angekündigt werden. Der Prüfer kann, ohne sich vorher anzumelden, zu den üblichen Geschäftszeiten des Unternehmens auftauchen und die Vorlage von Aufzeichnungen und Belege verlangen. Es liegt auf der Hand, dass es nicht gerade Vertrauen schafft, wenn kein Ansprechpartner der Buchhaltung verfügbar ist und die erforderlichen Aufzeichnungen nicht schnell gefunden werden.

Hinweis: Neben der Lohnsteuer- und Umsatzsteuernachschau gibt es auch die sog. Kassennachschau. Lesen Sie hierzu auch: Kassenbuchführung ist im Fokus der Finanzämter

Wie kann die Buchhaltung vorgehen?

Bei der Lohnsteueranmeldung und der Umsatzsteuer-Voranmeldung greifen Unternehmen auf die Daten der Buchhaltung zurück. Die Umsatzsteuer und Lohnsteuer müssen von der Buchhaltung immer besonders genau geprüft werden. Bei außergewöhnlichen Entwicklungen (z. B. besonders hohe Vorsteuerbeträge) muss die Buchhaltung sich auf mögliche Sonderprüfungen einstellen. Werden also beispielsweise Investitionen geplant, kann es sinnvoll sein, die Geschäftsführung darauf hinzuweisen, dass bei hohen Vorsteuerabzugsbeträgen eine Prüfung ins Haus stehen kann. Könnten die Investitionen evtl. zeitlich verteilt werden?

In Unternehmen sollte ein Plan bestehen, wie zu reagieren ist, wenn ein Außenprüfer unangemeldet vor der Tür steht:

  • Wer ist Ansprechpartner für den Finanzbeamten?
  • Wo sind die erforderlichen Daten abgelegt?
  • Genau prüfen: Welche Daten benötigt der Finanzbeamte (Prüfungszeitraum?)? Und wer kann diese Daten herausgeben?
  • Sollte ein Ansprechpartner der Steuerberatung benachrichtigt werden?
  • Welche Möglichkeiten gibt es, wenn der Prüfer Beanstandungen hat?

Ob Sonderprüfung oder Betriebsprüfung, mit ICS adminservice als externen Service-Partner im Rechnungswesen sind unsere Kunden jederzeit gut vorbereitet und können diesen Terminen mit Gelassenheit entgegensehen. Welche Erfahrungen haben Sie mit Sonderprüfungen gemacht? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar.

Bildquelle: Pixabay Fotograf: charnsitr


Autor

Sylvia Meier
Gastautorin


Sylvia Meier ist Diplom-Finanzwirtin (FH) und war bereits im Finanzamt, in der Beratung (Big Four-Gesellschaft) und in einem Fachverlag tätig. Sie unterstützt heute als freie Mitarbeiterin Unternehmen und kann insbesondere zu den Themen Steuern, Controlling, Rechnungswesen und Finanzen zahlreiche Publikationen vorweisen.

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